No mundo moderno, não é fácil para uma empresa destacar-se da concorrência. As equipas de marketing têm mais trabalho, porque as comunicações são feitas principalmente online e incluem frequentemente aspectos visuais. Os conteúdos digitais tornaram-se, por isso, uma caraterística importante da marca.

Neste artigo, vamos explicar em pormenor o que é a Gestão de Activos Digitais, como funciona, que problemas resolve, que caraterísticas e vantagens oferece e que empresas podem beneficiar com a sua implementação.

O que é um ativo digital?

Activos digitais são ficheiros que existem em formato digital e que proporcionam valor à empresa ou ao indivíduo que os detém. Os activos digitais podem incluir documentos digitais, folhas de cálculo, ficheiros áudio, conteúdos digitais, imagens, logótipos, vídeos e filmes, ficheiros gráficos, ilustrações, ficheiros 3D e muito mais. Num sentido lato, pode considerar-se que qualquer ficheiro digital é um ativo digital.

O valor adicional para os activos digitais é criado pelos metadados. Os metadados são dados sobre outros dados. Descrevem, de forma estruturada, as especificações e caraterísticas dos activos digitais. Normalmente, os metadados são armazenados diretamente no ficheiro referido, mas por vezes também são armazenados separadamente. Ambas as opções são possíveis através dos sistemas de gestão de activos digitais.

O que é a Gestão de Activos Digitais - Definição de DAM

A gestão de activos digitais (DAM) é o processo de gestão de conteúdos digitais ou activos digitais. A gestão de activos digitais é normalmente facilitada por software DAM.

O software de gestão de activos digitais é um sistema para o carregamento, armazenamento, organização, gestão, partilha e distribuição segura de activos digitais. Na maioria dos casos, referimo-nos a conteúdos de meios digitais, como imagens, fotografias, gráficos, vídeos, ficheiros de áudio, PDFs e todos os tipos de folhas de cálculo ou documentos digitais. No sector dos media, a DAM é por vezes também designada por gestão de activos de media (MAM) ou, mais especificamente, gestão de activos de vídeo (VAM).

A DAM é um repositório digital centralizado, que fornece acesso aos activos digitais aos empregadores da empresa, fornecedores de dados, contratantes, clientes e outras partes envolvidas. Melhora a produtividade e a eficácia das equipas de marketing e reduz os custos, estruturando e organizando os processos criativos da empresa.

O software ajuda os gestores de conteúdos e os profissionais de marketing a gerir e simplificar os processos criativos, as aprovações e a conformidade. Assim, o sistema DAM é muito mais do que uma simples ferramenta de gestão de activos.

Porque é que precisa de um DAM e que problemas resolve?

Quando se trata da utilização de activos digitais, as equipas de marketing enfrentam uma variedade de problemas. Estes problemas incluem:

• armazenamento disperso
• Dados mal organizados
• Utilização simultânea de diferentes versões de activos digitais.

O DAM é essencialmente necessário para o armazenamento central interno de todos os activos digitais da empresa. É utilizado para organizar a colaboração entre os utilizadores internos e externos que necessitam de aceder a estes activos. Diferentes departamentos, principalmente marketing e vendas, podem então utilizar os activos internamente. Pode também disponibilizá-los externamente a vários contratantes que necessitem de aceder à sua marca e aos materiais de marketing. Ter todos os activos digitais num único local permite uma distribuição mais simples e organizada.

O sistema facilita o cumprimento das normas da marca e assegura uma experiência de marca consistente em todos os canais de marketing.

Além disso, as funções de publicação digital permitem-lhe publicar os seus activos digitais em canais de redes sociais, sistemas de automatização de marketing, sítios Web, etc.

Nem todas as empresas que lidam com activos digitais necessitam de um sistema DAM. Normalmente, este sistema é utilizado por empresas com muitos conteúdos de meios de comunicação digitais que estão a lutar para organizar e utilizar esses activos digitais. Se tiver alguma das seguintes situações, deve considerar a utilização do software:

• possui muitos activos digitais
• utilização única de activos, porque é difícil voltar a encontrar esses activos
• Tem dificuldade em controlar os problemas de marketing
• tem problemas com a consistência da marca e do marketing
• não tem a certeza dos direitos de utilização dos seus activos
• tem problemas de segurança
• é por vezes difícil encontrar uma versão adequada do ativo
• tem problemas em converter os activos para os formatos necessários
• tem dificuldade em cooperar com outros colegas e colaboradores em relação aos activos
• as suas campanhas de marketing não são coerentes em diferentes canais.

As empresas de todos os sectores interessadas em otimizar os actuais processos e fluxos de trabalho de activos digitais necessitam de uma solução de software DAM. Os principais desafios na escolha do sistema correto incluem

• Deve ser fácil encontrar qualquer ativo no sistema
• Os activos devem estar disponíveis quando e onde quer que sejam necessários
• A colaboração criativa deve ser simplificada e melhor organizada
• O sistema deve garantir um nível de segurança adequado
• A utilização do DAM deve poupar tempo de trabalho e não prolongá-lo.

Quem deve utilizar um DAM e para quê?

Utilizadores internos

Os gestores de vendas e os profissionais de marketing podem colaborar na criação, gestão e distribuição de materiais de marketing e de marca. Os sistemas são adaptáveis às necessidades dos diferentes mercados e línguas regionais. Um bom sistema deve melhorar a consistência da marca em todos os canais de distribuição. Estes materiais são normalmente aprovados para utilização em futuros lançamentos de vendas e apresentações diretamente no sistema DAM. O controlo de versões no sistema garante que as últimas versões dos activos são utilizadas na produção.

Os designers utilizam o software DAM para otimizar os seus processos criativos. Após a criação de novos activos digitais, estes são carregados no sistema DAM. Os activos podem ser transformados e optimizados diretamente no sistema, se necessário.

Os fotógrafos podem carregar novas fotografias para posterior revisão, enriquecimento com informações de metadados e distribuição no sistema DAM.

Os gestores legais podem armazenar licenças de activos juntamente com as datas de expiração dos activos. A gestão de funções e o controlo de permissões garantem que apenas as pessoas que necessitam de acesso o obtêm. Apenas os activos autorizados podem ser utilizados.

O sistema DAM facilita a vida aos Profissionais de TI, porque já não são responsáveis por quaisquer ambientes adicionais para armazenamento e troca de activos digitais nem têm de organizar a colaboração entre diferentes partes. Garantir a segurança dos ficheiros é mais fácil de implementar. Mesmo que o DAM seja mantido internamente, é mais fácil gerir um único sistema que cumpra uma lista completa de requisitos "digitais". Com estes sistemas, é possível automatizar completamente a troca de dados com sistemas de terceiros, reduzindo assim o número de erros cometidos.

Utilizadores externos

As agências podem utilizar o software para armazenar activos relacionados com os clientes e, em seguida, apresentar esses activos aos clientes e recolher feedback. Os activos podem ser partilhados entre os membros da equipa que trabalham no mesmo projeto ou campanha. Estes activos estão bem organizados, asseguram a consistência e criam um aspeto profissional para o cliente, combinando com a marca.

Os parceiros de canal, distribuidores, contratantes e outros parceiros podem receber as últimas versões de conteúdos digitais bem estruturados e aprovados para as suas campanhas de marketing. Estes materiais da marca são fáceis de atualizar. Assim, um sistema DAM ajuda a organizar a colaboração e a troca de dados e simplifica a comunicação.

Porque é que o software DAM é tão popular?

As empresas modernas promovem os seus produtos através de conteúdo digital fornecido em todos os canais e dispositivos, garantindo uma comunicação uniforme da marca e do produto. O primeiro passo para o conseguir é armazenar e gerir os activos de forma centralizada.

A gestão de activos digitais é mais do que um simples espaço de armazenamento para diferentes ficheiros. É necessário criar e interagir com os metadados dos activos, se se quiser tirar partido de todo o potencial do ativo. Os metadados criam valor real para os activos digitais, descrevendo o ativo, fornecendo contexto e possibilitando a pesquisa do ativo.

Os activos digitais representam visualmente uma marca ou um produto de forma adequada, tornando-o atrativo e uniforme para o cliente final em todos os canais. A gestão de activos digitais tornou-se uma ferramenta inestimável para um marketing omnicanal eficaz e uma das ferramentas mais importantes para os profissionais de marketing e gestores de vendas que pretendem facilitar o seu trabalho.

As soluções modernas utilizam ativamente a inteligência artificial e a aprendizagem automática para a etiquetagem de activos e para fornecer conteúdos adequados e relevantes a vários grupos-alvo de clientes.

Os requisitos DAM são exigentes

Cada utilizador tem de criar a sua própria lista de requisitos DAM para futuros requisitos de software. Isto porque cada empresa tem processos diferentes para a criação, gestão, distribuição e publicação dos seus activos. Algumas podem ter os seus próprios designers gráficos e equipas de relações públicas, outras podem utilizar os serviços de freelancers ou agências especializadas.

No entanto, os requisitos típicos incluem:

• escalabilidade - o sistema deve ser escalável para permitir o crescimento da empresa
• âmbito funcional - o software deve ter todas as funções necessárias para cobrir as necessidades actuais e futuras da empresa
• integrabilidade - o sistema deve ser fácil de integrar no panorama de sistemas da sua empresa
• adaptabilidade - o sistema deve ser fácil de adaptar aos processos e fluxos de trabalho da sua empresa
• acessibilidade remota - o sistema deve poder ser utilizado sempre e onde quer que seja necessário.

Como selecionar um sistema DAM adequado?

Existem muitas soluções no mercado, pelo que a seleção de um sistema adequado não é fácil.

Para começar, é importante identificar as pessoas que irão utilizar o sistema e os processos que o DAM irá abranger. Crie uma lista com as funcionalidades que gostaria de ver na sua futura solução. Não se esqueça de ter em conta os requisitos não funcionais, como as questões de segurança, que também deve incluir na sua lista.

Finalmente, depois de reunir e descrever todos os requisitos, é altura de identificar os fornecedores de DAM que podem satisfazer as suas necessidades. Faça o primeiro contacto. Peça ao fornecedor que comente a sua lista de requisitos. Agora, pode reduzir a lista de potenciais fornecedores para 2 ou 3 e convidá-los a apresentar o seu software.

Caraterísticas DAM

Tal como já foi referido, a Gestão de Activos Digitais consiste no armazenamento, organização, utilização, partilha e distribuição dos seus activos digitais e na automatização dos processos relacionados. O software DAM pode simplificar o fluxo de trabalho criativo, o controlo da utilização e as permissões.

Os sistemas DAM têm muitas vezes caraterísticas diferentes consoante o grupo-alvo de utilizadores, mas as caraterísticas principais devem ser as mesmas para todos:

• importação e exportação dos activos digitais
• carregar ficheiros, individualmente ou em conjuntos
• Armazenar os activos numa localização central com campos de metadados personalizáveis
• enriquecer os activos com metadados
• incorporar metadados
• Garantir a segurança dos activos gerindo as permissões de acesso
• categorizar e agrupar activos
• procurar ficheiros utilizando consultas de pesquisa avançadas e filtragem
• criar e utilizar colecções
• partilhar ficheiros com utilizadores registados e não registados
• suportar fluxos de trabalho para criar, rever e aprovar activos
• melhorar a colaboração em activos
• incorporar activos digitais em aplicações e plataformas de terceiros
• Etiquetar imagens e outros activos automaticamente, utilizando IA, ou manualmente
• marcar imagens com marcas de água
• transformar activos digitais, convertendo-os em diferentes tipos e tamanhos de ficheiros
• incorporar e publicar conteúdos digitais.

Tipos de sistemas de gestão de activos digitais - baseados na nuvem ou no local

Os sistemas DAM baseados na nuvem funcionam a partir da nuvem no âmbito do modelo de licenciamento e fornecimento de Software como Serviço (SaaS). O software é licenciado num modelo de subscrição e é alojado, mantido e atualizado centralmente, na nuvem. Nem o hardware nem o software devem ser mantidos pelo adotante, pelo que estes custos são poupados. O software DAM baseado na nuvem é normalmente baseado na Web, o que significa que tudo o que precisa para o utilizar é um navegador Web moderno.

Em contraste com as soluções DAM baseadas na nuvem, o software DAM no local é instalado e mantido na infraestrutura do servidor do adotante, que pode ser alugado. Assim, o adotante obtém o controlo total sobre a manutenção do hardware. Normalmente, o fornecedor do software está envolvido no processo e continua a ser responsável pela manutenção, atualização e melhoramento do software.

Também são possíveis soluções híbridas. O software DAM de código aberto, como o AtroDAM, pode ser utilizado no local ou fora da nuvem. Cada utilizador decide por si próprio qual o modelo que melhor se adequa aos requisitos da sua empresa. Ao contrário do software clássico baseado na nuvem, com esta solução é possível manter o controlo direto sobre os seus próprios dados.

Vantagens e desvantagens da DAM

O software de gestão de activos digitais funciona como uma única fonte de verdade para os conteúdos digitais da empresa, normalmente utilizados nas actividades de marketing diárias. À medida que o número de activos digitais aumenta, mais departamentos, como os departamentos de produtos, vendas, relações públicas e aquisições, beneficiarão com a utilização de um sistema DAM.

O DAM traz muitas vantagens para os seus adoptantes:

• os activos são mais facilmente encontrados
• melhora a experiência do cliente
• permite uma navegação mais fácil e intuitiva pelos activos
• Promove a reutilização e o reaproveitamento de activos para reduzir os custos de aquisição de um substituto
• assegura processos internos mais eficientes no armazenamento, gestão, partilha e distribuição dos activos digitais
• Melhora a colaboração interna e externa
• Aumenta a criatividade da equipa
• melhora a consistência da marca
• melhora o tempo de colocação no mercado de vários processos e projectos
• melhora as regras de controlo e acesso para as partes interessadas
• reduz os custos de gestão de ficheiros.

Existem também algumas desvantagens na utilização de um DAM:

• utilizar um DAM significa que é necessário compreender e acompanhar as regras do sistema, pelo que pode ser difícil conseguir a adesão de todos
• é normalmente mais complicado do que não utilizar qualquer sistema
• é definitivamente mais dispendioso do que não utilizar qualquer sistema (se não contarmos com os custos indirectos)
• nem toda a gente precisa de um sistema
• não pode ser visto como uma solução para todos os problemas "digitais".

Com que sistemas pode ser utilizada uma DAM?

A maioria dos sistemas DAM pode ser integrada com outros sistemas de terceiros, que são utilizados por

• Designers e fotógrafos - por exemplo, Adobe Photoshop, Adobe InDesign,
• Gestores de conteúdos - por exemplo, CMS, EMC, blogues, plataformas de redes sociais,
• Profissionais de marketing - por exemplo, ferramentas de automatização de marketing, ferramentas de redes sociais,
• Gestores de comércio eletrónico - por exemplo, sítios Web e lojas online,
• e outros.

Assim, o software DAM pode ser integrado com outro software, tanto para obter os activos digitais como para a sua distribuição.

Um sistema DAM compensa?

A implementação de um sistema DAM pode poupar muito dinheiro à empresa. Existem muitas soluções no mercado, desde muito caras a preços atractivos. É claro que estas soluções não têm o mesmo âmbito funcional. Mas isso é normal. Não precisa das soluções com o maior número de funções, precisa de uma solução que tenha as funções que vai utilizar. Por isso, encontrar o ajuste correto entre a solução e os seus requisitos será definitivamente compensador. A principal razão para implementar um software DAM é melhorar a comunicação e o valor da marca e otimizar e automatizar os processos empresariais em torno do seu conteúdo digital. Uma das principais razões para instalar um DAM é o tempo poupado na procura do ativo digital adequado. Para qualquer empresa, tempo poupado significa dinheiro poupado.

Conclusão

A quantidade de conteúdos digitais que possui é um fator determinante para a utilização ou não de um sistema DAM. O sistema preenche a lacuna entre as equipas de marketing e criativas e promove de forma segura a criação, gestão e distribuição de conteúdos digitais.

Os sistemas DAM simplificam os processos e reduzem as redundâncias ao trabalhar com activos digitais. O sistema ajuda a organizar a colaboração eficaz em activos digitais, ao editar, comentar, rever e aprovar activos digitais. O DAM permite-lhe incorporar os seus activos diretamente nos seus recursos Web, como sítios Web, lojas online ou perfis nas redes sociais.

Uma das caraterísticas mais importantes possibilitadas por um sistema DAM é a reutilização dos activos, o que pode poupar muito tempo e dinheiro. Os sistemas DAM podem fornecer análises detalhadas da utilização dos seus activos digitais. Compreender quais os activos que recebem mais interação permitir-lhe-á melhorar a comunicação da sua marca e as campanhas de marketing.