In unserer modernen Welt ist es für ein Unternehmen nicht einfach, sich von der Konkurrenz abzuheben. Marketingteams stehen vor großen Herausforderungen, da die Kommunikation hauptsächlich online erfolgt und diese häufig visuelle Aspekte umfasst. Digitale Inhalte sind daher zu einem wichtigen Markenmerkmal geworden.

In diesem Artikel erklären wir ausführlich, was Digital Asset Management (DAM) ist, wie es funktioniert, welche Probleme es löst, welche Funktionen und Vorteile es bietet und welche Unternehmen von der Implementierung profitieren könnten.

Im deutschsprachigen Raum wird oft der Begriff Media Asset Management (MAM) genutzt. In diesem Artikel wird unter beiden Begriffen DAM und MAM das Gleiche verstanden.

Was ist ein digitaler Vermögenswert?

Digitale Assets (oder auch Media Assets)sind Dateien, die in einem digitalen Format vorliegen und einen Wert für das Unternehmen oder die Person darstellen, welche deren Eigentümer sind. Zu den digitalen Assets können digitale Dokumente, Tabellenkalkulationen, Audiodateien, digitale Inhalte, Bilder, Logos, Videos und Filme, Grafikdateien, Illustrationen, 3D-Dateien und mehr gehören. Im weitesten Sinne können Sie jede digitale Datei als digitales Asset betrachten.

Zusätzlicher Wert für die digitalen Assets wird durch Metadaten erzeugt. Metadaten sind Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten beinhalten. Sie beschreiben in strukturierter Form die Spezifikationen und Merkmale der digitalen Assets. Normalerweise werden Metadaten direkt in der referenzierten Datei gespeichert, manchmal jedoch auch separat. Beide Optionen werden durch Digital Asset Management-Systeme ermöglicht.

Was ist Digital Asset Management - DAM-Definition

Unter Digital Asset Management (DAM) ist der Prozess der Verwaltung digitaler Inhalte oder digitaler Assets zu verstehen. Die Verwaltung digitaler Assets wird normalerweise durch DAM-Software erleichtert.

Die Digital Asset Management-Software ist ein System zum sicheren Hochladen, Speichern, Organisieren, Verwalten, Teilen und Verteilen von Digital Assets (oder Media Assets). In den meisten Fällen beziehen wir uns auf digitale Medieninhalte wie Bilder, Fotos, Grafiken, Videos, Audiodateien, PDFs und alle Arten von Tabellenkalkulationen oder digitalen Dokumenten. Im Mediensektor wird DAM manchmal auch als Media Asset Management (MAM) oder genauer als Video Asset Management (VAM) bezeichnet. MAM Systeme sind ebenfalls imstande, alle digitalen Assets abzuspeichern, nicht nur Media-Inhalte.

DAM ist ein zentrales digitales Repositorium, das Arbeitgebern, Datenlieferanten, Auftragnehmern, Kunden und anderen Beteiligten des Unternehmens Zugriff auf die digitalen Assets bietet. Es verbessert die Produktivität und Effektivität von Marketingteams und spart Kosten, indem es die kreativen Prozesse des Unternehmens strukturiert und organisiert.

Die Software hilft Content Managern und Vermarktern, die kreativen Prozesse, Genehmigungen und Compliance nahtlos zu verwalten und zu vereinfachen. Somit ist das DAM-System viel mehr als nur ein Asset-Management-Tool.

Warum brauchen Sie ein DAM und welche Probleme löst es?

Bei der Nutzung digitaler Assets stehen Marketingteams vor einer Vielzahl von Problemen. Diese Probleme umfassen:

• Streuspeicher
• schlecht organisierte Daten
• gleichzeitige Verwendung verschiedener Versionen digitaler Assets.

Ein DAM wird hauptsächlich für die interne zentrale Speicherung aller digitalen Assets eines Unternehmens gebraucht. Es wird verwendet, um die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Benutzern zu organisieren, die Zugriff auf diese Assets benötigen. Verschiedene Abteilungen, hauptsächlich Marketing und Vertrieb, können die Assets dann intern nutzen. Sie können sie auch extern verschiedenen Handelspartnern zur Verfügung stellen, die Zugriff auf Ihre Marke und Marketingmaterialien benötigen. Wenn Sie alle digitalen Assets an einem einzigen Ort haben, können Sie diese einfacher und organisierter verteilen.

Das System erleichtert die Einhaltung von Markenstandards und gewährleistet ein konsistentes Markenerlebnis über alle Marketingkanäle hinweg.

Darüber hinaus können Sie mit digitalen Veröffentlichungsfunktionen Ihre digitalen Assets auf Social Media-Kanälen, Marketing-Automatisierungssystemen, Websites usw. veröffentlichen.

Nicht alle Unternehmen, die sich mit digitalen Assets befassen, benötigen ein DAM-System. Es wird normalerweise von Unternehmen mit vielen digitalen Medieninhalten verwendet, die mit der Organisation und Nutzung dieser digitalen Assets zu kämpfen haben. Wenn Sie eines der folgenden Merkmale haben, sollten Sie die Verwendung der Software in Betracht ziehen:

• Sie besitzen viele digitale Assets,
• Sie verwenden Assets nur einmal, da es schwierig ist, diese Assets wiederzufinden.
• Sie haben Schwierigkeiten bei der Verfolgung von Marketingproblemen.
• Sie haben Probleme mit der Marken- und Marketingkonsistenz,
• Sie sind über die Nutzungsrechte für Ihre Assets nicht sicher.
• Sie haben Sicherheitsprobleme in Bezug auf Ihre digitalen Assets.
• Es ist manchmal schwierig, eine geeignete Version des Assets zu finden.
• Sie haben Probleme beim Konvertieren von Assets in die erforderlichen Formate.
• Sie haben Probleme bei der Zusammenarbeit mit anderen Kollegen und Mitarbeitern.
• Ihre Marketingkampagnen sind über verschiedene Kanäle hinweg nicht konsistent.

Unternehmen aus allen Branchen, die an der Optimierung aktueller Prozesse und Workflows für digitale Assets interessiert sind, benötigen eine DAM-Software. Zu den wichtigsten Herausforderungen bei der Auswahl des richtigen Systems gehören:

• Es sollte einfach sein, die notwendigen Assets im System zu finden.
• Assets sollten verfügbar sein, wann und wo immer Sie diese benötigen.
• Die kreative Zusammenarbeit sollte vereinfacht und besser organisiert werden.
• Das System sollte ein angemessenes Maß an Sicherheit gewährleisten.
• DAM sollte die Arbeitszeit sparen, nicht verlängern.

Wer sollte ein DAM verwenden und wofür?

Interne Benutzer

Vertriebsleiter und Vermarkter können bei der Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Marketing- und Markenmaterialien zusammenarbeiten. Die Systeme sind an die Bedürfnisse verschiedener regionaler Märkte und Sprachen anpassbar. Ein gutes System sollte die Markenkonsistenz über alle Vertriebskanäle hinweg verbessern. Diese Materialien sind normalerweise für die Verwendung in zukünftigen Verkaufsgesprächen und Präsentationen direkt im DAM-System bestimmt. Die Versionskontrolle im System stellt sicher, dass die allerletzten Asset-Versionen in der Produktion verwendet werden.

Designer verwenden die DAM-Software, um ihre kreativen Prozesse zu optimieren. Nach dem Erstellen neuer digitaler Assets werden diese in das DAM-System hochgeladen. Assets können bei Bedarf direkt im System transformiert und optimiert werden.

Fotografen können neue Fotos für weitere Bewilligung, die Anreicherung mit Metadateninformationen und die Verteilung in das DAM-System hochladen.

Legal Manager können Asset-Lizenzen zusammen mit dem Ablaufdatum der Assets speichern. Die Rollenverwaltung und Berechtigungskontrolle stellt sicher, dass nur Personen, die Zugriff benötigen, diese erhalten. Es können nur autorisierte Assets verwendet werden.

Das DAM-System erleichtert das Leben von IT-Fachleuten, da sie nicht mehr für zusätzliche Umgebungen für die Speicherung und den Austausch digitaler Assets verantwortlich sind und auch nicht mehr die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Parteien organisieren müssen. Die Gewährleistung der Datensicherheit ist einfacher zu implementieren. Selbst wenn ein DAM intern gewartet wird, ist es einfacher, ein vollwertiges System zu verwalten, das eine vollständige Liste der „digitalen“ Anforderungen erfüllt. Mit diesen Systemen können Sie den Datenaustausch mit Systemen von Drittanbietern vollständig automatisieren und so die Anzahl der gemachten Fehler reduzieren.

Externe Benutzer

Agenturen können die Software verwenden, um kundenbezogene Assets zu speichern, diese Assets dann den Kunden zu präsentieren und Feedback einzuholen. Assets können zwischen Teammitgliedern geteilt werden, die an demselben Projekt oder derselben Kampagne arbeiten. Solche Assets sind gut organisiert, sorgen für Konsistenz und schaffen ein professionelles Erscheinungsbild für den Kunden, gleichzeitig passen sie zur Marke.

Channel-Partner, Distributoren, Auftragnehmer und andere Partner können die letzten Versionen gut strukturierter und genehmigter digitaler Inhalte für ihre Marketingkampagnen erhalten. Diese markeninternen Materialien sind einfach zu aktualisieren. Somit hilft ein DAM-System bei der Organisation der Zusammenarbeit und des Datenaustauschs und vereinfacht die Kommunikation.

Warum ist DAM-Software so beliebt?

Moderne Unternehmen bewerben ihre Waren durch digitale Inhalte, die über alle Kanäle und Geräte hinweg bereitgestellt werden und eine einheitliche Marken- und Produktkommunikation gewährleisten. Der erste Schritt, um dies zu ermöglichen, besteht darin, Assets zentral zu speichern und zu verwalten.

Digital Asset Management ist mehr als nur ein Speicherplatz für verschiedene Dateien. Es müssen Asset-Metadaten erstellt werden und damit interagieren, um das volle Potenzial des Assets auszuschöpfen. Metadaten schaffen einen echten Wert für digitale Assets, beschreiben das Asset, stellen den Kontext bereit und ermöglichen den Menschen, nach dem Asset zu suchen.

Digitale Assets repräsentieren eine Marke oder ein Produkt auf die richtige Weise in visueller Form und machen es für den Endkunden über alle Kanäle hinweg attraktiv und einheitlich. Digital Asset Management ist zu einem unschätzbaren Werkzeug für ein effektives Omnichannel-Marketing geworden und eines der wichtigsten Werkzeuge für Vermarkter und Vertriebsleiter, die ihre Arbeit erleichtern möchten.

Moderne Lösungen nutzen künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen aktiv zur Kennzeichnung von Assets und zur Bereitstellung geeigneter und relevanter Inhalte für verschiedene Kundenzielgruppen.

DAM-Anforderungen sind anspruchsvoll

Jeder Anwender muss eine eigene Liste mit DAM-Anforderungen für zukünftige Softwareanforderungen erstellen. Dies liegt daran, dass jedes Unternehmen unterschiedliche Prozesse zum Erstellen, Verwalten, Verteilen und Veröffentlichen seiner digitalen Assets hat. Einige haben möglicherweise ihre eigenen Grafikdesigner und PR-Teams, andere nutzen möglicherweise die Dienste von Freiberuflern oder spezialisierten Agenturen.

Typische Anforderungen sind jedoch:

• Skalierbarkeit – das System sollte skalierbar sein, damit ein Unternehmen schnell wachsen kann.
• Funktionsumfang – Software sollte über alle Funktionen verfügen, die zur Abdeckung der tatsächlichen und zukünftigen Geschäftsanforderungen erforderlich sind.
• Integrierbarkeit – es sollte einfach sein, das System in die Systemlandschaft Ihres Unternehmens zu integrieren.
• Anpassungsfähigkeit – das System sollte leicht an Ihre Geschäftsprozesse und Workflows anpassbar sein.
• Fernzugriff – es sollte möglich sein, das System zu benutzen, wann immer und wo immer Sie es brauchen.

Wie wähle ich ein geeignetes DAM-System aus?

Es gibt viele Lösungen auf dem Markt, daher ist die Auswahl eines geeigneten Systems nicht einfach.

Zunächst ist es wichtig, die Personen zu identifizieren, die das System verwenden, und die Prozesse, die vom DAM abgedeckt werden. Erstellen Sie eine Liste mit Funktionen, die Sie in Ihrer zukünftigen Lösung sehen möchten. Vergessen Sie nicht, nicht funktionale Anforderungen wie Sicherheitsprobleme zu berücksichtigen, die Sie ebenfalls in Ihre Liste aufnehmen sollten.

Sobald Sie alle Anforderungen erfasst und beschrieben haben, ist es an der Zeit, die DAM-Anbieter zu identifizieren, die Ihre Anforderungen erfüllen können. Stellen Sie den ersten Kontakt her. Bitten Sie den Lieferanten, Ihre Anforderungsliste zu kommentieren. Jetzt können Sie die Liste der potenziellen Anbieter auf 2 oder 3 eingrenzen und sie einladen, ihre Software vorzustellen.

DAM-Funktionen

Wie bereits erwähnt, geht es bei Digital Asset Management um Speicherung, Organisation, Nutzung, Freigabe und Verteilung Ihrer digitalen Assets sowie um die Automatisierung der zugehörigen Prozesse. Die DAM-Software kann den kreativen Workflow, die Nutzungsverfolgung und die Berechtigungen vereinfachen.

DAM-Systeme verfügen häufig über unterschiedliche Funktionen, abhängig von der Zielgruppe der Benutzer. Die Kernfunktionen sollten jedoch für alle gleich sein:

• Import und Export der digitalen Assets.
• Upload – der einzelnen Dateien und Mass Upload.
• Speichern von Assets an einem zentralen Ort, indem die Metadatenfelder angepasst werden können.
• Anreicherung der Assets mit Metadaten.
• Einbetten von Metadaten.
• Sicherstellung der Assetsicherheit durch Kontrolle von Zugriffsberechtigungen.
• Kategorisierung und Gruppierung von Assets.
• Suche nach Dateien durch erweiterte Suchanfragen und Filterung.
• Erstellen und Verwenden von Kollektionen.
• Teilen von Assets mit registrierten und nicht registrierten Benutzern.
• Unterstützung von Workflows für Erstellung, Überprüfung und Bewilligung von Assets.
• Verbesserung der Zusammenarbeit an den Assets.
• Einbindung von digitalen Assets in Anwendungen und Plattformen von Drittanbietern.
• Tagging von Bildern und anderen Assets, automatisch mithilfe von KI oder manuell.
• Setzen von Wasserzeichen.
• Umwandlung von Assets, indem Sie diese in verschiedene Dateitypen und -größen konvertieren.
• Einbetten und Veröffentlichen von digitalen Inhalten.

Arten von Digital Asset Management Systemen – Cloud-basierte und On-Premise Systeme

Cloud-basierte DAM-Systeme werden innerhalb des SaaS-Lizenzierungs- und Bereitstellungsmodells (Software as a Service) aus der Cloud heraus betrieben. Die Software wird für ein Abonnementmodell lizenziert und zentral in der Cloud gehostet, gewartet und aktualisiert. Weder Hardware noch Software sind vom Anwender zu warten, so werden diese Kosten gespart. Cloud-basierte DAM-Software ist normalerweise webbasiert, was bedeutet, dass Sie nur einen modernen Webbrowser benötigen, um diese zu verwenden.

Im Gegensatz zu Cloud-basierten DAM-Lösungen wird On-Premise-DAM-Software auf der Serverinfrastruktur des Anwenders installiert und gewartet, diese kann auch gemietet werden. Somit erhält der Anwender die volle Kontrolle über die Wartung der Hardware. Normalerweise ist der Softwareanbieter in den Prozess involviert und weiterhin für die Wartung, Aktualisierung und Aktualisierung der Software verantwortlich.

Auch hybride Lösungen sind möglich. Open-Source-Software wie AtroDAM kann sowohl vor Ort als auch aus der Cloud verwendet werden. Jeder Anwender entscheidet für sich, welches Modell am besten zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Im Gegensatz zu klassischer Cloud-basierter Software ist es mit dieser Lösung möglich, stets eine direkte Kontrolle über Ihre eigenen Daten zu behalten.

Vor- und Nachteile von DAM

Digital Asset Management-Software ist eine “Single source of truth” für die digitalen Inhalte eines Unternehmens, die normalerweise für die täglichen Marketingaktivitäten verwendet werden. Da die Anzahl der digitalen Assets wächst, profitieren mehr Abteilungen wie Produkt-, Vertriebs-, PR- und Beschaffungsabteilungen von der Verwendung eines DAM-Systems.

DAM bietet seinen Anwendern viele Vorteile:

• richtige Assets können einfacher gefunden werden,
• es verbessert das Kundenerlebnis,
• es ermöglicht eine einfachere und mehr intuitive Navigation
• es fördert die Wiederverwendung von Assets, um Kosten für den Kauf eines Ersatzes zu sparen
• es gewährleistet effizientere interne Prozesse bei Speicherung, Verwaltung, Freigabe und Verteilung der digitalen Assets
• es verbessert die interne und externe Zusammenarbeit
• es verbessert die Teamkreativität
• es verbessert die Markenkonsistenz
• es verbessert die Markteinführungszeit in verschiedenen Prozessen und Projekten
• es verbessert die Kontroll- und Zugriffsregeln für die Stakeholder und
• es senkt die Kosten für die Dateiverwaltung.

Es gibt auch einige Nachteile bei der Verwendung eines DAM-Systems:

• Verwendung eines DAM bedeutet, dass Sie die Regeln des Systems verstehen und einhalten müssen. Daher kann es schwierig sein, alle an Bord zu holen.
• In der Regel ist es komplizierter, als überhaupt kein System zu verwenden.
• Es ist definitiv teurer, wenn kein System verwendet wird (wenn indirekte Kosten nicht berücksichtigt werden sollen).
• Nicht jeder benötigt ein DAM.
• Das System kann nicht als Lösung für alle „digitalen“ Probleme angesehen werden.

Mit welchen Systemen kann ein DAM verwendet werden?

Die meisten DAM-Systeme können in andere Systeme von Drittanbietern integriert werden, die von

• Designern und Fotografen – z.B. Adobe Photoshop, Adobe InDesign,
• Content Managern - z.B. CMS, EMC, Blogs, Social Media-Plattformen, soziale Netzwerke,
• Vermarktern – z.B. Marketing-Automatisierungstools, Medientools,
• E-Commerce-Managern – z.B. Websites und Online-Shops,
• und anderen

verwendet werden.

Somit kann eine DAM-Software in andere Software integriert werden, um sowohl die digitalen Assets einzubeziehen als auch diese weiter zu verbreiten.

Zahlt sich ein DAM-System aus?

Durch die Implementierung eines DAM-Systems kann das Unternehmen viel Geld sparen. Es gibt viele Lösungen auf dem Markt, die von sehr teuren bis zu recht kostengünstigen reichen. Natürlich haben diese Lösungen nicht den gleichen Funktionsumfang. Das ist aber normal. Sie benötigen nicht die Lösungen mit der höchsten Anzahl von Funktionen, sondern eine Lösung mit den Funktionen, die für Sie nützlich sind und von Ihnen verwendet werden. Es wird sich also definitiv auszahlen, die richtige Übereinstimmung zwischen der Lösung und Ihren Anforderungen zu finden. Der Hauptgrund für die Implementierung einer DAM-Software besteht darin, die Markenkommunikation und den Wert zu verbessern und die Geschäftsprozesse rund um Ihre digitalen Inhalte zu optimieren und zu automatisieren. Einer der Hauptgründe für die Installation eines DAM ist die Zeitersparnis bei der Suche nach dem richtigen digitalen Asset. Zeitersparnis bedeutet für jedes Unternehmen Geldersparnis.

Schlussfolgerung

Die Menge an digitalen Inhalten, die Sie besitzen, ist eine entscheidende Determinante für die Verwendung eines DAM-Systems. Das System schließt die Lücke zwischen Marketing- und Kreativteams und fördert die sichere Erstellung, Verwaltung und Verteilung digitaler Inhalte.

DAM-Systeme rationalisieren die Prozesse und reduzieren Redundanzen bei der Arbeit mit digitalen Assets. Das System hilft bei der Organisation einer effektiven Zusammenarbeit beim Bearbeiten, Kommentieren, Überprüfen und Genehmigen digitaler Assets. Mit DAM können Sie Ihre Assets direkt in Ihre Webressourcen wie Websites, Online-Shops oder Profile in sozialen Medien einbetten.

Eine der wichtigsten Funktionen eines DAM-Systems ist die Umnutzung der Assets, wodurch viel Zeit und Geld gespart werden kann. DAM-Software kann detaillierte Analysen bereitstellen, wie Sie die digitalen Assets nutzen – wenn Sie wissen, welche Assets am meisten interagieren, können Sie Ihre Markenkommunikations- und Marketingkampagnen verbessern.