Wenn Ihr Unternehmen Produkte online verkauft, große Aufträge bearbeitet und komplexe Bestände verwaltet, während Sie mehrere Vertriebskanäle nutzen, ist die Integration von ERP mit E-Commerce-Plattformen ratsam. Eine solche Integration ist fast zwingend erforderlich, wenn Sie auch mit individuellen Preisstrukturen arbeiten. Diese Integration hilft Ihrem Unternehmen, Fehler zu reduzieren, Zeit zu sparen, die Kundenerfahrung zu verbessern und effizient zu skalieren.

Sie kann zum Beispiel automatisch Auftragsdetails aus dem E-Commerce in das ERP übertragen, Kundendaten sofort aktualisieren, Kunden die Möglichkeit geben, aktuelle Lagerbestände einzusehen, und vieles mehr auf automatisierte und skalierbare Weise.

ERP-E-Commerce-Integration: Die zu unternehmenden Schritte

Doch bevor wir uns auf die Suche nach verfügbaren Integrationslösungen begeben, sollten wir alle sinnvollen Schritte durchgehen, die bei der Integration Ihres ERP mit E-Commerce-Plattformen zu beachten sind, einen nach dem anderen.

1. Frühzeitige Einbindung relevanter Stakeholder

Beziehen Sie alle wichtigen Interessengruppen (z. B. IT, Betrieb, Marketing, Kundendienst) von Anfang an mit ein. Dadurch wird ein umfassendes Verständnis der Probleme gewährleistet und die Ziele werden teamübergreifend abgestimmt, bevor die Entscheidung für eine Integrationslösung getroffen wird. Alle für die Beteiligten relevanten Daten sollten in allen von ihnen genutzten Systemen synchronisiert und auf dem neuesten Stand gehalten werden, sofern dies technisch möglich ist.

2. Identifizieren Sie Schmerzpunkte und einzigartige Arbeitsabläufe

Analysieren Sie die Herausforderungen, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert ist, anhand des Feedbacks verschiedener Teams (z. B. Fehler bei der manuellen Dateneingabe, Verzögerungen bei der Verarbeitung) und der einzigartigen Workflows, die unterstützt werden müssen (z. B. Multi-Channel-Verkauf, individuelle Preisgestaltung usw.). Zum Beispiel sollten Lagermitarbeiter zu Beginn ihrer Schicht sofort Zugriff auf neue Bestellungen haben und nicht mehrere Stunden warten müssen. Außerdem sollten sie in der Lage sein, Aufträge innerhalb eines einzigen Systems zu bearbeiten, ohne auf mehreren Plattformen nach verschiedenen Informationen suchen zu müssen.

3. Messbare Ziele setzen

Das Ziel der Systemintegration besteht in der Regel darin, den Datenaustausch vollautomatisch zu gestalten; das bedeutet, dass jeder Datensatz, für den Daten aus einem anderen System bezogen werden sollen, vollautomatisch aktualisiert werden sollte. Klare Integrationsziele könnten sein:

• automatische Synchronisierung des Lagerbestands in Echtzeit zur Vermeidung von Überverkäufen oder Fehlbeständen;
• automatische Synchronisierung neu kalkulierter Preise, sobald diese geändert werden;
• automatische Synchronisierung von Bestellungen aus der E-Commerce-Plattform mit dem ERP-System zur effizienten Abwicklung;
• automatische Synchronisierung von Kundenprofilen und Aktualisierung der Kaufhistorie, um personalisierte Erfahrungen zu ermöglichen.

Diese Punkte werden als Maßstab für den Erfolg dienen.

4. Fokus auf Key Performance Indicators (KPIs)

Legen Sie KPIs fest, um den Fortschritt zu verfolgen und den Erfolg zu messen. In der Regel sind die wichtigsten KPIs:

• Betriebszeit/Verfügbarkeit: Misst den Prozentsatz der Zeit, in der die integrierten Systeme betriebsbereit und zugänglich sind.
• Fehlerquote: Verfolgt die Häufigkeit von Integrationsfehlern (z. B. API-Aufruffehler, Fehler bei der Nachrichtenübermittlung).
• Verarbeitungszeit: Misst, wie lange Integrations-Workflows zur Fertigstellung benötigen.
• Skalierbarkeitsmetriken: Misst die Fähigkeit des Systems, eine erhöhte Last (z. B. die Anzahl der API-Aufrufe oder Transaktionen pro Sekunde) ohne Beeinträchtigung zu bewältigen.
• Zufriedenheitswert: Umfragen oder Bewertungen von Endbenutzern oder Stakeholdern über die Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit der Integration.
• Anzahl der Support-Tickets: Verfolgt die Anzahl der von Benutzern gemeldeten Probleme im Zusammenhang mit der Integration.

5. Wählen Sie die richtige Integrationsmethode

Bei der ERP-E-Commerce-Integration stehen mehrere Integrationsmethoden zur Auswahl.

Integrationsplattformen

Als Integrationsplattformen werden Software oder Frameworks bezeichnet, die für die Verbindung unterschiedlicher Systeme, ob vor Ort oder in der Cloud, entwickelt wurden. Über diese Plattformen können verschiedene Anwendungen, Datenbanken und Dienste miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten. Sie erleichtern den Datenfluss und die Automatisierung.
Proprietäre Integrationsplattformen werden von Unternehmen entwickelt und gepflegt, die für ihre Nutzung Gebühren verlangen. Solche Plattformen bieten in der Regel erweiterte Funktionen, Support und Skalierbarkeit. Zu den bekannten proprietären Integrationsplattformen gehören MuleSoft und Microsoft Power Automate.
Open-Source-Integrationsplattformen hingegen sind kostenlos erhältlich und verfügen über einen offenen Code, der an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden kann. Dies ermöglicht es Entwicklern, die Plattform an ihre individuellen Anforderungen anzupassen und sorgt für mehr Flexibilität und Transparenz. AtroCore ist ein bemerkenswertes Beispiel für eine Open-Source-Integrationsplattform.
AtroCore ist eine freie und quelloffene Datenintegrationsplattform, die eine nahtlose Integration zwischen ERP-Systemen, E-Commerce-Plattformen und praktisch jedem anderen System ermöglicht. Sie verwendet in erster Linie REST-APIs zur Integration für den Datenaustausch in Echtzeit. Für Systeme ohne API-Funktionen unterstützt AtroCore die Integration durch Datenbankabfragen oder Dateiaustausch. AtroCore bietet eine vollautomatische, bidirektionale Datensynchronisation zwischen ERP- und E-Commerce-Plattformen, die nach einem vorkonfigurierten Zeitplan ablaufen oder durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden kann. Typische Anwendungsfälle sind die Synchronisierung von Produktdaten, Preisen und Lagerbeständen von ERP- zu E-Commerce-Plattformen, während Kundendaten, Bestellinformationen und Lieferstatus zurück in das ERP-System fließen können. Da AtroCore Open-Source ist, kann es unbegrenzt angepasst werden.

iPaaS (Integrationsplattform als Dienstleistung)

Im Gegensatz zu herkömmlichen Integrationsplattformen, die sowohl Cloud-basiert als auch vor Ort sein können und mehr technisches Know-how und Infrastruktur erfordern, sind iPaaS Cloud-native Plattformen, die für eine nahtlose Integration mit vorgefertigten Konnektoren und Low-Code-Tools konzipiert sind. Dabei handelt es sich um Cloud-basierte Integrationsplattformen, die mäßige bis hohe Anpassbarkeit und Flexibilität in Kombination mit niedrigen oder keinen Code-Funktionen bieten. Viele iPaaS-Plattformen (z. B. MuleSoft, Dell Boomi, Celigo) bieten visuelle Schnittstellen mit Drag-and-Drop-Tools und vorgefertigten Konnektoren. Diese Funktionen ermöglichen es den Benutzern, Integrationen einzurichten, ohne Code schreiben zu müssen. Für die meisten Szenarien, insbesondere bei der Integration bekannter ERPs und E-Commerce-Plattformen, sind iPaaS-Plattformen ausreichend. Sie sind jedoch nicht die perfekte Wahl für stark angepasste Workflows, Szenarien mit Altsystemen oder knappe Budgets.

Middleware-Lösungen

Dient als Vermittlungsschicht, die komplexe Integrationen und Datenumwandlungen ermöglicht und mäßig bis stark anpassbar ist (z. B. IBM Integration Bus). Herkömmliche Middleware-Software ist unternehmenstauglich und bietet zentralisierte Plattformen zur Verwaltung und Überwachung aller Integrationen in großem Umfang. Diese Software kann für komplexe ERP-E-Commerce-Integrationen geeignet sein, wenn Altsysteme ohne API beteiligt sind. Aber für häufigere Szenarien, in denen sowohl ERP- als auch E-Commerce-Plattformen über eine API verfügen, ist Middleware-Software sowohl hinsichtlich der Komplexität als auch der Preise ein Overkill.

Native Integrationen (plattformspezifisch)

Bei den von Softwareanbietern (Shopify Plus mit NetSuite, SAP Commerce Cloud mit SAP S/4HANA, Magento mit Adobe Experience Manager, Oracle Commerce Cloud mit Oracle ERP Cloud und WooCommerce mit Jetpack) bereitgestellten nativen Integrationen handelt es sich um vorkonfigurierte Lösungen, die für die Verbindung bestimmter ERP- und E-Commerce-Systeme entwickelt wurden. Diese Integrationen sind in der Regel einfach einzurichten, da sie für die Kompatibilität zwischen den Plattformen des Anbieters oder gemeinsam genutzten Systemen optimiert sind. Sie bieten in der Regel eine grundlegende Datensynchronisation, wie z. B. Bestandsaktualisierungen, Auftragsabwicklung und Austausch von Kundendaten, mit begrenzten Anpassungsmöglichkeiten. Native Integrationen sind bequem und kostengünstig und eignen sich gut für Unternehmen mit einfachen Integrationsanforderungen. Sie sind jedoch in der Regel nicht ausreichend für Unternehmen, die mehr Flexibilität benötigen und komplexe Workflows, spezielle Datentransformationen oder Multisystem-Integrationen haben. In solchen Fällen lohnt es sich, Integrationstools von Drittanbietern in Betracht zu ziehen. Der Ansatz, den Sie für die Integration wählen, beeinflusst, wie viel manueller Aufwand für weitere Schritte wie Datenzuordnung, Testen, Schulung und Optimierung erforderlich ist.

Benutzerdefinierte Integrationen

Vielleicht ziehen Sie in Erwägung, eine eigene, auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnittene Lösung zu entwickeln. Dies mag aufgrund der versprochenen Flexibilität verlockend klingen, übersteigt aber in der Regel die vertretbaren Kosten und nimmt zu viel Zeit für die Implementierung und Wartung in Anspruch. Die meisten Unternehmen nutzen einige der gängigen ERP-Systeme wie SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, NetSuite oder Odoo und eCommerce-Plattformen wie Shopify, Magento, BigCommerce oder WooCommerce. Diese bekannten ERP- und eCommerce-Plattformen verfügen entweder über vorgefertigte Integrationen, die von Integrationsplattformen von Drittanbietern bereitgestellt werden, oder bieten Integrationswerkzeuge direkt von den ERP- oder eCommerce-Anbietern selbst an.

Überblick über die Lösung

Bewährte Praktiken für die ERP-E-Commerce-Integration

1. Definieren Sie relevante Daten

Vor der Integration von E-Commerce-Systemen mit ERP sollten die für die Systemintegration relevanten Daten definiert werden, um eine nahtlose Kommunikation zwischen ERP- und E-Commerce-Systemen zu ermöglichen. Zu diesem Zweck sollten Unternehmen ein Datenaudit in den ERP- und E-Commerce-Systemen durchführen und Unstimmigkeiten bei Namenskonventionen, Datentypen, Formaten usw. feststellen.

Sobald die Daten normalisiert sind, ordnen Sie die entsprechenden Felder zwischen dem ERP- und dem E-Commerce-System zu. Bringen Sie beispielsweise das Feld "Preis" im ERP-System mit dem Feld "Kosten" in der E-Commerce-Plattform in Übereinstimmung, um einen synchronisierten Datenfluss zu gewährleisten. Das Mapping definiert die Beziehungen zwischen den Feldern, ohne die normalisierten Daten zu verändern.

2. Daten-Synchronisationsflüsse definieren

Nach der Einrichtung von Verbindungen zwischen ERP- und E-Commerce-Systemen ist es wichtig, separate Datenabgleichsflüsse zu automatisieren, wie z. B. Aktualisierungen des Auftragsbestands, Kunden, Produktstammdaten, Produktspezifikationen, Produktbilder, Produktpreise, Benachrichtigungen über den Auftragsstatus usw. Ein wichtiger Teil dieser Workflow-Automatisierung ist die Ermöglichung von Aktualisierungen zwischen den Systemen nahezu in Echtzeit. Auf diese Weise werden die Systeme so konfiguriert, dass sie Workflows sofort auslösen und sicherstellen, dass die Daten in Echtzeit aktualisiert werden. Dies sind unvermeidliche und kritische Schritte in jeder ERP-E-Commerce-Integration, die einen nahtlosen Echtzeitbetrieb gewährleisten, manuelle Eingriffe reduzieren und die Skalierbarkeit verbessern.

3. Skalierbarkeit priorisieren

Entwerfen Sie die Integration so, dass sie in Spitzenzeiten (z. B. an Feiertagen) ein höheres Transaktionsvolumen bewältigen kann. Cloud-basierte ERP- oder eCommerce-Plattformen sind für eine einfache Skalierung besser geeignet. Sie sind so konzipiert, dass sie Ressourcen (z. B. Server, Speicher, Bandbreite) nach Bedarf skalieren. So können sie Spitzen im Datenverkehr oder bei den Transaktionen auffangen, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.

4. Sicherer Datenaustausch

Verwenden Sie verschlüsselte Verbindungen wie HTTPS (die sichere Version des Web-Browsing) und SSL/TLS (Protokolle für sichere Kommunikation), um sensible Daten zu schützen. Die Verschlüsselung macht Ihre Daten für jeden, der versucht, sie während der Übertragung abzufangen, unlesbar. Wenn Kunden beispielsweise ihre Kreditkartendaten auf Ihrer E-Commerce-Website eingeben, sorgt die Verschlüsselung dafür, dass nur Ihre Systeme die Informationen entschlüsseln können. Vergewissern Sie sich, dass die für die Datensynchronisierung verwendeten Benutzer/Kennungen Lese- und Schreibrechte für alle Daten haben, die für die Synchronisierung relevant sind, unabhängig von den rollenbasierten Zugriffskontrollregeln (RBAC), die in den entsprechenden Systemen konfiguriert sind. Im besten Fall sollte dieser Benutzer/diese Anmeldeinformationen nur zu Integrationszwecken und nicht von einer echten Person verwendet werden.

5. Gründliche Tests vor der Bereitstellung

Führen Sie umfassende Tests für alle Integrationspunkte durch, einschließlich Stresstests für Szenarien mit hohem Datenverkehr. Dies bedeutet, dass Sie prüfen müssen, wie Daten zwischen Ihrer E-Commerce-Plattform und Ihrem ERP-System übertragen werden (z. B. Bestellungen, Bestandsaktualisierungen, Preisänderungen). Testen Sie außerdem die Mechanismen für die Fehlerbehandlung, um sicherzustellen, dass das System auf Probleme (z. B. fehlende Lagerbestände oder Zahlungsausfälle) reibungslos reagieren kann, ohne dass es zu größeren Unterbrechungen kommt.

6. Angemessenes Timing für die Datensynchronisierung festlegen

Verwenden Sie Webhooks oder ereignisgesteuerte Architekturen für sofortige Aktualisierungen, um Verzögerungen bei der Synchronisierung von Beständen, Auftragsstatus und Kundeninformationen zu minimieren. Webhooks (eine Kombination aus Code und Netzwerkkommunikation) funktionieren wie Benachrichtigungen, die das System sofort alarmieren, wenn etwas Wichtiges passiert (z. B. eine neue Bestellung oder eine Änderung des Lagerbestands).

Die ereignisgesteuerte Architektur ermöglicht es dem System, auf bestimmte Ereignisse zu reagieren (z. B. wird der Bestand sofort aktualisiert, wenn eine Bestellung bezahlt wird). Dieses Setup stellt sicher, dass Aktualisierungen sofort erfolgen, ohne auf eine geplante Synchronisierung zu warten, was bedeutet, dass Sie einen Datenfluss in Echtzeit erhalten.

7. Führen Sie detaillierte Protokolle

Stellen Sie sicher, dass alle Synchronisierungsvorgänge protokolliert werden, um eine Fehleranalyse und Fehlerbehebung zu ermöglichen. Detaillierte Protokolle sollten Informationen über erfolgreiche Synchronisierungen, fehlgeschlagene Aktualisierungen und alle Anomalien erfassen. Dies hilft, Probleme schnell zu erkennen und zu beheben. Protokolle sind für die Aufrechterhaltung der Systemzuverlässigkeit und die Verbesserung der Integrationsleistung im Laufe der Zeit unerlässlich.

8. Umfassende Dokumentation pflegen

Dokumentieren Sie alle implementierten Integrationsszenarien und Fehlerbehebungsschritte ausführlich: Die Dokumentation von Integrationsszenarien macht es für jeden, ob ein neues Teammitglied oder ein externer Berater, viel einfacher zu verstehen, wie die Dinge eingerichtet sind. Fügen Sie gegebenenfalls Links zur offiziellen API-Dokumentation hinzu. Die Dokumentation zur Fehlerbehebung ist sowohl für IT-Teams als auch für nicht-technische Benutzer nützlich, da sie letzteren hilft, einfachere Probleme zu lösen oder zu erkennen, wann sie ein Problem an das technische Team weiterleiten müssen. Wenn zum Beispiel eine Bestellung nicht synchronisiert werden kann, beschreibt diese Dokumentation das Problem und mögliche Lösungen wie die erneute Auslösung des Synchronisierungsprozesses. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation klare Erklärungen sowohl für IT-Mitarbeiter als auch für nicht-technische Teammitglieder enthält. Ihr Kundendienstteam muss zum Beispiel wissen, wie man überprüft, ob eine Bestellung korrekt synchronisiert wurde, während Ihr IT-Team wissen muss, wie man Fehler behebt.

9. Daten-Synchronisation überwachen

Überwachen Sie die Integration nach der Bereitstellung auf Fehler und Leistungsprobleme. Das bedeutet, dass Sie, sobald die Integration in Betrieb ist, regelmäßig auf Probleme wie fehlende Daten, fehlgeschlagene Aktualisierungen oder eine langsame Synchronisierung prüfen. Wenn beispielsweise eine Bestellung nicht im ERP erscheint, können Überwachungstools oder Protokolle dabei helfen, die Ursache zu ermitteln (z. B. Verbindungsprobleme oder falsche Datenformate). Es ist auch wichtig, ein Benachrichtigungssystem für Fehler einzurichten, wie z. B. E-Mail-Warnungen oder andere Methoden, um sicherzustellen, dass der für die Synchronisierung zuständige Administrator umgehend auf Probleme reagiert. Wenn man sich auf manuelle Prüfungen verlässt, bei denen sich der Administrator anmelden muss, um die Fehler zu überwachen, führt dies zu Inkonsistenzen, wenn diese Prüfungen nicht regelmäßig durchgeführt werden.

10. Regelmäßige Aktualisierung Ihrer Integration

Prüfen Sie regelmäßig, ob die implementierte Integration als Reaktion auf Aktualisierungen der APIs der angeschlossenen Systeme aktualisiert werden muss. Im Laufe der Zeit können E-Commerce- oder ERP-Plattformen Aktualisierungen herausgeben, die die Funktionsweise ihrer APIs ändern, daher ist es wichtig, diese Komponenten auf dem neuesten Stand zu halten.

Wichtigste Erkenntnisse

Die Integration von ERP mit E-Commerce-Plattformen ist für Unternehmen, die Online-Verkäufe, komplexe Bestände und individuelle Preisgestaltung abwickeln, unerlässlich. Diese Integration reduziert manuelle Fehler, automatisiert Workflows und skaliert den Betrieb effizient. Sie sorgt für eine Datensynchronisation in Echtzeit, verbessert die Kundenzufriedenheit und bewältigt Spitzenwerte im Transaktionsvolumen nahtlos. Unternehmen können aus verschiedenen Integrationsmethoden wählen, darunter Open-Source-Plattformen, cloudbasierte Lösungen (iPaaS) und vorgefertigte native Tools. Die Aufrechterhaltung der Datensicherheit, gründliche Tests und die Überwachung des Systems nach der Implementierung sind entscheidend für den langfristigen Erfolg.