Si votre entreprise vend des produits en ligne, traite des commandes importantes et gère des stocks complexes tout en utilisant plusieurs canaux de vente, il est conseillé d'intégrer l'ERP aux plateformes de commerce électronique. Cette intégration devient presque obligatoire si vous traitez également des structures de prix personnalisées. Cette intégration permet à votre entreprise de réduire les erreurs, de gagner du temps, d'améliorer l'expérience client et d'évoluer efficacement.

Elle peut, par exemple, transférer automatiquement les détails des commandes du commerce électronique vers l'ERP, mettre à jour instantanément les données des clients, permettre aux clients de consulter les niveaux de stock actualisés, et bien d'autres choses encore, de manière automatisée et évolutive.

Intégration du commerce électronique dans les ERP : Les étapes à suivre

Mais avant de rechercher les solutions d'intégration disponibles, passons en revue une à une toutes les étapes raisonnables à suivre lors de l'intégration de votre ERP avec des plates-formes de commerce électronique.

1. Impliquer très tôt les parties prenantes concernées

Impliquez toutes les parties prenantes clés (par exemple, les services informatiques, les opérations, le marketing, le service clientèle) dès le début. Cela permet de bien comprendre les points problématiques et d'aligner les objectifs des équipes avant de décider de la solution d'intégration à utiliser. Toutes les données pertinentes pour les parties prenantes doivent être synchronisées et tenues à jour dans tous les systèmes qu'elles utilisent, pour autant que cela soit techniquement possible.

2. Identifier les points douloureux et les flux de travail uniques

Analysez les défis auxquels votre entreprise est confrontée en vous basant sur les commentaires des différentes équipes (par exemple, erreurs de saisie manuelle des données, retards dans le traitement) et les flux de travail uniques qui ont besoin d'être pris en charge (par exemple, les ventes multicanal, la tarification personnalisée, etc.) Par exemple, les employés de l'entrepôt devraient avoir un accès immédiat aux nouvelles commandes au début de leur service, au lieu de subir des retards de plusieurs heures. Ils devraient également être en mesure de traiter les commandes dans un seul système, sans avoir à rechercher différentes informations sur plusieurs plateformes.

3. Fixer des objectifs mesurables

L'objectif de l'intégration des systèmes est généralement de rendre l'échange de données entièrement automatique ; cela signifie que tout enregistrement pour lequel des données doivent être obtenues à partir d'un autre système doit être mis à jour de manière entièrement automatique. Des objectifs d'intégration clairs pourraient être les suivants

• automatiser la synchronisation des stocks en temps réel afin d'éviter les ventes excessives ou les ruptures de stock ;
• synchroniser automatiquement les prix recalculés dès qu'ils sont modifiés ;
• synchroniser automatiquement les commandes de la plateforme de commerce électronique dans l'ERP pour une exécution efficace ;
• synchroniser automatiquement les profils des clients et mettre à jour l'historique des achats pour offrir des expériences personnalisées.

Ces éléments serviront de repères pour la réussite.

4. Se concentrer sur les indicateurs clés de performance (KPI)

Déterminez des indicateurs clés de performance pour suivre les progrès et mesurer la réussite. En général, les indicateurs clés de performance les plus importants sont les suivants :

• Disponibilité : Mesure le pourcentage de temps pendant lequel les systèmes intégrés sont opérationnels et accessibles.
• Taux d'erreur : Il suit la fréquence des échecs d'intégration (par exemple, les erreurs d'appel API, les échecs de livraison de messages).
• Temps de traitement : mesure la durée d'exécution des flux de travail d'intégration.
• Mesures d'évolutivité : Mesure la capacité du système à gérer une charge accrue (par exemple, le nombre d'appels API ou de transactions par seconde) sans dégradation.
• Score de satisfaction : Enquêtes ou évaluations des utilisateurs finaux ou des parties prenantes sur la facilité d'utilisation et la fiabilité de l'intégration.
• Volume des tickets d'assistance : Suivi du nombre de problèmes liés à l'intégration signalés par les utilisateurs.

5. Choisir la bonne méthode d'intégration

L'intégration d'un système ERP de commerce électronique peut se faire selon plusieurs méthodes d'intégration.

Plateformes d'intégration

Les logiciels ou cadres conçus pour connecter des systèmes disparates, qu'ils soient sur site ou dans le nuage, sont appelés plateformes d'intégration. Ces plateformes permettent à différentes applications, bases de données et services de communiquer et de travailler ensemble. Elles facilitent le flux de données et l'automatisation.
Les plateformes d'intégration propriétaires sont développées et maintenues par des entreprises qui facturent des frais pour leur utilisation. Ces plateformes offrent généralement des fonctionnalités avancées, une assistance et une évolutivité. Les plateformes d'intégration propriétaires les plus connues sont MuleSoft et Microsoft Power Automate.
Les plateformes d'intégration open-source, en revanche, sont disponibles gratuitement et sont dotées d'un code ouvert qui peut être modifié pour répondre à des besoins spécifiques. Cela permet aux développeurs de personnaliser et d'adapter la plateforme à leurs besoins spécifiques et apporte plus de flexibilité et de transparence. AtroCore est un exemple remarquable de plateforme d'intégration à code source ouvert.
AtroCore est une plateforme d'intégration de données gratuite et open-source qui permet une intégration transparente entre les systèmes ERP, les plateformes de commerce électronique et pratiquement tout autre système. Elle utilise principalement des API REST pour l'intégration et l'échange de données en temps réel. Pour les systèmes ne disposant pas de capacités API, AtroCore prend en charge l'intégration par le biais de requêtes de base de données ou d'échanges de fichiers. AtroCore fournit une synchronisation de données bidirectionnelle entièrement automatisée entre les plateformes ERP et de commerce électronique, qui peut s'exécuter selon un calendrier préconfiguré ou être déclenchée par des événements spécifiques. Les cas d'utilisation typiques comprennent la synchronisation des données sur les produits, les prix et les niveaux de stock entre les plateformes ERP et de commerce électronique, tandis que les données sur les clients, les informations sur les commandes et les statuts de livraison peuvent être renvoyées vers le système ERP. En tant que logiciel libre, AtroCore permet une personnalisation illimitée.

iPaaS (Plate-forme d'intégration en tant que service)

Contrairement aux plateformes d'intégration traditionnelles qui peuvent être à la fois basées sur le nuage et sur site et qui nécessitent une expertise technique et une infrastructure plus importantes, les iPaaS sont des plateformes natives du nuage conçues pour une intégration transparente avec des connecteurs préconstruits et des outils à code réduit. Il s'agit de plateformes d'intégration basées sur le cloud qui offrent une personnalisation et une flexibilité moyennes à élevées, combinées à des fonctionnalités à code faible ou nul. De nombreuses plateformes iPaaS (par exemple, MuleSoft, Dell Boomi, Celigo) fournissent des interfaces visuelles** avec des outils de glisser-déposer et des connecteurs préconstruits. Ces fonctionnalités permettent aux utilisateurs de mettre en place des intégrations sans écrire de code. Pour la plupart des scénarios, en particulier lorsqu'il s'agit d'intégrer des ERP et des plateformes de commerce électronique bien connus, les plateformes iPaaS sont suffisantes. Cependant, elles ne constituent pas le choix idéal pour les flux de travail hautement personnalisés, les scénarios de systèmes hérités ou les budgets serrés.

Solutions middleware

Agit comme une couche intermédiaire qui permet des intégrations complexes et des transformations de données, et offre une personnalisation modérée à élevée (par exemple, IBM Integration Bus). Les logiciels intermédiaires traditionnels sont de qualité professionnelle et fournissent des plates-formes centralisées pour gérer et contrôler toutes les intégrations à grande échelle. Ce logiciel peut convenir à des intégrations ERP complexes de commerce électronique lorsque des systèmes existants sans API sont impliqués. Mais pour les scénarios plus courants dans lesquels les plateformes ERP et de commerce électronique disposent toutes deux d'une API, le logiciel intermédiaire est excessif en termes de complexité et de prix.

Intégrations natives (spécifiques à la plate-forme)

Les intégrations natives fournies par les éditeurs de logiciels (Shopify Plus avec NetSuite, SAP Commerce Cloud avec SAP S/4HANA, Magento avec Adobe Experience Manager, Oracle Commerce Cloud avec Oracle ERP Cloud, et WooCommerce avec Jetpack) sont des solutions préconfigurées conçues pour connecter des systèmes ERP et de commerce électronique spécifiques. Ces intégrations sont généralement faciles à mettre en place, car elles sont optimisées pour la compatibilité entre les plateformes du fournisseur ou les systèmes communément associés. Elles permettent généralement une synchronisation des données de base, comme la mise à jour des stocks, le traitement des commandes et l'échange de données sur les clients, avec des options de personnalisation limitées. Les intégrations natives sont pratiques et rentables et conviennent bien aux entreprises dont les besoins d'intégration sont simples. Cependant, elles ne sont généralement pas suffisantes pour les entreprises qui ont besoin de plus de flexibilité et qui ont des flux de travail complexes, des transformations de données spécialisées ou des intégrations multi-systèmes. Dans ces cas-là, il vaut la peine d'explorer des outils d'intégration tiers. L'approche que vous choisissez pour l'intégration influencera la quantité d'efforts manuels nécessaires pour les étapes suivantes telles que la cartographie des données, les tests, la formation et l'optimisation.

Intégrations personnalisées

Vous envisagez peut-être de créer une solution unique adaptée aux besoins de votre entreprise. Cela peut sembler attrayant en raison de la flexibilité promise, mais cela dépasse généralement les dépenses raisonnables et prend trop de temps à mettre en œuvre et à maintenir. La plupart des entreprises utilisent des ERP populaires tels que SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, NetSuite ou Odoo, et des plateformes de commerce électronique telles que Shopify, Magento, BigCommerce ou WooCommerce. Ces plateformes ERP et eCommerce bien connues disposent soit d'intégrations prédéfinies fournies par des plateformes d'intégration tierces, soit d'outils d'intégration proposés directement par les fournisseurs d'ERP ou d'eCommerce eux-mêmes.

Aperçu de la solution

Meilleures pratiques pour l'intégration du commerce électronique dans les ERP

1. Définir les données pertinentes

Avant d'intégrer les systèmes de commerce électronique à l'ERP, il convient de définir les données pertinentes pour l'intégration des systèmes afin d'assurer une communication transparente entre l'ERP et les systèmes de commerce électronique. Pour ce faire, les entreprises doivent procéder à un audit des données dans les systèmes ERP et de commerce électronique et identifier les incohérences dans les conventions de dénomination, les types de données, les formats, etc.

Une fois les données normalisées, mettez en correspondance les champs correspondants entre les systèmes ERP et de commerce électronique. Par exemple, alignez le champ "Prix" dans l'ERP sur le champ "Coût" dans la plateforme de commerce électronique, afin de garantir un flux de données synchronisé. Le mappage définit les relations entre les champs sans modifier les données normalisées.

2. Définir les flux de synchronisation des données

Après avoir établi les connexions entre les systèmes ERP et de commerce électronique, il est important d'automatiser les flux de synchronisation de données distincts tels que les mises à jour de l'inventaire des commandes, les clients, les données de base des produits, les spécifications des produits, les images des produits, les prix des produits, les notifications de l'état des commandes, etc. Une partie importante de l'automatisation de ces flux de travail consiste à permettre des mises à jour en temps quasi réel entre les systèmes. De cette manière, les systèmes sont configurés pour déclencher instantanément des flux de travail, garantissant ainsi la mise à jour des données en temps réel. Il s'agit là d'étapes inévitables et essentielles dans toute intégration d'un ERP de commerce électronique, qui garantissent des opérations transparentes en temps réel, réduisent les interventions manuelles et améliorent l'évolutivité.

3. Priorité à l'évolutivité

Concevez l'intégration de manière à pouvoir gérer des volumes de transactions accrus pendant les périodes de pointe (par exemple, les vacances). Les plateformes ERP ou de commerce électronique basées sur l'informatique en nuage se prêtent mieux à une mise à l'échelle aisée. Elles sont conçues pour faire évoluer les ressources (serveurs, stockage, bande passante) à la demande. Cela leur permet de s'adapter aux pics de trafic ou de transactions sans affecter les performances.

4. Échange de données sécurisé

Utilisez des connexions cryptées telles que HTTPS (la version sécurisée de la navigation sur le web) et SSL/TLS (protocoles de communication sécurisée) pour protéger les données sensibles. Le cryptage rend vos données illisibles pour quiconque tente de les intercepter pendant leur transmission. Par exemple, lorsque les clients saisissent les données de leur carte de crédit sur votre site de commerce électronique, le cryptage garantit que seuls vos systèmes peuvent décoder les informations. Veillez à ce que l'utilisateur/les identifiants utilisés pour la synchronisation des données disposent d'autorisations de lecture et d'écriture pour toutes les données pertinentes pour la synchronisation, indépendamment des règles de contrôle d'accès basées sur les rôles (RBAC) configurées dans les systèmes concernés. Dans le meilleur des cas, cet utilisateur/ces identifiants ne devraient être utilisés qu'à des fins d'intégration et non par une personne réelle.

5. Des tests approfondis avant le déploiement

Effectuez des tests approfondis pour tous les points d'intégration, y compris des tests de stress pour les scénarios à fort trafic. Il s'agit de vérifier comment les données circulent entre votre plateforme de commerce électronique et votre système ERP (par exemple, les commandes, les mises à jour des stocks, les changements de prix). En outre, testez les mécanismes de traitement des erreurs pour vous assurer que le système peut répondre aux problèmes (comme une rupture de stock ou un échec de paiement) en douceur, sans provoquer de perturbations majeures.

6. Définir un calendrier approprié pour la synchronisation des données

Utilisez des webhooks ou des architectures pilotées par les événements pour des mises à jour instantanées afin de minimiser les retards dans la synchronisation des stocks, des statuts des commandes et des informations sur les clients. Les webhooks (une combinaison de code et de configuration de communication réseau) agissent comme des notifications qui alertent immédiatement le système lorsque quelque chose d'important se produit (par exemple, une nouvelle commande est passée ou les niveaux de stock changent).

L'architecture événementielle permet au système de réagir à des événements spécifiques (par exemple, lorsqu'une commande est payée, l'inventaire est immédiatement mis à jour). Cette configuration garantit que les mises à jour se font instantanément, sans attendre une synchronisation programmée, ce qui signifie que vous obtenez un flux de données en temps réel.

7. Tenir des registres détaillés

Veillez à ce que tous les processus de synchronisation soient enregistrés afin de permettre l'analyse des erreurs et la résolution des problèmes. Les journaux détaillés doivent contenir des informations sur les synchronisations réussies, les mises à jour échouées et les anomalies. Cela permet d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes. Les journaux sont essentiels pour maintenir la fiabilité du système et améliorer les performances de l'intégration au fil du temps.

8. Maintenir une documentation complète

Documentez en détail tous les scénarios d'intégration mis en œuvre et les étapes de dépannage : Le fait de documenter les scénarios d'intégration permet à quiconque, qu'il s'agisse d'un nouveau membre de l'équipe ou d'un consultant externe, de comprendre plus facilement comment les choses sont configurées. Inclure des liens vers la documentation officielle de l'API, le cas échéant. La documentation sur le dépannage est utile à la fois pour les équipes informatiques et pour les utilisateurs non techniques, car elle aide ces derniers à résoudre les problèmes les plus simples ou à déterminer quand il convient de transmettre un problème à l'équipe technique. Par exemple, lorsqu'une commande n'est pas synchronisée, cette documentation décrit le problème et les solutions possibles, comme le redéclenchement du processus de synchronisation. Veillez à ce que votre documentation contienne des explications claires, tant pour les informaticiens que pour les membres de l'équipe non technique. Par exemple, l'équipe du service clientèle peut avoir besoin de savoir comment vérifier si une commande est correctement synchronisée, tandis que l'équipe informatique doit savoir comment corriger les erreurs.

9. Surveiller la synchronisation des données

Surveillez l'intégration pour détecter les erreurs et les problèmes de performance après le déploiement. Cela signifie qu'une fois que l'intégration est opérationnelle, il faut vérifier régulièrement s'il y a des problèmes comme des données manquantes, des échecs de mise à jour ou des lenteurs de synchronisation. Par exemple, si une commande n'apparaît pas dans l'ERP, les outils de surveillance ou les journaux peuvent aider à en identifier la cause (problèmes de connexion ou formats de données incorrects, par exemple). Il est également important de mettre en place un système de notification des erreurs, par exemple des alertes par courrier électronique ou d'autres méthodes, afin de s'assurer que l'administrateur responsable de la synchronisation réagit rapidement en cas de problème. Le recours à des contrôles manuels, où l'administrateur doit se connecter pour surveiller les erreurs, entraîne des incohérences si ces contrôles ne sont pas effectués régulièrement.

10. Mettez régulièrement à jour votre intégration

Vérifiez régulièrement si l'intégration mise en œuvre doit être mise à jour en réponse aux mises à jour des API des systèmes connectés. Au fil du temps, les plateformes de commerce électronique ou d'ERP peuvent publier des mises à jour qui modifient le fonctionnement de leurs API ; il est donc essentiel de maintenir ces composants à jour.

Principaux enseignements

L'intégration de l'ERP avec les plateformes de commerce électronique est essentielle pour les entreprises qui gèrent des ventes en ligne, des stocks complexes et des prix personnalisés. Cette intégration réduit les erreurs manuelles, automatise les flux de travail et permet d'échelonner efficacement les opérations. Elle garantit la synchronisation des données en temps réel, améliore l'expérience des clients et permet de gérer les pics de volume de transactions en toute transparence. Les entreprises peuvent choisir parmi différentes méthodes d'intégration, notamment des plateformes open-source, des solutions basées sur le cloud (iPaaS) et des outils natifs prédéfinis. Le maintien de la sécurité des données, des tests approfondis et le suivi du système après son déploiement sont essentiels pour garantir le succès à long terme.