Als je bedrijf online producten verkoopt, grote bestellingen verwerkt en complexe voorraden beheert terwijl het meerdere verkoopkanalen gebruikt, is het raadzaam om ERP te integreren met e-commerce platforms. Een dergelijke integratie wordt bijna verplicht als je ook te maken hebt met aangepaste prijsstructuren. Deze integratie helpt je bedrijf fouten te verminderen, tijd te besparen, de klantervaring te verbeteren en efficiënt te schalen.

Het kan bijvoorbeeld automatisch ordergegevens van e-commerce naar het ERP overbrengen, klantgegevens direct bijwerken, klanten actuele voorraadniveaus laten zien en meer op een geautomatiseerde en schaalbare manier.

ERP e-commerce integratie: De te nemen stappen

Maar voor het zoeken naar beschikbare integratie oplossingen, laten we gaan door alle redelijke stappen te nemen bij de integratie van uw ERP met e-commerce platformen een voor een.

1. Betrek relevante belanghebbenden vroegtijdig

Betrek alle belangrijke belanghebbenden (bijv. IT, operations, marketing, klantenservice) vanaf het begin. Dit zorgt voor een volledig begrip van de pijnpunten en stemt de doelen van alle teams op elkaar af voordat er een beslissing wordt genomen over de te gebruiken integratieoplossing. Alle gegevens die relevant zijn voor belanghebbenden moeten worden gesynchroniseerd en up-to-date worden gehouden in alle systemen die zij gebruiken, zolang dit technisch mogelijk is.

2. Identificeer pijnpunten en unieke workflows

Analyseer de uitdagingen waarmee uw bedrijf wordt geconfronteerd op basis van de feedback van verschillende teams (bijv. fouten bij handmatige gegevensinvoer, vertragingen bij de verwerking) en de unieke workflows die ondersteuning nodig hebben (bijv. verkoop via meerdere kanalen, aangepaste prijzen, enz.) Magazijnmedewerkers moeten bijvoorbeeld aan het begin van hun dienst direct toegang hebben tot nieuwe orders, in plaats van vertragingen van enkele uren. Ze moeten ook orders kunnen verwerken binnen één enkel systeem, zonder dat ze op meerdere platforms moeten zoeken naar verschillende stukken informatie.

3. Stel meetbare doelen

Het doel van systeemintegratie is meestal om de uitwisseling van gegevens volledig automatisch te laten verlopen; dit betekent dat elk record waarvoor gegevens uit een ander systeem moeten worden verkregen, volledig automatisch moet worden bijgewerkt. Duidelijke integratiedoelen kunnen zijn:

• voorraad in realtime automatisch synchroniseren om oververkoop of stockouts te voorkomen;
• automatisch herberekende prijzen synchroniseren zodra deze worden gewijzigd;
• automatisch synchroniseren van orders van het e-commerce platform naar het ERP voor efficiënte afhandeling;
• automatisch klantprofielen synchroniseren en de aankoopgeschiedenis bijwerken om een gepersonaliseerde ervaring te bieden.

Dit zijn de maatstaven voor succes.

4. Focus op essentiële prestatie-indicatoren (KPI's)

Bepaal KPI's om de voortgang bij te houden en succes te meten. De belangrijkste KPI's zijn meestal:

• Uptime/Beschikbaarheid: Meet het percentage van de tijd dat de geïntegreerde systemen operationeel en toegankelijk zijn.
• Foutenpercentage: Volgt de frequentie van integratiefouten (bijv. API call errors, message delivery failures).
• Verwerkingstijd: meet hoe lang integratie workflows duren om te voltooien.
• Schaalbaarheidscijfers: Meet het vermogen van het systeem om verhoogde belasting aan te kunnen (bijv. aantal API-aanroepen of transacties per seconde) zonder verslechtering.
• Tevredenheidsscore: Enquêtes of beoordelingen van eindgebruikers of belanghebbenden over de bruikbaarheid en betrouwbaarheid van de integratie.
• Support Ticket Volume: Volgt het aantal door gebruikers gemelde problemen met betrekking tot de integratie.

5. Selecteer de juiste integratiemethode

Bij ERP e-commerce integratie zijn er verschillende integratiemethoden om uit te kiezen.

Integratieplatforms

Software of frameworks die ontworpen zijn om ongelijksoortige systemen met elkaar te verbinden, hetzij op locatie of in de cloud, staan bekend als integratieplatforms. Deze platformen zorgen ervoor dat verschillende applicaties, databases en diensten kunnen communiceren en samenwerken. Ze vergemakkelijken de gegevensstroom en automatisering.
Propriëtaire integratieplatforms worden ontwikkeld en onderhouden door bedrijven die geld vragen voor het gebruik ervan. Dergelijke platformen bieden meestal geavanceerde functies, ondersteuning en schaalbaarheid. Bekende propriëtaire integratieplatforms zijn onder andere MuleSoft en Microsoft Power Automate.
Open-source integratieplatforms, daarentegen, zijn gratis beschikbaar en worden geleverd met open code die kan worden aangepast om aan specifieke behoeften te voldoen. Dit stelt ontwikkelaars in staat om het platform aan te passen aan hun unieke eisen en zorgt voor meer flexibiliteit en transparantie. AtroCore is een opmerkelijk voorbeeld van een open-source integratieplatform.
AtroCore is een gratis en open-source data-integratieplatform dat naadloze integratie biedt tussen ERP-systemen, e-commerceplatforms en vrijwel elk ander systeem. Het gebruikt voornamelijk REST API's voor integratie voor real-time gegevensuitwisseling. Voor systemen zonder API-mogelijkheden ondersteunt AtroCore integratie via databasequery's of bestandsuitwisselingen. AtroCore biedt volledig geautomatiseerde, bidirectionele gegevenssynchronisatie tussen ERP- en e-commerceplatforms, die kan worden uitgevoerd volgens een vooraf geconfigureerd schema of kan worden geactiveerd door specifieke gebeurtenissen. Typische use cases zijn het synchroniseren van productgegevens, prijzen en voorraadniveaus van ERP naar e-commerce platforms, terwijl klantgegevens, orderinformatie en leveringsstatussen terug kunnen stromen naar het ERP-systeem. Omdat AtroCore open-source is, kan het onbeperkt worden aangepast.

iPaaS (Integratieplatform als een Service)

In tegenstelling tot traditionele integratieplatforms die zowel cloudgebaseerd als on-premise kunnen zijn en meer technische expertise en infrastructuur vereisen, zijn iPaaS cloud-native platforms die zijn ontworpen voor naadloze integratie met vooraf gebouwde connectoren en low-code tools. Dit zijn cloudgebaseerde integratieplatforms die een gemiddelde tot hoge mate van aanpasbaarheid en flexibiliteit bieden in combinatie met weinig of geen-codefuncties. Veel iPaaS-platforms (bijvoorbeeld MuleSoft, Dell Boomi, Celigo) bieden visuele interfaces met drag-and-drop tools en vooraf gebouwde connectors. Met deze functies kunnen gebruikers integraties opzetten zonder code te schrijven. Voor de meeste scenario's, vooral bij het integreren van bekende ERP's en e-commerce platformen, volstaan iPaaS platformen. Ze zijn echter niet de perfecte keuze voor sterk aangepaste workflows, de scenario's van legacysystemen of krappe budgetten.

Middleware-oplossingen

Fungeert als een tussenlaag die complexe integraties en gegevenstransformaties mogelijk maakt en biedt een gemiddelde tot hoge mate van maatwerk (bijv. IBM Integration Bus). Traditionele middleware-software is enterprise-grade en biedt gecentraliseerde platforms om alle integraties op schaal te beheren en te controleren. Deze software kan geschikt zijn voor complexe ERP e-commerce integraties als er legacy systemen zonder API bij betrokken zijn. Maar voor meer gebruikelijke scenario's waarbij zowel ERP- als e-commerceplatforms API's hebben, is middleware-software een overkill, zowel qua complexiteit als qua prijs.

Inheemse integraties (platform-specifiek)

Native integraties van softwareleveranciers (Shopify Plus met NetSuite, SAP Commerce Cloud met SAP S/4HANA, Magento met Adobe Experience Manager, Oracle Commerce Cloud met Oracle ERP Cloud en WooCommerce met Jetpack) zijn vooraf geconfigureerde oplossingen die zijn ontworpen om specifieke ERP- en e-commercesystemen met elkaar te verbinden. Deze integraties zijn meestal eenvoudig op te zetten, omdat ze geoptimaliseerd zijn voor compatibiliteit tussen de platforms van de leverancier of algemeen gekoppelde systemen. Ze bieden meestal basissynchronisatie van gegevens, zoals voorraadupdates, orderverwerking en uitwisseling van klantgegevens, met beperkte aanpassingsopties. Native integraties zijn handig en kosteneffectief en passen goed bij bedrijven met eenvoudige integratiebehoeften. Ze zijn echter meestal niet voldoende voor bedrijven die meer flexibiliteit nodig hebben en complexe workflows, gespecialiseerde gegevenstransformaties of integraties met meerdere systemen hebben. In dergelijke gevallen is het de moeite waard om integratietools van derden te onderzoeken. De aanpak die je kiest voor integratie zal beïnvloeden hoeveel handmatige inspanning nodig is voor verdere stappen zoals data mapping, testen, training en optimalisatie.

Aangepaste integraties

Misschien overweegt u om een unieke oplossing op maat van uw bedrijf te bouwen. Het klinkt misschien aantrekkelijk vanwege de beloofde flexibiliteit, maar dit gaat meestal ver boven de redelijke kosten en kost te veel tijd om te implementeren en te onderhouden. De meeste bedrijven gebruiken een aantal populaire ERP's zoals SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, NetSuite of Odoo, en e-commerce platforms zoals Shopify, Magento, BigCommerce of WooCommerce. Deze bekende ERP- en e-commerceplatforms hebben vooraf gebouwde integraties die worden geleverd door externe integratieplatforms of bieden integratietools rechtstreeks van de ERP- of e-commerceverkopers zelf.

Overzicht van de oplossing**

Best Practices voor ERP E-Commerce integratie

1. Relevante gegevens definiëren

Voor de integratie van e-commercesystemen met ERP moeten de gegevens die relevant zijn voor de systeemintegratie worden gedefinieerd voor naadloze communicatie tussen de ERP- en e-commercesystemen. Om dat te doen, moeten bedrijven een gegevensaudit uitvoeren in de ERP- en e-commercesystemen en inconsistenties identificeren in naamgevingsconventies, gegevenstypes, formaten, enz.

Zodra de gegevens genormaliseerd zijn, breng je de overeenkomstige velden tussen de ERP- en e-commercesystemen in kaart. Breng bijvoorbeeld het veld "Prijs" in het ERP op één lijn met het veld "Kosten" in het e-commerce platform, zodat de gegevensstroom synchroon loopt. De mapping definieert relaties tussen velden zonder de genormaliseerde gegevens te wijzigen.

2. Gegevenssynchronisatiestromen definiëren

Nadat de verbindingen tussen ERP- en e-commercesystemen tot stand zijn gebracht, is het belangrijk om afzonderlijke gegevenssynchronisatiestromen te automatiseren, zoals bestellingen voorraadupdates, klanten, productstamgegevens, productspecificatie, productafbeeldingen, productprijzen, statusmeldingen van bestellingen, enz. Een belangrijk onderdeel van dergelijke workflowautomatisering is het mogelijk maken van bijna-realtime updates tussen de systemen. Op deze manier worden de systemen geconfigureerd om onmiddellijk workflows te triggeren, waardoor gegevens in realtime worden bijgewerkt. Dit zijn onvermijdelijke en kritieke stappen in elke ERP e-commerce integratie die zorgen voor naadloze, real-time activiteiten, handmatige interventie verminderen en de schaalbaarheid vergroten.

3. Geef prioriteit aan schaalbaarheid

Ontwerp de integratie om tijdens piekperiodes (bijv. feestdagen) grotere transactievolumes aan te kunnen. ERP- of e-commerce-platforms in de cloud zijn beter geschikt om eenvoudig te schalen. Ze zijn ontworpen om bronnen (bijv. servers, opslag, bandbreedte) op verzoek te schalen. Hierdoor kunnen ze pieken in verkeer of transacties opvangen zonder de prestaties te beïnvloeden.

4. Veilige gegevensuitwisseling

Gebruik versleutelde verbindingen zoals HTTPS (de beveiligde versie van surfen op het web) en SSL/TLS (protocollen voor beveiligde communicatie) om gevoelige gegevens te beschermen. Versleuteling maakt je gegevens onleesbaar voor iedereen die ze probeert te onderscheppen terwijl ze worden verzonden. Wanneer klanten bijvoorbeeld hun creditcardgegevens invoeren op je e-commercesite, zorgt versleuteling ervoor dat alleen jouw systemen de informatie kunnen decoderen. Zorg ervoor dat de gebruiker/credentials die worden gebruikt voor gegevenssynchronisatie lees- en schrijfrechten hebben voor alle gegevens die relevant zijn voor synchronisatie, ongeacht de RBAC-regels (role-based access control) die zijn geconfigureerd in de gerelateerde systemen. In het beste geval mogen deze gebruiker/referenties alleen worden gebruikt voor integratiedoeleinden en niet door een echte persoon.

5. Grondig testen voor de implementatie

Voer uitgebreide tests uit voor alle integratiepunten, inclusief stresstests voor scenario's met veel verkeer. Dit betekent dat je moet controleren hoe gegevens tussen je e-commerce platform en je ERP-systeem bewegen (bijv. bestellingen, voorraadupdates, prijswijzigingen). Test daarnaast mechanismen voor foutafhandeling om er zeker van te zijn dat het systeem soepel kan reageren op problemen (zoals een voorraad die niet op voorraad is of een betalingsfout), zonder grote verstoringen te veroorzaken.

6. Stel de juiste timing in voor gegevenssynchronisatie

Gebruik webhooks of event-driven architecturen voor directe updates om vertragingen bij het synchroniseren van inventaris, bestelstatussen en klantinformatie te minimaliseren. Webhooks (een combinatie van code en netwerkcommunicatie) fungeren als meldingen die het systeem onmiddellijk waarschuwen als er iets belangrijks gebeurt (bijv. een nieuwe bestelling wordt geplaatst of voorraadniveaus veranderen).

Event-driven architectuur stelt het systeem in staat om te reageren op specifieke gebeurtenissen (bijv. wanneer een bestelling wordt betaald, wordt de voorraad meteen bijgewerkt). Deze opzet zorgt ervoor dat updates direct plaatsvinden, zonder te wachten op een geplande synchronisatie, wat betekent dat je een real-time gegevensstroom krijgt.

7. Gedetailleerde logboeken bijhouden

Zorg ervoor dat alle synchronisatieprocessen gelogd worden om foutenanalyse en probleemoplossing mogelijk te maken. Gedetailleerde logboeken moeten informatie vastleggen over succesvolle synchronisaties, mislukte updates en eventuele afwijkingen. Dit helpt om problemen snel te identificeren en op te lossen. Logboeken zijn essentieel voor het handhaven van de betrouwbaarheid van het systeem en het verbeteren van de integratieprestaties na verloop van tijd.

8. Uitgebreide documentatie bijhouden

Documenteer in detail alle geïmplementeerde integratiescenario's en stappen voor probleemoplossing: Het documenteren van integratiescenario's maakt het veel gemakkelijker voor iedereen, of het nu een nieuw teamlid of een externe consultant is, om te begrijpen hoe dingen zijn ingesteld. Neem waar nodig links op naar officiële API-documentatie. Documentatie over het oplossen van problemen is nuttig voor zowel IT-teams als niet-technische gebruikers, en helpt de laatsten om eenvoudiger problemen op te lossen of te bepalen wanneer ze een probleem moeten doorverwijzen naar het technische team. Als een order bijvoorbeeld niet synchroniseert, geeft deze documentatie een overzicht van het probleem en mogelijke oplossingen zoals het opnieuw starten van het synchronisatieproces. Zorg ervoor dat je documentatie duidelijke uitleg bevat voor zowel IT-medewerkers als niet-technische teamleden. Je klantenserviceteam moet bijvoorbeeld weten hoe te controleren of een bestelling correct is gesynchroniseerd, terwijl je IT-team moet weten hoe fouten moeten worden aangepakt.

9. Gegevenssynchronisatie bewaken

Controleer de integratie op fouten en prestatieproblemen na de implementatie. Dit betekent dat zodra de integratie live is, u regelmatig moet controleren op problemen zoals ontbrekende gegevens, mislukte updates of trage synchronisatie. Als een order bijvoorbeeld niet verschijnt in het ERP, kunnen monitoringtools of logboeken helpen om de oorzaak te achterhalen (bijv. verbindingsproblemen of onjuiste gegevensformaten). Het is ook belangrijk om een meldingssysteem voor fouten op te zetten, zoals e-mailwaarschuwingen of andere methoden, om ervoor te zorgen dat de beheerder die verantwoordelijk is voor de synchronisatie snel reageert op problemen. Vertrouwen op handmatige controles, waarbij de beheerder moet inloggen om te controleren op fouten, leidt tot inconsistenties als deze controles niet regelmatig worden uitgevoerd.

10. Werk je integratie regelmatig bij

Controleer regelmatig of de geïmplementeerde integratie moet worden bijgewerkt als reactie op updates van API's van de aangesloten systemen. Na verloop van tijd kunnen e-commerce- of ERP-platforms updates uitbrengen die de werking van hun API's veranderen, daarom is het cruciaal om deze componenten up-to-date te houden.

Belangrijkste opmerkingen

De integratie van ERP met e-commerce platforms is van vitaal belang voor bedrijven die online verkopen, complexe voorraden en aangepaste prijzen verwerken. Deze integratie vermindert handmatige fouten, automatiseert workflows en schaalt activiteiten efficiënt. Het zorgt voor realtime datasynchronisatie, verbetert de klantervaring en verwerkt piektransactievolumes naadloos. Bedrijven kunnen kiezen uit verschillende integratiemethoden, waaronder open-source platforms, cloud-gebaseerde oplossingen (iPaaS) en vooraf gebouwde native tools. Het handhaven van de gegevensbeveiliging, het grondig testen en het bewaken van het systeem na de implementatie zijn van cruciaal belang om succes op lange termijn te garanderen.