Se a sua empresa vende produtos em linha, processa encomendas de grandes dimensões e gere um inventário complexo enquanto utiliza múltiplos canais de vendas, é aconselhável integrar o ERP com plataformas de comércio eletrónico. Essa integração torna-se quase obrigatória se também lidar com estruturas de preços personalizadas. Esta integração ajuda a sua empresa a reduzir os erros, a poupar tempo, a melhorar a experiência do cliente e a expandir-se de forma eficiente.

Pode, por exemplo, transferir automaticamente os detalhes das encomendas do comércio eletrónico para o ERP, atualizar instantaneamente os dados dos clientes, permitir que os clientes vejam os níveis de inventário actualizados e muito mais de uma forma automatizada e escalável.

Integração do ERP E-Commerce: Os passos a seguir

No entanto, antes de procurar soluções de integração disponíveis, vamos percorrer todos os passos razoáveis a seguir para integrar o seu ERP com as plataformas de comércio eletrónico, um por um.

1. Envolver as partes interessadas relevantes desde o início

Envolva todas as principais partes interessadas (por exemplo, TI, operações, marketing, atendimento ao cliente) desde o início. Isto garante uma compreensão abrangente dos pontos problemáticos e alinha os objectivos entre as equipas antes de decidir sobre a solução de integração a utilizar. Todos os dados relevantes para as partes interessadas devem ser sincronizados e mantidos actualizados em todos os sistemas que utilizam, desde que seja tecnicamente possível fazê-lo.

2. Identificar pontos problemáticos e fluxos de trabalho exclusivos

Analise os desafios que a sua empresa enfrenta com base no feedback de diferentes equipas (por exemplo, erros de introdução manual de dados, atrasos no processamento) e os fluxos de trabalho únicos que necessitam de apoio (por exemplo, vendas multicanal, preços personalizados, etc.). Por exemplo, os funcionários do armazém devem ter acesso imediato às novas encomendas no início do seu turno, em vez de sofrerem atrasos de várias horas. Devem também ser capazes de processar encomendas num único sistema, sem terem de procurar diferentes informações em várias plataformas.

3. Definir objectivos mensuráveis

O objetivo da integração de sistemas é, normalmente, tornar a troca de dados totalmente automática; isto significa que qualquer registo para o qual se obtenham dados de outro sistema deve ser atualizado de forma totalmente automática. Objectivos claros de integração podem ser:

• automatize a sincronização do inventário em tempo real para evitar a sobrevenda ou a rutura de stock;
• sincronizar automaticamente os preços recalculados logo que estes sejam alterados;
• sincronizar automaticamente as encomendas da plataforma de comércio eletrónico para o ERP para um cumprimento eficiente;
• sincronizar automaticamente os perfis dos clientes e atualizar o histórico de compras para proporcionar experiências personalizadas.

Estes serão os pontos de referência para o sucesso.

4. Concentre-se nos principais indicadores de desempenho (KPIs)

Determine os KPIs para acompanhar o progresso e medir o sucesso. Normalmente, os KPIs mais importantes são:

• Tempo de atividade/disponibilidade: Mede a percentagem de tempo em que os sistemas integrados estão operacionais e acessíveis.
• Taxa de erro: Rastreia a frequência de falhas de integração (por exemplo, erros de chamada de API, falhas na entrega de mensagens).
• Tempo de processamento: mede o tempo que os fluxos de trabalho de integração levam para serem concluídos.
• Métricas de escalabilidade: Mede a capacidade do sistema de lidar com o aumento da carga (por exemplo, número de chamadas à API ou transacções por segundo) sem degradação.
• Pontuação de satisfação: Pesquisas ou classificações de usuários finais ou partes interessadas sobre a usabilidade e a confiabilidade da integração.
• Volume de tickets de suporte: Acompanha o número de problemas relatados pelos utilizadores relacionados com a integração.

5. Selecionar o método de integração correto

Com a integração do comércio eletrónico ERP, existem vários métodos de integração à escolha.

Plataformas de integração

O software ou as estruturas concebidas para ligar sistemas díspares, quer no local quer baseados na nuvem, são conhecidos como plataformas de integração. Estas plataformas permitem que diferentes aplicações, bases de dados e serviços comuniquem e trabalhem em conjunto. Facilitam o fluxo de dados e a automatização.
As plataformas de integração proprietárias são desenvolvidas e mantidas por empresas que cobram taxas pela sua utilização. Estas plataformas oferecem normalmente funcionalidades avançadas, suporte e escalabilidade. As plataformas de integração proprietárias mais conhecidas são a MuleSoft e a Microsoft Power Automate.
Por outro lado, as plataformas de integração de fonte aberta estão disponíveis gratuitamente e incluem código aberto que pode ser modificado para satisfazer necessidades específicas. Isto permite que os programadores personalizem e adaptem a plataforma às suas necessidades específicas e proporciona mais flexibilidade e transparência. A AtroCore é um exemplo notável de uma plataforma de integração de código aberto.
A AtroCore é uma plataforma de integração de dados gratuita e de código aberto que proporciona uma integração perfeita entre sistemas ERP, plataformas de comércio eletrónico e praticamente qualquer outro sistema. Utiliza principalmente APIs REST para integração e troca de dados em tempo real. Para sistemas sem capacidades de API, o AtroCore suporta a integração através de consultas a bases de dados ou trocas de ficheiros. A AtroCore fornece uma sincronização de dados bidirecional e totalmente automatizada entre plataformas de ERP e de comércio eletrónico, que pode ser executada de acordo com um calendário pré-configurado ou ser acionada por eventos específicos. Os casos de utilização típicos incluem a sincronização de dados de produtos, preços e níveis de inventário do ERP para as plataformas de comércio eletrónico, enquanto os dados dos clientes, informações sobre encomendas e estados de entrega podem regressar ao sistema ERP. Sendo de código aberto, o AtroCore permite uma personalização ilimitada.

iPaaS (Plataforma de Integração como um Serviço)

Ao contrário das plataformas de integração tradicionais, que podem ser tanto baseadas na nuvem como no local e requerem mais conhecimentos técnicos e infra-estruturas, as iPaaS são plataformas nativas da nuvem concebidas para uma integração perfeita com conectores pré-construídos e ferramentas de baixo código. Muitas plataformas iPaaS (por exemplo, MuleSoft, Dell Boomi, Celigo) fornecem interfaces visuais com ferramentas de arrastar e largar e conectores pré-construídos. Estas funcionalidades permitem que os utilizadores configurem integrações sem escrever código. Para a maioria dos cenários, especialmente quando se integram ERPs e plataformas de comércio eletrónico bem conhecidas, as plataformas iPaaS são suficientes. No entanto, não são a escolha perfeita para fluxos de trabalho altamente personalizados, cenários de sistemas antigos ou orçamentos apertados.

Soluções de middleware

Actua como uma camada intermediária que permite integrações e transformações de dados complexas e oferece uma personalização moderada a elevada (por exemplo, IBM Integration Bus). O software de middleware tradicional é de nível empresarial e fornece plataformas centralizadas para gerir e monitorizar todas as integrações em escala. Este software pode ser adequado para integrações complexas de comércio eletrónico ERP quando estão envolvidos sistemas antigos sem API. Mas para cenários mais comuns em que as plataformas ERP e de comércio eletrónico têm API, o software de middleware é um exagero em termos de complexidade e preço.

Integrações nativas (específicas da plataforma)

Nativas fornecidas por fornecedores de software (Shopify Plus com NetSuite, SAP Commerce Cloud com SAP S/4HANA, Magento com Adobe Experience Manager, Oracle Commerce Cloud com Oracle ERP Cloud e WooCommerce com Jetpack) são soluções pré-configuradas projetadas para conectar sistemas específicos de ERP e e-commerce. Estas integrações são normalmente fáceis de configurar, uma vez que são optimizadas para compatibilidade entre as plataformas do fornecedor ou sistemas comummente emparelhados. Normalmente, fornecem sincronização básica de dados, como actualizações de inventário, processamento de encomendas e troca de dados de clientes, com opções de personalização limitadas. As integrações nativas são convenientes e económicas e seriam uma boa opção para empresas com necessidades de integração simples. No entanto, normalmente não são suficientes para empresas que requerem mais flexibilidade e têm fluxos de trabalho complexos, transformações de dados especializadas ou integrações multi-sistema. Nesses casos, vale a pena explorar ferramentas de integração de terceiros. A abordagem escolhida para a integração influenciará a quantidade de esforço manual necessário para outras etapas como mapeamento de dados, testes, formação e otimização.

Integrações personalizadas

Poderá estar a considerar criar uma solução única adaptada às suas necessidades comerciais. Pode parecer apelativo devido à flexibilidade prometida, mas normalmente ultrapassa as despesas razoáveis e demora demasiado tempo a implementar e manter. A maioria das empresas utiliza alguns dos ERPs mais populares, como o SAP Business One, o Microsoft Dynamics 365, o NetSuite ou o Odoo, e plataformas de comércio eletrónico como o Shopify, o Magento, o BigCommerce ou o WooCommerce. Estas plataformas de ERP e de comércio eletrónico bem conhecidas têm integrações pré-construídas fornecidas por plataformas de integração de terceiros ou oferecem ferramentas de integração diretamente dos próprios fornecedores de ERP ou de comércio eletrónico.

Visão geral da solução

Melhores práticas para a integração do comércio eletrónico no ERP

1. Definir dados relevantes

Antes da integração dos sistemas de comércio eletrónico com o ERP, defina os dados relevantes para a integração do sistema para uma comunicação perfeita entre o ERP e os sistemas de comércio eletrónico. Para tal, as empresas devem efetuar uma auditoria aos dados nos sistemas ERP e de comércio eletrónico e identificar inconsistências nas convenções de nomenclatura, tipos de dados, formatos, etc.

Assim que os dados estiverem normalizados, mapeie os campos correspondentes entre os sistemas ERP e de comércio eletrónico. Por exemplo, alinhar o campo "Preço" no ERP com o campo "Custo" na plataforma de e-commerce, garantindo a sincronização do fluxo de dados. O mapeamento define as relações entre os campos sem alterar os dados normalizados.

2. Definir fluxos de sincronização de dados

Depois de estabelecer ligações entre os sistemas ERP e de comércio eletrónico, é importante automatizar fluxos de sincronização de dados separados, como actualizações de inventário de encomendas, clientes, dados mestre de produtos, especificações de produtos, imagens de produtos, preços de produtos, notificações de estado de encomendas, etc. Uma parte significativa dessa automatização do fluxo de trabalho consiste em permitir actualizações quase em tempo real entre os sistemas. Desta forma, os sistemas são configurados para acionar instantaneamente os fluxos de trabalho, garantindo que os dados são actualizados em tempo real. Estes são passos inevitáveis e críticos em qualquer integração de comércio eletrónico ERP que assegure operações contínuas e em tempo real, reduza a intervenção manual e aumente a escalabilidade.

3. Priorizar a escalabilidade

Projete a integração para lidar com o aumento do volume de transações durante os períodos de pico (por exemplo, feriados). As plataformas de ERP ou de comércio eletrónico baseadas na nuvem são mais adequadas para um escalonamento fácil. São concebidas para escalar recursos (por exemplo, servidores, armazenamento, largura de banda) a pedido. Isto permite-lhes acomodar picos de tráfego ou transacções sem afetar o desempenho.

4. Intercâmbio seguro de dados

Utilize ligações encriptadas como HTTPS (a versão segura da navegação na Web) e SSL/TLS (protocolos para comunicação segura) para proteger dados sensíveis. A encriptação torna os seus dados ilegíveis para qualquer pessoa que os tente intercetar durante a transmissão. Por exemplo, quando os clientes introduzem os dados do cartão de crédito no seu sítio de comércio eletrónico, a encriptação garante que só os seus sistemas podem descodificar a informação. Assegure-se de que o utilizador/credencial utilizado para a sincronização de dados tem permissões de leitura e escrita para todos os dados relevantes para a sincronização, independentemente das regras de controlo de acesso baseado em funções (RBAC) configuradas nos sistemas relacionados. Na melhor das hipóteses, este utilizador/estas credenciais devem ser utilizados apenas para fins de integração e não por uma pessoa real.

5. Teste exaustivamente antes da implantação

Realize testes extensivos para todos os pontos de integração, incluindo testes de stress para cenários de elevado tráfego. Isto significa verificar como os dados se movem entre a sua plataforma de comércio eletrónico e o seu sistema ERP (por exemplo, encomendas, actualizações de inventário, alterações de preços). Além disso, teste os mecanismos de tratamento de erros para garantir que o sistema pode responder a problemas (como rutura de stock ou falha de pagamento) sem problemas, sem causar grandes interrupções.

6. Definir o tempo adequado para a sincronização de dados

Utilize webhooks ou arquitecturas orientadas para eventos para actualizações instantâneas, de modo a minimizar os atrasos na sincronização do inventário, dos estados das encomendas e das informações dos clientes. Os webhooks (uma combinação de código e configuração de comunicação de rede) funcionam como notificações que alertam imediatamente o sistema quando algo importante acontece (por exemplo, uma nova encomenda é efectuada ou os níveis de stock são alterados).

A arquitetura orientada por eventos permite que o sistema responda a eventos específicos (por exemplo, quando uma encomenda é paga, o inventário é imediatamente atualizado). Esta configuração garante que as actualizações ocorrem instantaneamente, sem esperar por uma sincronização programada, o que significa que obtém um fluxo de dados em tempo real.

7. Manter registos detalhados

Certifique-se de que todos os processos de sincronização são registados para permitir a análise de erros e a resolução de problemas. Os registos detalhados devem recolher informações sobre sincronizações bem sucedidas, actualizações falhadas e quaisquer anomalias. Isto ajuda a identificar e resolver problemas rapidamente. Os registos são essenciais para manter a fiabilidade do sistema e melhorar o desempenho da integração ao longo do tempo.

8. Manter uma documentação exaustiva

Documente detalhadamente todos os cenários de integração implementados e passos de resolução de problemas: A documentação dos cenários de integração torna muito mais fácil para qualquer pessoa, quer seja um novo membro da equipa ou um consultor externo, compreender como as coisas estão configuradas. Inclua links para a documentação oficial da API quando apropriado. A documentação de resolução de problemas é útil tanto para as equipas de TI como para os utilizadores não técnicos, ajudando estes últimos a resolver problemas mais simples ou a identificar quando devem encaminhar um problema para a equipa técnica. Por exemplo, quando uma encomenda não é sincronizada, esta documentação descreve o problema e as possíveis soluções, como reativar o processo de sincronização. Certifique-se de que a sua documentação inclui explicações claras para os trabalhadores de TI e para os membros não técnicos da equipa. Por exemplo, a sua equipa de serviço ao cliente pode precisar de saber como verificar se uma encomenda está sincronizada corretamente, enquanto a sua equipa de TI precisa de saber como resolver os erros.

9. Monitorar a sincronização de dados

Monitorize a integração para detetar erros e problemas de desempenho após a implementação. Isto significa que, quando a integração estiver ativa, verifique regularmente se existem problemas como dados em falta, actualizações falhadas ou sincronização lenta. Por exemplo, se uma encomenda não aparecer no ERP, as ferramentas de monitorização ou os registos podem ajudar a identificar a razão (por exemplo, problemas de ligação ou formatos de dados incorrectos). Também é importante criar um sistema de notificação de erros, como alertas por correio eletrónico ou outros métodos, para garantir que o administrador responsável pela sincronização reage prontamente aos problemas. Confiar em verificações manuais, em que o administrador tem de iniciar sessão para monitorizar os erros, leva a inconsistências se estas verificações não forem efectuadas regularmente.

10. Actualize regularmente a sua integração

Verifique regularmente se a integração implementada deve ser actualizada em resposta às actualizações das API dos sistemas ligados. Ao longo do tempo, as plataformas de comércio eletrónico ou ERP podem lançar actualizações que alteram o funcionamento das suas API, pelo que é crucial manter estes componentes actualizados.

Principais conclusões

A integração do ERP com plataformas de comércio eletrónico é vital para as empresas que lidam com vendas online, inventário complexo e preços personalizados. Esta integração reduz os erros manuais, automatiza os fluxos de trabalho e dimensiona as operações de forma eficiente. Garante a sincronização de dados em tempo real, melhora a experiência do cliente e lida com volumes de transações de pico sem problemas. As empresas podem escolher entre vários métodos de integração, incluindo plataformas de código aberto, soluções baseadas na nuvem (iPaaS) e ferramentas nativas pré-construídas. A manutenção da segurança dos dados, a realização de testes exaustivos e a monitorização do sistema pós-implementação são fundamentais para garantir o sucesso a longo prazo.