Se la vostra azienda vende prodotti online, evade grandi ordini e gestisce un inventario complesso utilizzando più canali di vendita, è consigliabile integrare l'ERP con le piattaforme di e-commerce. Tale integrazione diventa quasi obbligatoria se si tratta anche di strutture di prezzo personalizzate. Questa integrazione aiuta l'azienda a ridurre gli errori, a risparmiare tempo, a migliorare l'esperienza del cliente e a scalare in modo efficiente.

Può, ad esempio, trasferire automaticamente i dettagli degli ordini dall'e-commerce all'ERP, aggiornare istantaneamente i dati dei clienti, consentire ai clienti di visualizzare i livelli aggiornati delle scorte e altro ancora in modo automatizzato e scalabile.

Integrazione ERP-E-commerce: I passi da compiere

Ma prima di cercare le soluzioni di integrazione disponibili, esaminiamo uno per uno tutti i passi ragionevoli da compiere per integrare il vostro ERP con le piattaforme di e-commerce.

1. Coinvolgere tempestivamente le parti interessate

Coinvolgete tutti i principali stakeholder (ad esempio, IT, operazioni, marketing, servizio clienti) fin dall'inizio. In questo modo si garantisce una comprensione completa dei punti dolenti e si allineano gli obiettivi dei vari team prima di decidere la soluzione di integrazione da utilizzare. Tutti i dati rilevanti per gli stakeholder devono essere sincronizzati e aggiornati su tutti i sistemi che utilizzano, sempre che sia tecnicamente possibile farlo.

2. Identificare i punti critici e i flussi di lavoro unici

Analizzate i problemi che la vostra azienda deve affrontare in base al feedback dei diversi team (ad esempio, errori di inserimento manuale dei dati, ritardi nell'elaborazione) e i flussi di lavoro unici che devono essere supportati (ad esempio, vendite multicanale, prezzi personalizzati, ecc.) Ad esempio, i dipendenti del magazzino dovrebbero avere accesso immediato ai nuovi ordini all'inizio del loro turno, invece di subire ritardi di diverse ore. Dovrebbero inoltre essere in grado di elaborare gli ordini all'interno di un unico sistema, senza dover cercare informazioni diverse su più piattaforme.

3. Stabilire obiettivi misurabili

L'obiettivo dell'integrazione dei sistemi è solitamente quello di rendere lo scambio di dati completamente automatico; ciò significa che ogni record per il quale si devono ottenere dati da un altro sistema deve essere aggiornato in modo completamente automatico. Obiettivi chiari di integrazione potrebbero essere:

• automatizzare la sincronizzazione dell'inventario in tempo reale per evitare l'overselling o l'esaurimento delle scorte;
• sincronizzare automaticamente i prezzi ricalcolati non appena vengono modificati;
• sincronizzare automaticamente gli ordini dalla piattaforma di e-commerce all'ERP per un'efficiente evasione;
• sincronizzare automaticamente i profili dei clienti e aggiornare la cronologia degli acquisti per fornire esperienze personalizzate.

Questi saranno i parametri di riferimento per il successo.

4. Concentrarsi sugli indicatori di prestazione chiave (KPI)

Determinate i KPI per monitorare i progressi e misurare il successo. Di solito, i KPI più importanti sono:

• Tempo di attività/disponibilità: Misura la percentuale di tempo in cui i sistemi integrati sono operativi e accessibili.
• Tasso di errore: Traccia la frequenza degli errori di integrazione (ad esempio, errori di chiamata API, errori di consegna dei messaggi).
• Tempo di elaborazione: misura il tempo necessario per completare i flussi di lavoro di integrazione.
• Metriche di scalabilità: Misura la capacità del sistema di gestire un carico maggiore (ad esempio, il numero di chiamate API o di transazioni al secondo) senza subire degradazioni.
• Punteggio di soddisfazione: Sondaggi o valutazioni degli utenti finali o delle parti interessate sull'usabilità e l'affidabilità dell'integrazione.
• Volume dei ticket di assistenza: Traccia il numero di problemi segnalati dagli utenti in relazione all'integrazione.

5. Selezionare il giusto metodo di integrazione

Con l'integrazione dell'e-commerce ERP si possono scegliere diversi metodi di integrazione.

Piattaforme di integrazione

I software o i framework progettati per collegare sistemi diversi, sia on-premise che basati su cloud, sono noti come piattaforme di integrazione. Queste piattaforme consentono ad applicazioni, database e servizi diversi di comunicare e lavorare insieme. Facilitano il flusso dei dati e l'automazione.
Le piattaforme di integrazione proprietarie sono sviluppate e gestite da aziende che ne richiedono l'utilizzo a pagamento. Tali piattaforme offrono solitamente funzionalità avanzate, supporto e scalabilità. Le note piattaforme di integrazione proprietarie includono MuleSoft e Microsoft Power Automate.
Le piattaforme di integrazione open-source, invece, sono disponibili gratuitamente e sono dotate di codice aperto che può essere modificato per soddisfare esigenze specifiche. Ciò consente agli sviluppatori di personalizzare e adattare la piattaforma alle loro esigenze specifiche e di ottenere maggiore flessibilità e trasparenza. AtroCore è un esempio notevole di piattaforma di integrazione open-source.
AtroCore è una piattaforma di integrazione dati gratuita e open-source che fornisce una perfetta integrazione tra sistemi ERP, piattaforme di e-commerce e praticamente qualsiasi altro sistema. Per l'integrazione utilizza principalmente API REST per lo scambio di dati in tempo reale. Per i sistemi che non dispongono di funzionalità API, AtroCore supporta l'integrazione attraverso query di database o scambi di file. AtroCore offre una sincronizzazione dei dati bidirezionale e completamente automatica tra le piattaforme ERP e di e-commerce, che può essere eseguita in base a una pianificazione preconfigurata o attivata da eventi specifici. I casi d'uso tipici includono la sincronizzazione dei dati dei prodotti, dei prezzi e dei livelli di inventario dall'ERP alle piattaforme di e-commerce, mentre i dati dei clienti, le informazioni sugli ordini e lo stato delle consegne possono tornare al sistema ERP. Essendo open-source, AtroCore consente una personalizzazione illimitata.

iPaaS (Piattaforma di integrazione come servizio)

A differenza delle piattaforme di integrazione tradizionali, che possono essere sia basate su cloud che on-premise e richiedono maggiori competenze tecniche e infrastrutture, le iPaaS sono piattaforme cloud-native progettate per una perfetta integrazione con connettori precostituiti e strumenti low-code. Molte piattaforme iPaaS (ad esempio, MuleSoft, Dell Boomi, Celigo) forniscono interfacce visive con strumenti drag-and-drop e connettori precostituiti. Queste funzioni consentono agli utenti di impostare le integrazioni senza scrivere codice. Per la maggior parte degli scenari, soprattutto per l'integrazione di ERP e piattaforme di e-commerce noti, le piattaforme iPaaS sono sufficienti. Tuttavia, non sono la scelta ideale per i flussi di lavoro altamente personalizzati, gli scenari dei sistemi legacy o i budget limitati.

Soluzioni middleware

Agisce come un livello intermedio che consente integrazioni e trasformazioni di dati complesse e offre una personalizzazione da moderata a elevata (ad esempio, IBM Integration Bus). Il software middleware tradizionale è di livello aziendale e fornisce piattaforme centralizzate per gestire e monitorare tutte le integrazioni su scala. Questo software potrebbe essere adatto a complesse integrazioni di e-commerce ERP quando sono coinvolti sistemi legacy senza API. Ma per gli scenari più comuni in cui sia l'ERP che le piattaforme di e-commerce dispongono di API, il software middleware è eccessivo sia in termini di complessità che di prezzo.

Integrazioni native (specifiche per la piattaforma)

Le integrazioni native fornite dai fornitori di software (Shopify Plus con NetSuite, SAP Commerce Cloud con SAP S/4HANA, Magento con Adobe Experience Manager, Oracle Commerce Cloud con Oracle ERP Cloud e WooCommerce con Jetpack) sono soluzioni preconfigurate progettate per collegare sistemi ERP e di e-commerce specifici. Queste integrazioni sono in genere facili da configurare, in quanto ottimizzate per la compatibilità tra le piattaforme del fornitore o i sistemi comunemente abbinati. In genere forniscono la sincronizzazione dei dati di base, come gli aggiornamenti dell'inventario, l'elaborazione degli ordini e lo scambio dei dati dei clienti, con opzioni di personalizzazione limitate. Le integrazioni native sono comode e convenienti e sono adatte alle aziende con esigenze di integrazione semplici. Tuttavia, di solito non sono sufficienti per le aziende che richiedono maggiore flessibilità e che hanno flussi di lavoro complessi, trasformazioni di dati specializzate o integrazioni multi-sistema. In questi casi, vale la pena di esplorare strumenti di integrazione di terze parti. L'approccio scelto per l'integrazione influisce sulla quantità di lavoro manuale necessario per le fasi successive, come la mappatura dei dati, i test, la formazione e l'ottimizzazione.

Integrazioni personalizzate

Potreste prendere in considerazione l'idea di creare una soluzione unica e personalizzata per le vostre esigenze aziendali. Può sembrare allettante per la flessibilità promessa, ma di solito è una soluzione che va ben oltre le spese ragionevoli e che richiede troppo tempo per essere implementata e mantenuta. La maggior parte delle aziende utilizza alcuni dei più diffusi ERP come SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, NetSuite o Odoo, e piattaforme di eCommerce come Shopify, Magento, BigCommerce o WooCommerce. Queste note piattaforme ERP ed eCommerce dispongono di integrazioni precostituite fornite da piattaforme di integrazione di terze parti oppure offrono strumenti di integrazione direttamente dai fornitori ERP o eCommerce stessi.

Panoramica della soluzione

Migliori pratiche per l'integrazione del commercio elettronico nell'ERP

1. Definire i dati rilevanti

Prima di integrare i sistemi di e-commerce con l'ERP, è necessario definire i dati rilevanti per l'integrazione del sistema, in modo da garantire una comunicazione perfetta tra l'ERP e i sistemi di e-commerce. A tal fine, le aziende devono condurre una verifica dei dati nei sistemi ERP e di e-commerce e identificare le incongruenze nelle convenzioni di denominazione, nei tipi di dati, nei formati, ecc.

Una volta normalizzati i dati, mappare i campi corrispondenti tra i sistemi ERP e di e-commerce. Ad esempio, allineare il campo "Prezzo" dell'ERP con il campo "Costo" della piattaforma di e-commerce, garantendo un flusso di dati sincronizzato. La mappatura definisce le relazioni tra i campi senza alterare i dati normalizzati.

2. Definire i flussi di sincronizzazione dei dati

Dopo aver stabilito le connessioni tra i sistemi ERP e di e-commerce, è importante automatizzare i flussi di sincronizzazione dei dati separati, come gli aggiornamenti dell'inventario degli ordini, i clienti, i dati anagrafici dei prodotti, le specifiche dei prodotti, le immagini dei prodotti, i prezzi dei prodotti, le notifiche sullo stato degli ordini, ecc. Una parte significativa dell'automazione di questi flussi di lavoro consiste nel consentire aggiornamenti quasi in tempo reale tra i sistemi. In questo modo i sistemi sono configurati per attivare istantaneamente i flussi di lavoro, garantendo l'aggiornamento dei dati in tempo reale. Si tratta di fasi inevitabili e critiche di qualsiasi integrazione ERP e-commerce, che assicurano operazioni in tempo reale e senza soluzione di continuità, riducono l'intervento manuale e migliorano la scalabilità.

3. Privilegiare la scalabilità

Progettate l'integrazione per gestire volumi di transazioni maggiori durante i periodi di picco (ad esempio, le festività). Le piattaforme ERP o di e-commerce basate sul cloud sono più adatte a una facile scalabilità. Sono progettate per scalare le risorse (ad esempio, server, storage, larghezza di banda) su richiesta. Ciò consente di gestire i picchi di traffico o di transazioni senza incidere sulle prestazioni.

4. Scambio sicuro di dati

Utilizzate connessioni criptate come HTTPS (la versione sicura della navigazione web) e SSL/TLS (protocolli per comunicazioni sicure) per proteggere i dati sensibili. La crittografia rende i dati illeggibili a chiunque cerchi di intercettarli durante la trasmissione. Ad esempio, quando i clienti inseriscono i dati della carta di credito sul vostro sito di e-commerce, la crittografia garantisce che solo i vostri sistemi possano decodificare le informazioni. Assicuratevi che gli utenti/credenziali utilizzati per la sincronizzazione dei dati abbiano le autorizzazioni di lettura e scrittura per tutti i dati rilevanti per la sincronizzazione, indipendentemente dalle regole di controllo degli accessi basate sui ruoli (RBAC) configurate nei sistemi correlati. Nel migliore dei casi, questo utente/queste credenziali devono essere utilizzati solo a scopo di integrazione e non da una persona reale.

5. Test approfonditi prima della distribuzione

Eseguite test approfonditi per tutti i punti di integrazione, compresi stress test per scenari ad alto traffico. Ciò significa verificare il modo in cui i dati si muovono tra la piattaforma di e-commerce e il sistema ERP (ad esempio, ordini, aggiornamenti dell'inventario, modifiche dei prezzi). Inoltre, testate i meccanismi di gestione degli errori per assicurarvi che il sistema sia in grado di rispondere senza problemi a problemi (come l'esaurimento delle scorte o il fallimento di un pagamento), senza causare gravi interruzioni.

6. Impostare una tempistica adeguata per la sincronizzazione dei dati

Utilizzate i webhook o le architetture event-driven per ottenere aggiornamenti istantanei e ridurre al minimo i ritardi nella sincronizzazione delle scorte, degli stati degli ordini e delle informazioni sui clienti. I webhook (una combinazione di codice e di impostazioni di comunicazione di rete) agiscono come notifiche che avvisano immediatamente il sistema quando accade qualcosa di importante (ad esempio, un nuovo ordine o una variazione dei livelli delle scorte).

L'architettura event-driven consente al sistema di rispondere a eventi specifici (ad esempio, quando un ordine viene pagato, l'inventario viene aggiornato immediatamente). Questa configurazione garantisce che gli aggiornamenti avvengano istantaneamente, senza attendere una sincronizzazione programmata, il che significa ottenere un flusso di dati in tempo reale.

7. Mantenere registri dettagliati

Assicuratevi che tutti i processi di sincronizzazione siano registrati per consentire l'analisi degli errori e la risoluzione dei problemi. I registri dettagliati devono contenere informazioni sulle sincronizzazioni riuscite, sugli aggiornamenti non riusciti e su eventuali anomalie. Questo aiuta a identificare e risolvere rapidamente i problemi. I registri sono essenziali per mantenere l'affidabilità del sistema e migliorare le prestazioni dell'integrazione nel tempo.

8. Mantenere una documentazione completa

Documentate dettagliatamente tutti gli scenari di integrazione implementati e le fasi di risoluzione dei problemi: Documentare gli scenari di integrazione rende molto più facile per chiunque, sia esso un nuovo membro del team o un consulente esterno, capire come sono impostate le cose. Includere collegamenti alla documentazione ufficiale dell'API, ove opportuno. La documentazione sulla risoluzione dei problemi è utile sia per i team IT che per gli utenti non tecnici, aiutando questi ultimi a gestire i problemi più semplici o a identificare quando è il caso di rivolgersi al team tecnico. Ad esempio, quando un ordine non si sincronizza, la documentazione illustra il problema e le possibili soluzioni, come la riattivazione del processo di sincronizzazione. Assicuratevi che la documentazione includa spiegazioni chiare sia per gli operatori IT che per i membri del team non tecnici. Ad esempio, il team del servizio clienti potrebbe aver bisogno di sapere come verificare se un ordine è sincronizzato correttamente, mentre il team IT deve sapere come risolvere gli errori.

9. Monitoraggio della sincronizzazione dei dati

Monitorare l'integrazione per individuare errori e problemi di prestazioni dopo la distribuzione. Ciò significa che, una volta che l'integrazione è attiva, occorre verificare regolarmente la presenza di problemi quali dati mancanti, aggiornamenti non riusciti o sincronizzazione lenta. Ad esempio, se un ordine non viene visualizzato nell'ERP, gli strumenti di monitoraggio o i registri possono aiutare a individuare il motivo (ad esempio, problemi di connessione o formati di dati errati). È anche importante impostare un sistema di notifica degli errori, come avvisi via e-mail o altri metodi, per garantire che l'amministratore responsabile della sincronizzazione reagisca prontamente ai problemi. Affidarsi a controlli manuali, in cui l'amministratore deve accedere per monitorare gli errori, porta a incongruenze se questi controlli non vengono eseguiti regolarmente.

10. Aggiornare regolarmente l'integrazione

Verificate regolarmente se l'integrazione implementata deve essere aggiornata in risposta agli aggiornamenti delle API dei sistemi collegati. Nel corso del tempo, le piattaforme di e-commerce o ERP possono rilasciare aggiornamenti che modificano il funzionamento delle loro API, pertanto è fondamentale mantenere aggiornati questi componenti.

Punti di forza

L'integrazione dell'ERP con le piattaforme di e-commerce è fondamentale per le aziende che gestiscono vendite online, inventari complessi e prezzi personalizzati. L'integrazione riduce gli errori manuali, automatizza i flussi di lavoro e consente di scalare le operazioni in modo efficiente. Assicura la sincronizzazione dei dati in tempo reale, migliora l'esperienza dei clienti e gestisce senza problemi i picchi di transazioni. Le aziende possono scegliere tra vari metodi di integrazione, tra cui piattaforme open-source, soluzioni basate sul cloud (iPaaS) e strumenti nativi precostituiti. Il mantenimento della sicurezza dei dati, i test accurati e il monitoraggio del sistema dopo l'implementazione sono fondamentali per garantire il successo a lungo termine.