Nel mondo moderno non è facile per un'azienda distinguersi dalla concorrenza. I team di marketing devono affrontare un lavoro maggiore, perché le comunicazioni avvengono principalmente online e spesso includono aspetti visivi. I contenuti digitali sono quindi diventati una caratteristica importante del marchio.

In questo articolo spiegheremo nel dettaglio cos'è il Digital Asset Management, come funziona, quali problemi risolve, quali caratteristiche e vantaggi offre e quali aziende potrebbero trarre vantaggio dalla sua implementazione.

Che cos'è un bene digitale?

I beni digitali sono file che esistono in formato digitale e che forniscono valore all'azienda o all'individuo che li possiede. I beni digitali possono includere documenti digitali, fogli di calcolo, file audio, contenuti digitali, immagini, loghi, video e filmati, file grafici, illustrazioni, file 3D e altro ancora. In senso lato, qualsiasi file digitale può essere considerato un asset digitale.

Il valore aggiuntivo delle risorse digitali è creato dai metadati. I metadati sono dati su altri dati. Descrivono in forma strutturata le specifiche e le caratteristiche degli asset digitali. Di solito i metadati sono memorizzati direttamente all'interno del file di riferimento, ma a volte sono anche memorizzati separatamente. Entrambe le opzioni sono rese possibili dai sistemi di gestione degli asset digitali.

Cos'è la gestione delle risorse digitali - Definizione di DAM

Il Digital asset management (DAM) è il processo di gestione dei contenuti digitali o delle risorse digitali. La gestione degli asset digitali è solitamente facilitata da un software DAM.

Il software di gestione degli asset digitali è un sistema per il caricamento, l'archiviazione, l'organizzazione, la gestione, la condivisione e la distribuzione sicura degli asset digitali. Nella maggior parte dei casi, ci riferiamo a contenuti multimediali digitali come immagini, foto, grafica, video, file audio, PDF e tutti i tipi di fogli di calcolo o documenti digitali. Nel settore dei media, il DAM è talvolta indicato anche come media asset management (MAM) o, più specificamente, video asset management (VAM).

Il DAM è un archivio digitale centralizzato che consente l'accesso alle risorse digitali ai datori di lavoro dell'azienda, ai fornitori di dati, agli appaltatori, ai clienti e ad altre parti interessate. Migliora la produttività e l'efficacia dei team di marketing e consente di risparmiare sui costi strutturando e organizzando i processi creativi dell'azienda.

Il software aiuta i content manager e i marketer a gestire e semplificare i processi creativi, le approvazioni e la conformità. Pertanto, il sistema DAM è molto più di un semplice strumento di gestione degli asset.

Perché avete bisogno di un DAM e quali problemi risolve?

Quando si tratta di utilizzare gli asset digitali, i team di marketing devono affrontare una serie di problemi. Questi problemi includono:

• archiviazione sparsa
• dati mal organizzati
• uso simultaneo di diverse versioni di asset digitali.

Il DAM è necessario soprattutto per l'archiviazione centrale interna di tutte le risorse digitali dell'azienda. Viene utilizzato per organizzare la collaborazione tra gli utenti interni ed esterni che devono accedere a questi asset. I diversi reparti, soprattutto marketing e vendite, possono quindi utilizzare gli asset internamente. È anche possibile renderli disponibili all'esterno a vari appaltatori che hanno bisogno di accedere al vostro marchio e ai materiali di marketing. Avere tutti gli asset digitali in un'unica posizione consente una distribuzione più semplice e organizzata.

Il sistema facilita il rispetto degli standard del marchio e garantisce un'esperienza coerente in tutti i canali di marketing.

Inoltre, le funzioni di pubblicazione digitale consentono di pubblicare gli asset digitali sui canali dei social media, sui sistemi di automazione del marketing, sui siti web e così via.

Non tutte le aziende che si occupano di risorse digitali hanno bisogno di un sistema DAM. In genere, viene utilizzato dalle aziende che dispongono di molti contenuti multimediali digitali e che stanno lottando per organizzare e utilizzare tali risorse digitali. Se si verifica una delle seguenti situazioni, si dovrebbe prendere in considerazione l'utilizzo del software:

• possedere molte risorse digitali
• utilizzo singolo di risorse, perché è difficile ritrovarle
• avete difficoltà a tracciare i problemi di marketing
• problemi di coerenza del marchio e del marketing
• non sono sicuri dei diritti d'uso dei propri asset
• problemi di sicurezza
• a volte è difficile trovare una versione corretta dell'asset
• problemi di conversione degli asset nei formati richiesti
• avete problemi a cooperare sugli asset con altri colleghi e collaboratori
• Le campagne di marketing non sono coerenti tra i diversi canali.

Le aziende di tutti i settori interessate a ottimizzare gli attuali processi e flussi di lavoro degli asset digitali hanno bisogno di una soluzione software DAM. Le principali sfide nella scelta del sistema giusto includono

• La facilità di trovare qualsiasi risorsa nel sistema
• Gli asset devono essere disponibili quando e dove servono.
• La collaborazione creativa deve essere semplificata e meglio organizzata.
• Il sistema deve garantire un livello di sicurezza adeguato.
• L'utilizzo del DAM dovrebbe far risparmiare tempo di lavoro, non allungarlo.

Chi dovrebbe utilizzare un DAM e per cosa?

Utenti interni

I direttori commerciali e gli addetti al marketing possono collaborare alla creazione, alla gestione e alla distribuzione di materiali di marketing e di marca. I sistemi sono adattabili alle esigenze dei diversi mercati e lingue regionali. Un buon sistema dovrebbe migliorare la coerenza del marchio in tutti i canali di distribuzione. Questi materiali vengono di solito approvati per l'uso nelle future campagne di vendita e nelle presentazioni direttamente nel sistema DAM. Il controllo delle versioni nel sistema assicura che in produzione vengano utilizzate le ultime versioni degli asset.

I designer utilizzano il software DAM per ottimizzare i loro processi creativi. Dopo aver creato nuovi asset digitali, questi vengono caricati nel sistema DAM. Se necessario, gli asset possono essere trasformati e ottimizzati direttamente nel sistema.

I fotografi possono caricare nuove foto per ulteriori revisioni, arricchimento con informazioni sui metadati e distribuzione nel sistema DAM.

I responsabili legali possono memorizzare le licenze degli asset e le relative date di scadenza. La gestione dei ruoli e il controllo dei permessi assicurano che solo le persone che hanno bisogno di accesso lo ottengano. Solo gli asset autorizzati possono essere utilizzati.

Il sistema DAM semplifica la vita dei Professionisti IT, perché non sono più responsabili di ulteriori ambienti per l'archiviazione e lo scambio di asset digitali, né devono organizzare la collaborazione tra diverse parti. Garantire la sicurezza dei file è più facile da implementare. Anche se il DAM è gestito internamente, è più facile gestire un unico sistema che soddisfi un elenco completo di requisiti "digitali". Con questi sistemi è possibile automatizzare completamente lo scambio di dati con sistemi di terze parti, riducendo così il numero di errori commessi.

Utenti esterni

Le Agenzie possono utilizzare il software per archiviare gli asset relativi ai clienti, quindi presentarli ai clienti e raccogliere feedback. Gli asset possono essere condivisi tra i membri del team che lavorano allo stesso progetto o campagna. Tali risorse sono ben organizzate, garantiscono coerenza e creano un aspetto professionale per il cliente, in linea con il marchio.

I partner di canale, i distributori, gli appaltatori e altri partner possono ricevere le ultime versioni di contenuti digitali ben strutturati e approvati per le loro campagne di marketing. Questi materiali on-brand sono facili da aggiornare. Un sistema DAM aiuta quindi a organizzare la collaborazione e lo scambio di dati e semplifica la comunicazione.

Perché il software DAM è così popolare?

Le aziende moderne promuovono i loro prodotti attraverso contenuti digitali distribuiti su tutti i canali e dispositivi, garantendo una comunicazione uniforme del marchio e del prodotto. Il primo passo per raggiungere questo obiettivo è l'archiviazione e la gestione centralizzata degli asset.

Il Digital Asset Management è molto più di un semplice spazio di archiviazione per i vari file. È necessario creare e interagire con i metadati degli asset per poterne sfruttare appieno il potenziale. I metadati creano un valore reale per gli asset digitali, descrivendo l'asset, fornendo un contesto e rendendo possibile la ricerca dell'asset.

Gli asset digitali rappresentano visivamente un marchio o un prodotto nel modo corretto, rendendolo attraente e uniforme per il cliente finale su tutti i canali. Il Digital Asset Management è diventato uno strumento prezioso per un marketing omnicanale efficace e uno degli strumenti più importanti per i responsabili del marketing e delle vendite che vogliono semplificare il loro lavoro.

Le soluzioni moderne utilizzano attivamente l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per l'etichettatura degli asset e per fornire contenuti appropriati e pertinenti ai vari gruppi target di clienti.

I requisiti DAM sono esigenti

Ogni azienda deve creare un proprio elenco di requisiti DAM per le future esigenze del software. Questo perché ogni azienda ha processi diversi per la creazione, la gestione, la distribuzione e la pubblicazione dei propri asset. Alcune possono avere i propri grafici e team di PR, altre possono avvalersi dei servizi di freelance o di agenzie specializzate.

Tuttavia, i requisiti tipici includono:

• scalabilità - il sistema deve essere scalabile per consentire la crescita dell'azienda
• scopo funzionale - il software deve avere tutte le funzioni necessarie per coprire le esigenze aziendali attuali e future
• integrabilità - deve essere facile integrare il sistema nel panorama dei sistemi aziendali
• adattabilità - il sistema deve essere facile da adattare ai processi e ai flussi di lavoro aziendali
• accessibilità remota - il sistema deve poter essere utilizzato quando e dove serve.

Come selezionare un sistema DAM appropriato?

Esistono molte soluzioni sul mercato, quindi scegliere un sistema appropriato non è facile.

Per cominciare, è importante identificare le persone che utilizzeranno il sistema e i processi che il DAM dovrà coprire. Create un elenco delle caratteristiche che vorreste vedere nella vostra futura soluzione. Non dimenticate di prendere in considerazione anche i requisiti non funzionali, come le questioni di sicurezza, che dovreste includere nel vostro elenco.

Infine, una volta raccolti e descritti tutti i requisiti, è il momento di identificare i fornitori di DAM in grado di soddisfare le vostre esigenze. Prendete il primo contatto. Chiedete al fornitore di commentare il vostro elenco di requisiti. A questo punto, potete restringere l'elenco dei potenziali fornitori a 2 o 3 e invitarli a presentare il loro software.

Caratteristiche del DAM

Come già detto, il Digital Asset Management riguarda l'archiviazione, l'organizzazione, l'utilizzo, la condivisione e la distribuzione degli asset digitali e l'automazione dei processi correlati. Il software DAM può semplificare il flusso di lavoro creativo, il monitoraggio dell'utilizzo e le autorizzazioni.

I sistemi DAM hanno spesso caratteristiche diverse a seconda del gruppo di utenti a cui si rivolgono, ma le caratteristiche principali dovrebbero essere le stesse per tutti:

• importazione ed esportazione degli asset digitali
• caricare i file, singolarmente o in set
• archiviazione degli asset in una posizione centrale con campi di metadati personalizzabili
• arricchire gli asset con metadati
• incorporare i metadati
• garantire la sicurezza degli asset gestendo i permessi di accesso
• categorizzare e raggruppare gli asset
• cercare i file utilizzando query di ricerca e filtri avanzati
• creare e utilizzare collezioni
• condividere i file con utenti registrati e non registrati
• supportare i flussi di lavoro per la creazione, la revisione e l'approvazione degli asset
• migliorare la collaborazione sugli asset
• incorporare gli asset digitali in applicazioni e piattaforme di terze parti
• etichettare le immagini e le altre risorse automaticamente, utilizzando l'intelligenza artificiale, o manualmente
• filigrana delle immagini
• Trasformare gli asset digitali convertendoli in diversi tipi e dimensioni di file.
• incorporare e pubblicare contenuti digitali.

Tipi di sistemi di gestione degli asset digitali - basati su cloud e on-premise

I sistemi DAM basati su cloud operano nel cloud all'interno di un modello di licenza e fornitura Software as a Service (SaaS). Il software viene concesso in licenza secondo un modello di abbonamento ed è ospitato, mantenuto e aggiornato centralmente, nel cloud. Né l'hardware né il software devono essere sottoposti a manutenzione da parte dell'utente, con conseguente risparmio dei costi. Il software DAM basato sul cloud è solitamente basato sul web, il che significa che tutto ciò che serve per utilizzarlo è un moderno browser web.

A differenza delle soluzioni DAM basate sul cloud, il software DAM on-premise** viene installato e mantenuto sull'infrastruttura server dell'adottante, che può essere affittata. In questo modo, l'adottante ha il pieno controllo sulla manutenzione dell'hardware. Di solito il fornitore del software è coinvolto nel processo ed è ancora responsabile della manutenzione, dell'aggiornamento e dell'upgrade del software.

Sono possibili anche soluzioni ibride. I software DAM open-source come AtroDAM possono essere utilizzati sia on-premise che fuori dal cloud. Ogni utente decide da solo quale modello è più adatto alle esigenze dell'azienda. A differenza dei classici software basati sul cloud, con questa soluzione è possibile mantenere il controllo diretto sui propri dati.

Vantaggi e svantaggi del DAM

Il software di gestione degli asset digitali agisce come un'unica fonte di verità per i contenuti digitali dell'azienda, tipicamente utilizzati nelle attività di marketing quotidiane. Man mano che il numero di asset digitali si espande, più reparti, come quello dei prodotti, delle vendite, delle pubbliche relazioni e degli approvvigionamenti, trarranno vantaggio dall'uso di un sistema DAM.

Il DAM porta molti vantaggi a chi lo adotta:

• gli asset sono più facilmente reperibili
• migliora l'esperienza del cliente
• consente una navigazione degli asset più semplice e intuitiva
• favorisce la riproposizione e il riutilizzo degli asset per risparmiare i costi di acquisto di un prodotto sostitutivo
• garantisce processi interni più efficienti nell'archiviazione, nella gestione, nella condivisione e nella distribuzione degli asset digitali
• migliora la collaborazione interna ed esterna
• migliora la creatività dei team
• migliora la coerenza del marchio
• migliora il time-to-market di vari processi e progetti
• Migliora le regole di controllo e di accesso per gli stakeholder.
• riduce i costi di gestione dei file.

L'utilizzo di un DAM presenta anche un paio di svantaggi:

• l'utilizzo di un DAM implica la necessità di comprendere e seguire le regole del sistema, quindi può essere difficile coinvolgere tutti
• di solito è più complicato che non utilizzare alcun sistema
• è sicuramente più costoso che non utilizzare alcun sistema (se non si considerano i costi indiretti)
• non tutti ne hanno bisogno
• non può essere visto come una soluzione per tutti i problemi "digitali".

Con quali sistemi può essere utilizzato un DAM?

La maggior parte dei sistemi DAM può essere integrata con altri sistemi di terze parti, che sono utilizzati da

• Designer e fotografi - ad esempio Adobe Photoshop, Adobe InDesign,
• Gestori di contenuti - ad esempio CMS, EMC, blog, piattaforme di social media,
• Marketing - ad esempio, strumenti di automazione del marketing, strumenti per i social media,
• Gestori di e-commerce - ad esempio siti web e negozi online,
• e altri.

Pertanto, il software DAM può essere integrato con altri software sia per l'origine degli asset digitali che per la loro distribuzione.

Un sistema DAM conviene?

L'implementazione di un sistema DAM può far risparmiare molto denaro all'azienda. Esistono molte soluzioni sul mercato, che vanno da quelle molto costose a quelle a prezzi interessanti. Naturalmente queste soluzioni non hanno la stessa portata funzionale. Ma questo è normale. Non vi serve la soluzione con il maggior numero di funzioni, ma una soluzione che abbia le funzioni che userete. Quindi, trovare il giusto equilibrio tra la soluzione e le vostre esigenze vi ripagherà sicuramente. La ragione principale dell'implementazione di un software DAM è migliorare la comunicazione e il valore del marchio e ottimizzare e automatizzare i processi aziendali intorno ai contenuti digitali. Una delle ragioni principali per l'installazione di un DAM è il tempo risparmiato nella ricerca dell'asset digitale appropriato. Per qualsiasi azienda, il tempo risparmiato significa denaro risparmiato.

Conclusione

La quantità di contenuti digitali posseduti è un fattore determinante per decidere se utilizzare o meno un sistema DAM. Il sistema colma il divario tra team di marketing e creativi e favorisce in modo sicuro la creazione, la gestione e la distribuzione dei contenuti digitali.

I sistemi DAM snelliscono i processi e riducono le ridondanze quando si lavora con le risorse digitali. Il sistema aiuta a organizzare una collaborazione efficace sugli asset digitali, quando si modificano, commentano, rivedono e approvano gli asset digitali. Il DAM consente di incorporare gli asset direttamente nelle risorse web, come siti web, negozi online o profili sui social media.

Una delle caratteristiche più importanti di un sistema DAM è il repurposing degli asset, che può far risparmiare tempo e denaro. I sistemi DAM sono in grado di fornire analisi dettagliate sull'utilizzo degli asset digitali: capire quali asset ricevono più interazioni vi permetterà di migliorare la comunicazione del vostro marchio e le campagne di marketing.