En el mundo moderno no es fácil para una empresa destacar entre sus competidores. Los equipos de marketing se enfrentan a más trabajo, porque las comunicaciones tienen lugar principalmente en línea, y éstas a menudo incluyen aspectos visuales. Los contenidos digitales se han convertido, por tanto, en una importante característica de la marca.

En este artículo, explicaremos en detalle qué es la Gestión de Activos Digitales, cómo funciona, qué problemas resuelve, qué características y ventajas ofrece y qué empresas podrían beneficiarse de su implantación.

¿Qué es un activo digital?

Activos digitales son archivos que existen en formato digital y que aportan valor a la empresa o al individuo que los posee. Los activos digitales pueden incluir documentos digitales, hojas de cálculo, archivos de audio, contenidos digitales, imágenes, logotipos, vídeos y películas, archivos gráficos, ilustraciones, archivos 3D y mucho más. En sentido amplio, se puede considerar que cualquier archivo digital es un activo digital.

Los metadatos crean valor adicional para los activos digitales. Los metadatos son datos sobre otros datos. Describen de forma estructurada las especificaciones y características de los activos digitales. Normalmente, los metadatos se almacenan directamente dentro del archivo en cuestión, pero a veces también se almacenan por separado. Ambas opciones son posibles gracias a los sistemas de gestión de activos digitales.

Qué es la gestión de activos digitales - Definición de DAM

La gestión de activos digitales (DAM) es el proceso de gestión de contenidos digitales o activos digitales. La gestión de activos digitales suele facilitarse mediante software DAM.

El software de gestión de activos digitales es un sistema para cargar, almacenar, organizar, gestionar, compartir y distribuir activos digitales de forma segura. En la mayoría de los casos, nos referimos a contenidos multimedia digitales como imágenes, fotos, gráficos, vídeos, archivos de audio, PDF y todo tipo de hojas de cálculo o documentos digitales. En el sector de los medios de comunicación, el DAM también se denomina a veces gestión de activos multimedia (MAM) o, más concretamente, gestión de activos de vídeo (VAM).

El DAM es un repositorio digital centralizado que proporciona acceso a los activos digitales a los empresarios, proveedores de datos, contratistas, clientes y otras partes implicadas. Mejora la productividad y la eficacia de los equipos de marketing y ahorra costes al estructurar y organizar los procesos creativos de la empresa.

El software ayuda a los gestores de contenidos y a los responsables de marketing a gestionar y simplificar a la perfección los procesos creativos, las aprobaciones y la conformidad. Así, el sistema DAM es mucho más que una herramienta de gestión de activos.

¿Por qué se necesita un DAM y qué problemas resuelve?

Cuando se trata del uso de activos digitales, los equipos de marketing se enfrentan a diversos problemas. Estos problemas incluyen:

• almacenamiento disperso
• datos mal organizados
• uso simultáneo de distintas versiones de activos digitales.

El DAM es necesario principalmente para el almacenamiento central interno de todos los activos digitales de la empresa. Se utiliza para organizar la colaboración entre los usuarios internos y externos que necesitan acceder a estos activos. Los distintos departamentos, principalmente los de marketing y ventas, pueden utilizar los activos internamente. También puede ponerlos a disposición externa de diversos contratistas que necesiten acceder a su marca y a los materiales de marketing. Tener todos los activos digitales en un único lugar permite una distribución más sencilla y organizada.

El sistema facilita el cumplimiento de las normas de la marca y garantiza una experiencia de marca coherente en todos los canales de marketing.

Además, las funciones de publicación digital le permiten publicar sus activos digitales en canales de redes sociales, sistemas de automatización de marketing, sitios web, etc.

No todas las empresas que trabajan con activos digitales necesitan un sistema DAM. Suelen utilizarlo las empresas con mucho contenido multimedia digital que se enfrentan a la organización y el uso de estos activos digitales. Si usted experimenta cualquiera de los siguientes, usted debe considerar el uso del software:

• poseer muchos activos digitales
• uso único de los activos, porque es difícil volver a encontrarlos
• tiene dificultades para hacer un seguimiento de los problemas de marketing
• tiene problemas con la coherencia de la marca y el marketing
• No está seguro de los derechos de uso de sus activos.
• tiene problemas de seguridad
• A veces es difícil encontrar una versión adecuada del activo.
• tienen problemas para convertir los activos a los formatos requeridos
• tiene problemas para cooperar en los activos con otros colegas y colaboradores
• tus campañas de marketing no son coherentes en los distintos canales.

Las empresas de todos los sectores interesadas en optimizar los actuales procesos y flujos de trabajo de activos digitales necesitan una solución de software DAM. Los principales retos a la hora de elegir el sistema adecuado incluyen

• Debe ser fácil encontrar cualquier activo en el sistema.
• Los activos deben estar disponibles cuando y donde los necesites.
• La colaboración creativa debe simplificarse y organizarse mejor.
• El sistema debe garantizar un nivel de seguridad adecuado.
• El uso del DAM debe ahorrar tiempo de trabajo, no alargarlo.

¿Quién debe usar un DAM y para qué?

Usuarios internos

Los directores de ventas y los responsables de marketing pueden colaborar en la creación, gestión y distribución de materiales de marketing y marca. Los sistemas se adaptan a las necesidades de los distintos mercados regionales e idiomas. Un buen sistema debe potenciar la coherencia de la marca en todos los canales de distribución. Por lo general, estos materiales se aprueban para su uso en los futuros lanzamientos de ventas y presentaciones directamente en el sistema DAM. El control de versiones en el sistema garantiza que en la producción se utilicen las últimas versiones de los activos.

**Los diseñadores utilizan el software DAM para optimizar sus procesos creativos. Tras crear nuevos activos digitales, se cargan en el sistema DAM. Si es necesario, los activos pueden transformarse y optimizarse directamente en el sistema.

Los fotógrafos pueden cargar nuevas fotos para su posterior revisión, enriquecimiento con información de metadatos y distribución en el sistema DAM.

Los gestores legales pueden almacenar licencias de activos junto con las fechas de caducidad de los mismos. La gestión de roles y el control de permisos garantizan que sólo las personas que necesitan acceso lo obtengan. Sólo se pueden utilizar los activos autorizados.

El sistema DAM facilita la vida a los profesionales de TI, porque ya no son responsables de ningún entorno adicional para el almacenamiento e intercambio de activos digitales ni tienen que organizar la colaboración entre diferentes partes. Garantizar la seguridad de los archivos es más fácil de implementar. Incluso si el DAM se mantiene internamente, es más fácil gestionar un único sistema que cumpla una lista completa de requisitos "digitales". Con estos sistemas se puede automatizar completamente el intercambio de datos con sistemas de terceros, reduciendo así el número de errores cometidos.

Usuarios externos

Las agencias pueden utilizar el software para almacenar activos relacionados con los clientes y, a continuación, presentarlos a los clientes y recabar sus comentarios. Los activos pueden compartirse entre los miembros de un equipo que trabajen en el mismo proyecto o campaña. Dichos activos están bien organizados, garantizan la coherencia y crean un aspecto profesional para el cliente, al tiempo que se ajustan a la marca.

Los socios de canal, distribuidores, contratistas y otros socios pueden recibir las últimas versiones de contenidos digitales bien estructurados y aprobados para sus campañas de marketing. Estos materiales adaptados a la marca son fáciles de actualizar. Así, un sistema DAM ayuda a organizar la colaboración y el intercambio de datos y simplifica la comunicación.

¿Por qué es tan popular el software DAM?

Las empresas modernas promocionan sus productos a través de contenidos digitales que se distribuyen por todos los canales y dispositivos para garantizar una comunicación uniforme de la marca y el producto. El primer paso para conseguirlo es almacenar y gestionar los activos de forma centralizada.

La gestión de activos digitales es algo más que un espacio de almacenamiento para distintos archivos. Hay que crear metadatos de activos e interactuar con ellos si se quiere aprovechar todo el potencial del activo. Los metadatos crean valor real para los activos digitales, describiendo el activo, proporcionando contexto y haciendo posible que la gente busque el activo.

Los activos digitales representan visualmente una marca o un producto de forma adecuada, haciéndolo atractivo y uniforme para el cliente final en todos los canales. La gestión de activos digitales se ha convertido en una herramienta inestimable para un marketing omnicanal eficaz y en una de las herramientas más importantes para los responsables de marketing y ventas que quieren facilitar su trabajo.

Las soluciones modernas utilizan activamente la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para etiquetar los activos y ofrecer contenidos adecuados y pertinentes a los distintos grupos de clientes.

Los requisitos de DAM son exigentes

Cada adoptante tiene que crear una lista propia con los requisitos de DAM para futuros requisitos de software. Esto se debe a que cada empresa tiene diferentes procesos de creación, gestión, distribución y publicación de sus activos. Algunas pueden tener sus propios diseñadores gráficos y equipos de relaciones públicas, otras pueden utilizar los servicios de autónomos o agencias especializadas.

No obstante, los requisitos típicos incluyen:

• escalabilidad - el sistema debe ser escalable para permitir el crecimiento de la empresa
• alcance funcional - el software debe tener todas las funciones necesarias para cubrir las necesidades empresariales actuales y futuras
• Integrabilidad: el sistema debe poder integrarse fácilmente en el entorno de sistemas de la empresa.
• Adaptabilidad: el sistema debe poder adaptarse fácilmente a los procesos y flujos de trabajo de su empresa.
• Accesibilidad a distancia: el sistema debe poder utilizarse cuando y donde se necesite.

¿Cómo elegir un sistema DAM adecuado?

Existen muchas soluciones en el mercado, por lo que elegir un sistema adecuado no es fácil.

Para empezar, es importante identificar a las personas que utilizarán el sistema y los procesos que cubrirá el DAM. Elabore una lista con las características que le gustaría ver en su futura solución. No olvide tener en cuenta los requisitos no funcionales, como las cuestiones de seguridad, que también debe incluir en su lista.

Por último, una vez reunidos y descritos todos los requisitos, es hora de identificar a los proveedores de DAM que pueden satisfacer sus necesidades. Establezca el primer contacto. Pida al proveedor que comente su lista de requisitos. Ahora, puede reducir la lista de posibles proveedores a 2 o 3 e invitarles a presentar su software.

Características DAM

Como ya se ha mencionado, la gestión de activos digitales consiste en almacenar, organizar, utilizar, compartir y distribuir sus activos digitales y automatizar los procesos relacionados. El software DAM puede simplificar el flujo de trabajo creativo, el seguimiento del uso y los permisos.

Los sistemas DAM suelen tener características diferentes en función del grupo de usuarios al que van dirigidos, pero las funciones básicas deben ser las mismas para todos:

• importación y exportación de los activos digitales
• cargar archivos, individualmente y en conjuntos
• almacenar los activos en una ubicación central con campos de metadatos personalizables
• enriquecer los activos con metadatos
• incrustar metadatos
• Garantizar la seguridad de los activos gestionando los permisos de acceso.
• categorizar y agrupar activos
• Búsqueda de archivos mediante consultas de búsqueda avanzadas y filtrado.
• Crear y utilizar colecciones
• compartir archivos con usuarios registrados y no registrados
• Admite flujos de trabajo para crear, revisar y aprobar activos.
• Mejorar la colaboración en activos
• Integrar activos digitales en aplicaciones y plataformas de terceros.
• Etiquetar imágenes y otros activos de forma automática, utilizando IA, o manualmente.
• poner marcas de agua a las imágenes
• Transformar activos digitales convirtiéndolos a distintos tipos y tamaños de archivo.
• Integrar y publicar contenidos digitales.

Tipos de sistemas de gestión de activos digitales: en la nube o in situ

Los sistemas DAM basados en la nube operan desde la nube dentro del modelo de licencias y entrega de Software como Servicio (SaaS). El software se licencia según un modelo de suscripción y se aloja, mantiene y actualiza de forma centralizada, en la nube. Ni el hardware ni el software deben ser mantenidos por el adoptante, por lo que se ahorran estos costes. El software DAM basado en la nube suele estar basado en la web, lo que significa que todo lo que se necesita para utilizarlo es un navegador web moderno.

A diferencia de las soluciones DAM basadas en la nube, el software DAM on-premise se instala y mantiene en la infraestructura de servidores del adoptante, que puede ser alquilada. Así, el adoptante obtiene el control total sobre el mantenimiento del hardware. Por lo general, el proveedor de software participa en el proceso y sigue siendo responsable del mantenimiento, la actualización y la mejora del software.

Las soluciones híbridas también son posibles. El software DAM de código abierto como AtroDAM puede utilizarse tanto en las instalaciones como fuera de la nube. Cada usuario decide por sí mismo qué modelo se adapta mejor a las necesidades de su empresa. A diferencia del software clásico basado en la nube, con esta solución es posible mantener el control directo sobre los propios datos.

Ventajas e inconvenientes del DAM

El software de gestión de activos digitales actúa como una única fuente de verdad para los contenidos digitales de la empresa, normalmente utilizados en las actividades diarias de marketing. A medida que aumente el número de activos digitales, más departamentos, como los de productos, ventas, relaciones públicas o compras, se beneficiarán del uso de un sistema DAM.

El DAM aporta muchas ventajas a quienes lo adoptan:

• los activos se encuentran más fácilmente
• mejora la experiencia del cliente
• permite una navegación más fácil e intuitiva por los activos
• Fomenta la reutilización de los activos para ahorrar costes de sustitución.
• Garantiza procesos internos más eficientes de almacenamiento, gestión, intercambio y distribución de activos digitales.
• mejora la colaboración interna y externa
• mejora la creatividad del equipo
• mejora la coherencia de la marca
• mejora el tiempo de comercialización de diversos procesos y proyectos
• Mejora las normas de control y acceso para las partes interesadas.
• reduce los costes de gestión de archivos.

También hay un par de desventajas al utilizar un DAM:

• El uso de un DAM implica que hay que entender y seguir las reglas del sistema, por lo que puede ser difícil conseguir que todo el mundo lo acepte.
• Suele ser más complicado que no utilizar ningún sistema.
• Sin duda es más caro que no utilizar ningún sistema (si no se tienen en cuenta los costes indirectos).
• no todo el mundo lo necesita
• No puede considerarse una solución para todos los problemas "digitales".

¿Con qué sistemas puede utilizarse un DAM?

La mayoría de los sistemas DAM pueden integrarse con otros sistemas de terceros, que son utilizados por

• Diseñadores y fotógrafos: Adobe Photoshop, Adobe InDesign, etc,
• Gestores de contenidos: CMS, EMC, blogs, plataformas de redes sociales, etc,
• Gestores de marketing: herramientas de automatización del marketing, herramientas de redes sociales, etc,
• Gestores de comercio electrónico - por ejemplo, sitios web y tiendas en línea,
• y otros.

Así pues, el software DAM puede integrarse con otros programas tanto para el origen de los activos digitales como para su distribución.

¿Resulta rentable un sistema DAM?

Implantar un sistema DAM puede ahorrar mucho dinero a la empresa. Hay muchas soluciones en el mercado, desde muy caras a precios atractivos. Por supuesto, estas soluciones no tienen el mismo alcance funcional. Pero eso es normal. No necesitas las soluciones con el mayor número de funciones, necesitas una solución que tenga las funciones que vas a utilizar. Por lo tanto, encontrar la solución que mejor se adapte a sus necesidades valdrá la pena. La principal razón para implantar un software DAM es mejorar la comunicación y el valor de la marca y optimizar y automatizar los procesos empresariales en torno a sus contenidos digitales. Una de las principales razones para instalar un DAM es el tiempo que se ahorra en la búsqueda del activo digital adecuado. Para cualquier empresa, tiempo ahorrado significa dinero ahorrado.

Conclusión

La cantidad de contenido digital que se posee es un factor determinante a la hora de utilizar o no un sistema DAM. El sistema cierra la brecha entre los equipos de marketing y creativos y fomenta de forma segura la creación, gestión y distribución de contenidos digitales.

Los sistemas DAM agilizan los procesos y reducen las redundancias al trabajar con activos digitales. El sistema ayuda a organizar una colaboración eficaz sobre los activos digitales, a la hora de editarlos, comentarlos, revisarlos y aprobarlos. El DAM le permite incrustar sus activos directamente en sus recursos web, como sitios web, tiendas en línea o perfiles en las redes sociales.

Una de las funciones más importantes de un sistema DAM es la reutilización de los activos, que puede ahorrar mucho tiempo y dinero. Los sistemas DAM pueden proporcionar análisis detallados del uso de sus activos digitales. Comprender qué activos reciben la mayor interacción le permitirá mejorar la comunicación de su marca y sus campañas de marketing.