Gestione dei file

AtroCore è un sistema di gestione dei file open-source altamente configurabile, progettato per aiutare le aziende a organizzare, archiviare e controllare l'accesso ai propri file e documenti digitali. Consente di gestire diversi tipi di file come documenti di testo, immagini, PDF, file multimediali e fogli di calcolo in diverse posizioni di archiviazione, ma all'interno di un'unica struttura di cartelle virtuali.

Che cos'è il software di gestione dei file?

Il software di gestione dei file consente alle aziende di organizzare, archiviare e controllare l'accesso ai propri documenti e file digitali. Utilizzando il software di gestione dei file, le aziende ottimizzano l'archiviazione dei dati, migliorano l'accessibilità dei documenti e garantiscono che le informazioni importanti siano tenute al sicuro e organizzate tra i vari reparti. Questo software gestisce vari aspetti quali: elementi: - Documenti di testo - Immagini - Fogli di calcolo - File multimediali - Presentazioni - PDF - Disegni CAD - File HTML - Qualsiasi altro tipo di file

Funzionalità di gestione dei file

Questo tipo di software offre numerose funzionalità per aiutare le aziende a gestire in modo efficiente documenti, fogli di calcolo e altri tipi di file. Con l'aiuto del software di gestione dei file le aziende sono in grado di:

  • Centralizza tutti i vostri file raccogliendoli e gestendoli in un sistema sicuro e virtualmente centralizzato per un rapido accesso da qualsiasi luogo.

  • Controllare l'accesso e le autorizzazioni attraverso le impostazioni di autorizzazione per assegnare livelli di accesso specifici in base ai ruoli, in modo che solo il personale autorizzato possa visualizzare, modificare o condividere determinati documenti.

  • Organizzare e strutturare utilizzando cartelle gerarchiche, categorie e raccolte.

  • Gestire i metadati - consentire l'etichettatura, l'etichettatura o l'aggiunta di metadati (come data, creatore, ecc.) ai file per facilitarne il recupero.

  • Traccia le modifiche: gli utenti possono vedere la cronologia delle modifiche, annullarle e gestire tutti i file in un ambiente collaborativo.

  • Condividere e collaborare con dipendenti, outsourcer, partner e clienti. Limitando la durata e i tempi di utilizzo dei collegamenti ai file, è possibile controllare ulteriormente l'accessibilità dei file.

  • Integrazione con altre piattaforme e sistemi, come ERP, CRM e piattaforme di cloud storage, in modo che i dati rilevanti siano accessibili su tutte le piattaforme.

  • Utilizzate una robusta ricerca e filtraggio che consenta agli utenti di trovare i documenti in base a parole chiave, tipi di file, tag e altri parametri.

Gestione dei file gratuita e open source con AtroCore

AtroCore è una piattaforma open source altamente configurabile progettata per fornire una gestione potente e flessibile di file e metadati a supporto di qualsiasi processo aziendale. AtroCore offre una solida funzionalità per l'intero ciclo di vita di documenti, fogli di calcolo, file multimediali e qualsiasi altro tipo di file. Grazie al supporto immediato di più archivi, consente alle organizzazioni di caricare e indicizzare, gestire, organizzare e classificare, nonché distribuire e sincronizzare i file con altri sistemi, clienti e partner. I principali vantaggi di AtroCore File Management son:

Supporto per più archivi

AtroCore consente di gestire i file memorizzati su più archivi in un repository centrale. AtroCore supporta i seguenti tipi di storage: local storage (ad esempio partizioni montate), Microsoft SharePoint, Google Drive, Amazon S3, Backblaze B2, Dropbox e molti altri (tramite moduli aggiuntivi). Il sistema supporta strutture di cartelle sia virtuali che fisiche.

Metadati e relazioni configurabili

Gli utenti possono visualizzare metadati dettagliati come nome del file, anteprima, dimensioni, tag e modifiche recenti. I campi personalizzati consentono di inserire dati più specifici, offrendo un controllo completo sulle informazioni visualizzate. Gestite i metadati (ad esempio, creatore, licenza, validità) e aggiungete tassonomie personalizzate, se necessario.

Ricco di funzioni ed estensibile

I moduli di AtroCore offrono opzioni adattabili e ricche di funzionalità per automatizzare le operazioni aziendali. Gli utenti possono scegliere moduli gratuiti o a pagamento, pagando solo ciò di cui hanno bisogno, rendendo AtroCore una soluzione di gestione dei file versatile e scalabile.

Gestione avanzata degli accessi

I ruoli, le autorizzazioni (anche a livello di campo) e i livelli di accesso configurabili in AtroCore consentono alle aziende di personalizzare con precisione l'accesso degli utenti, garantendo un accesso appropriato ai dati e alle funzioni. Questo migliora la sicurezza, supporta la conformità e semplifica i flussi di lavoro.

Approccio basato sui file

I nuovi file aggiunti all'archivio vengono indicizzati automaticamente, il che comporta aggiornamenti immediati e rende i file facilmente ricercabili senza ulteriori passaggi.

On-Premise o basato su cloud

AtroCore offre opzioni di implementazione flessibili, consentendo agli utenti di scegliere tra soluzioni basate su cloud e installazioni on-premise.

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Moduli di gestione dei file

Synchronization

Automatizza e sequenzia le importazioni e le esportazioni di dati, consentendo una gestione semplificata e bidirezionale dei file e trasferimenti di dati complessi tra AtroCore e sistemi di terze parti.

Workflows

Semplifica le attività di gestione dei file consentendo azioni basate su trigger, processi basati su condizioni e azioni personalizzate per una gestione efficiente e organizzata dei dati tra i vari sistemi.

Microsoft 365 Connector

Integra AtroCore con Microsoft 365, consentendo la sincronizzazione dei file senza soluzione di continuità, compresi gli aggiornamenti in tempo reale tra SharePoint e AtroCore per una gestione coerente dei file.

Revisions

Consente agli utenti di tracciare e gestire la cronologia delle modifiche ai valori dei campi e degli attributi, compresi i prezzi, con la possibilità di visualizzare e ripristinare i valori precedenti per migliorare l'accuratezza dei dati e il controllo delle versioni.

Advanced Navigation

Aiuta a semplificare la gestione dei file raggruppando le operazioni correlate, come l'importazione e l'esportazione, in categorie di navigazione organizzate, facilitando l'individuazione e la gestione dei file.

AI Integration

Automatizza la generazione di contenuti, le traduzioni e la creazione di metadati SEO direttamente all'interno del sistema AtroCore, che consente di gestire i file dei prodotti in più lingue e formati.

FAQ

Quali tipi di file può gestire AtroCore Platform?

AtroCore è in grado di gestire un'ampia gamma di tipi di file, tra cui documenti di testo, immagini, PDF, fogli di calcolo, file multimediali e persino file web come l'HTML. Ciò garantisce la flessibilità nella gestione di diversi tipi di contenuti all'interno di un unico sistema. Non c'è alcuna capacità di editing incorporata. Le immagini e i file PDF possono essere visualizzati in anteprima direttamente nel sistema.

In che modo AtroCore è diverso da Google Drive, ecc?

AtroCore è stato progettato per integrare le soluzioni di file cloud esistenti, aggiungendo potenti funzionalità come la gestione avanzata dei metadati, la creazione e la gestione delle relazioni con altre entità, l'organizzazione dei file su più posizioni di archiviazione e la gestione avanzata degli accessi.

AtroCore è disponibile gratuitamente?

Sì, AtroCore è una piattaforma gratuita e open-source. Offre un'ampia gamma di funzioni di gestione e personalizzazione dei file a costo zero, rendendola accessibile alle aziende di qualsiasi dimensione. La piattaforma AtroCore offre anche moduli a pagamento per ulteriori funzionalità.

Cosa posso fare oltre alla gestione dei file?

La piattaforma AtroCore può essere utilizzata per molto più di un semplice sistema di gestione dei file. Può essere utilizzata come software di Master Data Management, Product Information Management, Business Process Management e molto altro ancora. La funzionalità dipende anche dai moduli installati.

Posso aggiungere file direttamente al mio archivio?

Sì, i file aggiunti o aggiornati direttamente vengono indicizzati automaticamente dal sistema. I metadati associati vengono aggiornati automaticamente. Anche le gerarchie di cartelle vengono incluse automaticamente, se abilitate nella configurazione.

Le cartelle sono "fisiche" o "virtuali"?

Le cartelle nella piattaforma di gestione dei file possono essere fisiche o virtuali, a seconda della configurazione. Le cartelle virtuali sono particolarmente utili per estendere la capacità di archiviazione all'interno di una cartella specifica quando l'espansione fisica è tecnicamente difficile.