In de moderne wereld is het niet gemakkelijk voor een bedrijf om zich te onderscheiden van de concurrentie. Marketingteams krijgen te maken met meer werk, omdat de communicatie voornamelijk online plaatsvindt en deze vaak visuele aspecten bevat. Digitale inhoud is daarom een belangrijk merkkenmerk geworden.

In dit artikel leggen we in detail uit wat Digital Asset Management is, hoe het werkt, welke problemen het oplost, welke functies en voordelen het biedt en welke bedrijven er baat bij zouden kunnen hebben om het te implementeren.

Wat is een digitaal bedrijfsmiddel?

Digitale activa zijn bestanden die in digitaal formaat bestaan en waarde bieden aan het bedrijf of de persoon die er eigenaar van is. Digitale activa kunnen bestaan uit digitale documenten, spreadsheets, audiobestanden, digitale inhoud, afbeeldingen, logo's, video's en films, grafische bestanden, illustraties, 3D-bestanden en nog veel meer. In brede zin kun je elk digitaal bestand als een digitaal bedrijfsmiddel beschouwen.

Extra waarde voor de digitale activa wordt gecreëerd door metadata. Metadata zijn gegevens over andere gegevens. Het beschrijft in een gestructureerde vorm de specificaties en kenmerken van de digitale activa. Meestal worden metadata direct in het betreffende bestand opgeslagen, maar soms ook apart. Beide opties worden mogelijk gemaakt door Digital Asset Management Systems.

Wat is digitaal beheer - DAM definitie

Digital asset management (DAM) is het proces van het beheren van digitale inhoud of digitale activa. Het beheer van digitale middelen wordt meestal vergemakkelijkt door DAM-software.

Software voor het beheer van digitale middelen is een systeem voor het veilig uploaden, opslaan, organiseren, beheren, delen en distribueren van digitale middelen. In de meeste gevallen verwijzen we naar digitale media-inhoud zoals afbeeldingen, foto's, grafieken, video's, audiobestanden, PDF's en alle soorten spreadsheets of digitale documenten. In de mediasector wordt DAM soms ook aangeduid als media asset management (MAM) of, meer specifiek, video asset management (VAM).

DAM is een gecentraliseerde digitale opslagplaats die werkgevers, dataleveranciers, aannemers, klanten en andere betrokken partijen toegang biedt tot de digitale activa. Het verbetert de productiviteit en effectiviteit van marketingteams en bespaart kosten door de creatieve processen van het bedrijf te structureren en te organiseren.

De software helpt contentmanagers en marketeers om de creatieve processen, goedkeuringen en naleving naadloos te beheren en te vereenvoudigen. Het DAM-systeem is dus veel meer dan alleen een tool voor activabeheer.

Waarom heb je een DAM nodig en welke problemen los je ermee op?

Als het gaat om het gebruik van digitale middelen hebben marketingteams te maken met verschillende problemen. Deze problemen zijn onder andere

• verspreide opslag
• slecht georganiseerde gegevens
• Gelijktijdig gebruik van verschillende versies van digitale middelen.

DAM is vooral nodig voor de interne centrale opslag van alle digitale middelen van het bedrijf. Het wordt gebruikt om de samenwerking te organiseren tussen de interne en externe gebruikers die toegang tot deze assets nodig hebben. Verschillende afdelingen, voornamelijk marketing en verkoop, kunnen de assets dan intern gebruiken. Je kunt ze ook extern beschikbaar maken voor verschillende aannemers die toegang nodig hebben tot je merk en marketingmaterialen. Door alle digitale middelen op één locatie te hebben, wordt de distributie eenvoudiger en overzichtelijker.

Het systeem vergemakkelijkt het naleven van merkstandaarden en zorgt voor een consistente merkervaring via alle marketingkanalen.

Bovendien kunt u met de digitale publicatiefuncties uw digitale middelen publiceren op sociale mediakanalen, marketingautomatiseringssystemen, websites enzovoort.

Niet alle bedrijven die te maken hebben met digitale middelen hebben een DAM-systeem nodig. Het wordt meestal gebruikt door bedrijven met veel digitale media-inhoud die ze willen organiseren en gebruiken. Als je een van de volgende zaken ervaart, zou je het gebruik van de software moeten overwegen:

• bezit veel digitale activa
• eenmalig gebruik van assets, omdat het moeilijk is om die assets terug te vinden
• problemen hebt met het traceren van marketingproblemen
• problemen met merk- en marketingconsistentie
• niet zeker bent van gebruiksrechten voor uw assets
• beveiligingsproblemen hebben
• het is soms moeilijk om een goede versie van de assets te vinden
• problemen hebben met het converteren van assets naar de vereiste formaten
• moeite hebben om samen te werken met andere collega's en medewerkers aan assets
• uw marketingcampagnes zijn niet consistent over verschillende kanalen.

Bedrijven in verschillende sectoren die geïnteresseerd zijn in het optimaliseren van hun huidige digitale asset processen en workflows hebben een DAM softwareoplossing nodig. De belangrijkste uitdagingen bij het kiezen van het juiste systeem zijn

• Het moet makkelijk zijn om een asset te vinden in het systeem
• Assets moeten beschikbaar zijn waar en wanneer je ze nodig hebt
• Creatieve samenwerking moet vereenvoudigd en beter georganiseerd worden
• Het systeem moet een passend beveiligingsniveau garanderen
• Het gebruik van DAM moet werktijd besparen, niet verlengen.

Wie moet een DAM gebruiken en waarvoor?

Interne gebruikers

Verkoopmanagers en marketeers kunnen samenwerken bij het maken, beheren en distribueren van marketing- en merkmaterialen. De systemen kunnen worden aangepast aan de behoeften van verschillende regionale markten en talen. Een goed systeem zou de merkconsistentie over alle distributiekanalen moeten verbeteren. Deze materialen worden meestal direct in het DAM-systeem goedgekeurd voor gebruik in toekomstige verkoopgesprekken en presentaties. Versiecontrole in het systeem zorgt ervoor dat de allerlaatste assetversies worden gebruikt in de productie.

Designers gebruiken de DAM-software om hun creatieve processen te optimaliseren. Nadat ze nieuwe digitale assets hebben gemaakt, worden ze geüpload naar het DAM-systeem. Assets kunnen indien nodig direct in het systeem worden getransformeerd en geoptimaliseerd.

Fotografen kunnen nieuwe foto's uploaden voor verdere beoordeling, verrijking met metadata-informatie en distributie in het DAM-systeem.

Juridische managers kunnen activalicenties opslaan, samen met de vervaldata van de assets. Rolbeheer en toegangscontrole zorgen ervoor dat alleen mensen die toegang nodig hebben deze ook krijgen. Alleen geautoriseerde assets kunnen worden gebruikt.

Het DAM-systeem maakt het leven gemakkelijker voor IT Professionals, omdat zij niet langer verantwoordelijk zijn voor extra omgevingen voor opslag en uitwisseling van digitale middelen en ook de samenwerking tussen verschillende partijen niet hoeven te organiseren. De beveiliging van bestanden is eenvoudiger te implementeren. Zelfs als DAM intern wordt onderhouden, is het eenvoudiger om één systeem te beheren dat aan alle "digitale" eisen voldoet. Met deze systemen kun je de gegevensuitwisseling met systemen van derden volledig automatiseren, waardoor er minder fouten worden gemaakt.

Externe gebruikers

Bureaus kunnen de software gebruiken om klantgerelateerde bedrijfsmiddelen op te slaan en deze vervolgens aan klanten te presenteren en feedback te verzamelen. Assets kunnen worden gedeeld tussen teamleden die aan hetzelfde project of dezelfde campagne werken. Dergelijke middelen zijn goed georganiseerd, zorgen voor consistentie en creëren een professionele uitstraling voor de klant en passen bij het merk.

Kanaalpartners, distributeurs, aannemers en andere partners kunnen laatste versies ontvangen van goed gestructureerde en goedgekeurde digitale inhoud voor hun marketingcampagnes. Deze on-brand materialen zijn eenvoudig bij te werken. Een DAM-systeem helpt dus bij het organiseren van samenwerking en gegevensuitwisseling en vereenvoudigt de communicatie.

Waarom is DAM-software zo populair?

Moderne bedrijven promoten hun producten door middel van digitale content die via alle kanalen en apparaten wordt geleverd en die zorgt voor een uniforme merk- en productcommunicatie. De eerste stap om dit mogelijk te maken is het centraal opslaan en beheren van assets.

Digital Asset Management is meer dan alleen een opslagruimte voor verschillende bestanden. Je moet metadata creëren en ermee werken om het volledige potentieel van de asset te realiseren. Metadata creëren echte waarde voor digitale assets, beschrijven de asset, bieden context en maken het mogelijk voor mensen om te zoeken naar de asset.

Digitale middelen geven een merk of product op de juiste manier visueel weer en maken het aantrekkelijk en uniform voor de eindklant via alle kanalen. Digital Asset Management is een hulpmiddel van onschatbare waarde geworden voor effectieve omnichannelmarketing en een van de belangrijkste hulpmiddelen voor marketeers en salesmanagers die hun werk eenvoudiger willen maken.

Moderne oplossingen maken actief gebruik van kunstmatige intelligentie en machine-learning voor het taggen van assets en het aanbieden van geschikte en relevante content aan verschillende klantendoelgroepen.

DAM-eisen zijn veeleisend

Elke gebruiker moet een eigen lijst opstellen met DAM-eisen voor toekomstige software. Dit komt omdat elk bedrijf verschillende processen heeft voor het creëren, beheren, distribueren en publiceren van hun assets. Sommigen hebben hun eigen grafische ontwerpers en PR-teams, anderen maken gebruik van de diensten van freelancers of gespecialiseerde bureaus.

Typische vereisten zijn echter

• schaalbaarheid - het systeem moet schaalbaar zijn zodat het bedrijf kan groeien
• Functioneel toepassingsgebied - de software moet alle functies hebben die nodig zijn om aan de huidige en toekomstige bedrijfsbehoeften te voldoen.
• integreerbaarheid - het systeem moet gemakkelijk te integreren zijn in het systeemlandschap van uw bedrijf
• aanpasbaarheid - het systeem moet gemakkelijk aan te passen zijn aan uw bedrijfsprocessen en workflows
• toegankelijkheid - het moet mogelijk zijn om het systeem te gebruiken waar en wanneer u het nodig hebt.

Hoe kiest u een geschikt DAM-systeem?

Er zijn veel oplossingen op de markt, dus het kiezen van een geschikt systeem is niet eenvoudig.

Om te beginnen is het belangrijk om de mensen te identificeren die het systeem zullen gebruiken en de processen die het DAM zal afdekken. Maak een lijst met functies die je graag in je toekomstige oplossing zou willen zien. Vergeet niet om rekening te houden met niet-functionele vereisten, zoals veiligheidskwesties, die je ook op je lijst moet zetten.

Als je alle vereisten hebt verzameld en beschreven, is het tijd om de DAM-leveranciers te identificeren die aan je behoeften kunnen voldoen. Leg het eerste contact. Vraag de leverancier om commentaar op je lijst met vereisten. Nu kun je de lijst van potentiële leveranciers beperken tot 2 of 3 en hen uitnodigen om hun software te presenteren.

DAM functies

Zoals gezegd gaat Digital Asset Management over opslag, organisatie, gebruik, delen en distribueren van je digitale activa en het automatiseren van de gerelateerde processen. DAM-software kan de creatieve workflow, gebruikstracering en toestemmingen vereenvoudigen.

DAM-systemen hebben vaak verschillende functies afhankelijk van de doelgroep van gebruikers, maar de kernfuncties zouden voor iedereen hetzelfde moeten zijn:

• importeren en exporteren van de digitale activa
• bestanden uploaden, afzonderlijk en in sets
• assets opslaan op een centrale locatie met aanpasbare metadatavelden
• assets verrijken met metadata
• metadata insluiten
• beveiliging van assets door toegangsrechten te beheren
• assets categoriseren en groeperen
• bestanden zoeken met geavanceerde zoekopdrachten en filtering
• collecties maken en gebruiken
• bestanden delen met geregistreerde en niet-geregistreerde gebruikers
• ondersteun workflows voor het creëren, beoordelen en goedkeuren van assets
• samenwerken aan bedrijfsmiddelen verbeteren
• digitale middelen insluiten in applicaties en platforms van derden
• afbeeldingen en andere middelen automatisch, met AI of handmatig taggen
• afbeeldingen van watermerken voorzien
• digitale middelen transformeren door ze te converteren naar verschillende bestandstypen en formaten
• digitale inhoud insluiten en publiceren.

Soorten digital asset management systemen - cloud-gebaseerd vs. lokaal

Cloud-gebaseerde DAM-systemen werken vanuit de cloud binnen een Software as a Service (SaaS) licentie- en leveringsmodel. Software wordt gelicentieerd op basis van een abonnementsmodel en wordt centraal gehost, onderhouden en geüpgraded in de cloud. Noch de hardware, noch de software hoeft door de gebruiker onderhouden te worden, dus deze kosten worden bespaard. Cloud-gebaseerde DAM-software is meestal webgebaseerd, wat betekent dat je alleen een moderne webbrowser nodig hebt om het te gebruiken.

In tegenstelling tot cloud-gebaseerde DAM-oplossingen wordt DAM-software op locatie geïnstalleerd en onderhouden op de serverinfrastructuur van de adopter, die gehuurd kan worden. De adopter krijgt dus de volledige controle over het onderhoud van de hardware. Meestal is de softwareleverancier betrokken bij het proces en nog steeds verantwoordelijk voor het onderhoud, updaten en upgraden van de software.

Hybride oplossingen zijn ook mogelijk. Open-source DAM-software zoals AtroDAM kan zowel on-premise als vanuit de cloud worden gebruikt. Elke gebruiker beslist zelf welk model het beste past bij de eisen van het bedrijf. In tegenstelling tot klassieke cloud-gebaseerde software is het met deze oplossing mogelijk om directe controle te houden over je eigen gegevens.

Voor- en nadelen van DAM

Software voor het beheer van digitale middelen fungeert als een enkele bron van waarheid voor de digitale inhoud van het bedrijf, die meestal wordt gebruikt in de dagelijkse marketingactiviteiten. Naarmate het aantal digitale middelen toeneemt, zullen meer afdelingen, zoals product-, verkoop-, PR- en inkoopafdelingen, profiteren van het gebruik van een DAM-systeem.

DAM biedt veel voordelen voor gebruikers:

• assets zijn beter vindbaar
• verbetert de klantervaring
• maakt eenvoudiger en intuïtiever navigeren door bedrijfsmiddelen mogelijk
• bevordert hergebruik en hergebruik van assets om kosten voor de aanschaf van een vervanging te besparen
• zorgt voor efficiëntere interne processen bij het opslaan, beheren, delen en distribueren van de digitale assets
• verbetert de interne en externe samenwerking
• verbetert de creativiteit van teams
• verbetert de merkconsistentie
• verbetert de time-to-market in verschillende processen en projecten
• verbetert de controle- en toegangsregels voor de belanghebbenden
• verlaagt de kosten van bestandsbeheer.

Er zijn ook een paar nadelen aan het gebruik van een DAM:

• het gebruik van een DAM betekent dat je de regels van het systeem moet begrijpen en bijhouden, dus het kan moeilijk zijn om iedereen aan boord te krijgen
• het is meestal ingewikkelder dan helemaal geen systeem gebruiken
• het is zeker duurder dan geen systeem gebruiken (als indirecte kosten niet worden meegerekend)
• niet iedereen heeft er een nodig
• het kan niet worden gezien als een oplossing voor alle "digitale" problemen.

Met welke systemen kan een DAM gebruikt worden?

De meeste DAM-systemen kunnen geïntegreerd worden met andere systemen van derden, die gebruikt worden door

• Ontwerpers en fotografen - bijv. Adobe Photoshop, Adobe InDesign,
• Content Managers - bijv. CMS, EMC, blogs, social media platforms,
• Marketeers - bijv. marketing automation tools, social media tools,
• E-Commerce Managers - bijv. websites en online winkels,
• en anderen.

DAM-software kan dus worden geïntegreerd met andere software, zowel voor de bron van de digitale activa als voor de distributie ervan.

loont een DAM-systeem?

Het implementeren van een DAM-systeem kan het bedrijf veel geld besparen. Er zijn veel oplossingen op de markt, variërend van erg duur tot aantrekkelijk geprijsd. Natuurlijk hebben deze oplossingen niet dezelfde functionele reikwijdte. Maar dat is normaal. Je hebt geen oplossing nodig met het grootste aantal functies, je hebt een oplossing nodig met de functies die je gaat gebruiken. Het zal dus zeker lonen om de juiste match te vinden tussen de oplossing en jouw vereisten. De belangrijkste reden voor het implementeren van een DAM-software is het verbeteren van de merkcommunicatie en -waarde en het optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen rondom je digitale content. Een van de belangrijkste redenen om een DAM te installeren is de tijd die bespaard wordt bij het zoeken naar de juiste digitale activa. Voor elk bedrijf betekent tijdbesparing geldbesparing.

Conclusie

De hoeveelheid digitale content die je bezit is een belangrijke factor bij het al dan niet gebruiken van een DAM-systeem. Het systeem dicht de kloof tussen marketing- en creatieve teams en bevordert op een veilige manier de creatie, het beheer en de distributie van digitale content.

DAM-systemen stroomlijnen de processen en verminderen redundanties tijdens het werken met digitale middelen. Het systeem helpt bij het organiseren van effectieve samenwerking bij het bewerken, becommentariëren, beoordelen en goedkeuren van digitale middelen. Met DAM kunt u uw assets direct opnemen in uw webbronnen zoals websites, online winkels of profielen op sociale media.

Een van de belangrijkste functies van een DAM-systeem is het hergebruiken van assets, wat veel tijd en geld kan besparen. DAM-systemen kunnen gedetailleerde analyses geven van het gebruik van je digitale middelen. Als je begrijpt welke middelen de meeste interactie krijgen, kun je je merkcommunicatie en marketingcampagnes verbeteren.