Si su empresa vende productos en línea, procesa grandes pedidos y gestiona un inventario complejo a la vez que utiliza múltiples canales de venta, es aconsejable integrar el ERP con las plataformas de comercio electrónico. Dicha integración se hace casi obligatoria si también maneja estructuras de precios personalizadas. Esta integración ayuda a su empresa a reducir errores, ahorrar tiempo, mejorar la experiencia del cliente y escalar eficientemente.

Por ejemplo, puede transferir automáticamente los detalles de los pedidos del comercio electrónico al ERP, actualizar al instante los datos de los clientes, permitir que los clientes vean los niveles de inventario actualizados, etc., de forma automatizada y escalable.

Integración del ERP en el comercio electrónico: Pasos a seguir

Pero antes de buscar las soluciones de integración disponibles, vamos a repasar uno por uno todos los pasos razonables que hay que dar para integrar su ERP con las plataformas de comercio electrónico.

1. Implicar desde el principio a las partes interesadas

Implique desde el principio a todas las partes interesadas (por ejemplo, TI, operaciones, marketing, atención al cliente). Esto garantiza una comprensión exhaustiva de los puntos débiles y alinea los objetivos de todos los equipos antes de decidir qué solución de integración utilizar. Todos los datos relevantes para las partes interesadas deben sincronizarse y mantenerse actualizados en todos los sistemas que utilizan, siempre que sea técnicamente posible.

2. Identificar los puntos débiles y los flujos de trabajo únicos

Analice los retos a los que se enfrenta su empresa basándose en los comentarios de los distintos equipos (por ejemplo, errores en la introducción manual de datos, retrasos en el procesamiento) y los flujos de trabajo exclusivos que necesitan asistencia (por ejemplo, ventas multicanal, precios personalizados, etc.). Por ejemplo, los empleados del almacén deben tener acceso inmediato a los nuevos pedidos al inicio de su turno, en lugar de sufrir retrasos de varias horas. También deben poder procesar los pedidos en un único sistema, sin necesidad de buscar información en varias plataformas.

3. Establecer objetivos mensurables

El objetivo de la integración de sistemas suele ser que el intercambio de datos sea totalmente automático; es decir, que cualquier registro cuyos datos deban obtenerse de otro sistema se actualice de forma totalmente automática. Unos objetivos de integración claros podrían ser:

• sincronizar automáticamente el inventario en tiempo real para evitar la sobreventa o la falta de existencias;
• sincronizar automáticamente los precios recalculados en cuanto se modifiquen;
• sincronizar automáticamente los pedidos de la plataforma de comercio electrónico en el ERP para un cumplimiento eficiente;
• sincronizar automáticamente los perfiles de los clientes y actualizar el historial de compras para ofrecer experiencias personalizadas.

Todo ello servirá de referencia para el éxito.

4. Centrarse en los indicadores clave de rendimiento (KPI)

Determine los KPI para realizar un seguimiento del progreso y medir el éxito. Normalmente, los KPI más importantes son:

• Tiempo de actividad/Disponibilidad: Mide el porcentaje de tiempo que los sistemas integrados están operativos y accesibles.
• Tasa de errores: Realiza un seguimiento de la frecuencia de los fallos de integración (por ejemplo, errores de llamada a la API, fallos en la entrega de mensajes).
• Tiempo de procesamiento: mide el tiempo que tardan en completarse los flujos de trabajo de integración.
• Métricas de escalabilidad: Mide la capacidad del sistema para gestionar un aumento de la carga (por ejemplo, número de llamadas a la API o transacciones por segundo) sin degradación.
• Puntuación de satisfacción: Encuestas o valoraciones de usuarios finales o partes interesadas sobre la facilidad de uso y la fiabilidad de la integración.
• Volumen de tickets de soporte: Realiza un seguimiento del número de problemas notificados por los usuarios en relación con la integración.

5. Seleccione el método de integración adecuado

Con la integración de comercio electrónico ERP hay varios métodos de integración para elegir.

Plataformas de integración

El software o los marcos diseñados para conectar sistemas dispares, ya sean locales o basados en la nube, se conocen como plataformas de integración. Estas plataformas permiten que diferentes aplicaciones, bases de datos y servicios se comuniquen y trabajen juntos. Facilitan el flujo de datos y la automatización.
Las plataformas de integración propietarias son desarrolladas y mantenidas por empresas que cobran por su uso. Estas plataformas suelen ofrecer funciones avanzadas, soporte y escalabilidad. Entre las plataformas de integración propietarias más conocidas se encuentran MuleSoft y Microsoft Power Automate.
Por otro lado, las plataformas de integración de código abierto están disponibles de forma gratuita e incluyen un código abierto que puede modificarse para satisfacer necesidades específicas. Esto permite a los desarrolladores personalizar y adaptar la plataforma a sus requisitos particulares y aporta más flexibilidad y transparencia. AtroCore es un ejemplo notable de plataforma de integración de código abierto.
AtroCore es una plataforma de integración de datos gratuita y de código abierto que proporciona una integración perfecta entre sistemas ERP, plataformas de comercio electrónico y prácticamente cualquier otro sistema. Utiliza principalmente API REST para la integración para el intercambio de datos en tiempo real. Para los sistemas sin capacidades API, AtroCore soporta la integración a través de consultas a bases de datos o intercambios de archivos. AtroCore proporciona una sincronización de datos bidireccional y totalmente automatizada entre las plataformas ERP y de comercio electrónico, que puede ejecutarse según una programación preconfigurada o activarse por eventos específicos. Los casos de uso típicos incluyen la sincronización de datos de productos, precios y niveles de inventario desde el ERP a las plataformas de comercio electrónico, mientras que los datos de los clientes, la información de los pedidos y los estados de entrega pueden fluir de vuelta al sistema ERP. Al ser de código abierto, AtroCore permite una personalización ilimitada.

iPaaS (plataforma de integración como servicio)

A diferencia de las plataformas de integración tradicionales, que pueden estar basadas tanto en la nube como en las instalaciones y requieren más conocimientos técnicos e infraestructura, las iPaaS son plataformas nativas de la nube diseñadas para una integración perfecta con conectores preconfigurados y herramientas de bajo código. Muchas plataformas iPaaS (por ejemplo, MuleSoft, Dell Boomi, Celigo) proporcionan interfaces visuales con herramientas de arrastrar y soltar y conectores preconstruidos. Estas características permiten a los usuarios configurar integraciones sin escribir código. Para la mayoría de los escenarios, especialmente cuando se integran ERPs y plataformas de comercio electrónico conocidas, las plataformas iPaaS son suficientes. Sin embargo, no son la opción perfecta para flujos de trabajo altamente personalizados, escenarios de sistemas heredados o presupuestos ajustados.

Soluciones de middleware

Actúa como una capa intermedia que permite integraciones y transformaciones de datos complejas, y ofrece una personalización de moderada a alta (por ejemplo, IBM Integration Bus). El software de middleware tradicional es de nivel empresarial y proporciona plataformas centralizadas para gestionar y supervisar todas las integraciones a escala. Este software puede ser adecuado para integraciones complejas de comercio electrónico de ERP cuando intervienen sistemas heredados sin API. Pero para escenarios más comunes en los que tanto el ERP como las plataformas de comercio electrónico tienen API, el software de middleware es una exageración tanto en términos de complejidad como de precio.

Integraciones nativas (específicas de la plataforma)

Las nativas proporcionadas por proveedores de software (Shopify Plus con NetSuite, SAP Commerce Cloud con SAP S/4HANA, Magento con Adobe Experience Manager, Oracle Commerce Cloud con Oracle ERP Cloud y WooCommerce con Jetpack) son soluciones preconfiguradas diseñadas para conectar sistemas específicos de ERP y comercio electrónico. Estas integraciones suelen ser fáciles de configurar, ya que están optimizadas para la compatibilidad entre las plataformas del proveedor o los sistemas comúnmente emparejados. Suelen ofrecer sincronización de datos básicos, como actualizaciones de inventario, procesamiento de pedidos e intercambio de datos de clientes, con opciones de personalización limitadas. Las integraciones nativas son cómodas y rentables, y son adecuadas para empresas con necesidades de integración sencillas. Sin embargo, no suelen ser suficientes para las empresas que requieren más flexibilidad y tienen flujos de trabajo complejos, transformaciones de datos especializadas o integraciones multisistema. En estos casos, merece la pena explorar herramientas de integración de terceros. El enfoque que elija para la integración influirá en la cantidad de esfuerzo manual necesario para pasos posteriores como la asignación de datos, las pruebas, la formación y la optimización..

Integraciones personalizadas

Es posible que esté pensando en crear una solución única adaptada a las necesidades de su empresa. Puede sonar atractivo debido a la flexibilidad prometida, pero esto suele ir más allá de los gastos razonables y lleva demasiado tiempo de implementación y mantenimiento. La mayoría de las empresas utilizan algunos de los ERP más conocidos, como SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, NetSuite u Odoo, y plataformas de comercio electrónico como Shopify, Magento, BigCommerce o WooCommerce. Estas conocidas plataformas de ERP y comercio electrónico cuentan con integraciones prediseñadas proporcionadas por plataformas de integración de terceros u ofrecen herramientas de integración directamente de los propios proveedores de ERP o comercio electrónico.

Resumen de la solución

Mejores prácticas para la integración de ERP y comercio electrónico

1. Definir los datos pertinentes

Antes de la integración de los sistemas de comercio electrónico con el ERP, hay que definir los datos relevantes para la integración de los sistemas con el fin de lograr una comunicación fluida entre el ERP y los sistemas de comercio electrónico. Para ello, las empresas deben realizar una auditoría de datos en los sistemas ERP y de comercio electrónico e identificar incoherencias en las convenciones de nomenclatura, tipos de datos, formatos, etc.

Una vez normalizados los datos, asigne los campos correspondientes entre los sistemas ERP y de comercio electrónico. Por ejemplo, alinear el campo "Precio" en el ERP con el campo "Coste" en la plataforma de comercio electrónico, garantizando un flujo de datos sincronizado. La asignación define las relaciones entre los campos sin alterar los datos normalizados.

2. Definir flujos de sincronización de datos

Una vez establecidas las conexiones entre los sistemas ERP y de comercio electrónico, es importante automatizar los flujos de sincronización de datos por separado, como las actualizaciones del inventario de pedidos, los clientes, los datos maestros de los productos, las especificaciones de los productos, las imágenes de los productos, los precios de los productos, las notificaciones del estado de los pedidos, etc. Una parte importante de la automatización de estos flujos de trabajo es permitir actualizaciones casi en tiempo real entre los sistemas. De este modo, los sistemas se configuran para activar los flujos de trabajo al instante, garantizando que los datos se actualizan en tiempo real. Estos son pasos inevitables y críticos en cualquier integración de comercio electrónico ERP que garanticen operaciones fluidas y en tiempo real, reduzcan la intervención manual y mejoren la escalabilidad.

3. Prioridad a la escalabilidad

Diseñe la integración para que pueda gestionar un mayor volumen de transacciones durante los periodos de mayor actividad (por ejemplo, las vacaciones). Las plataformas ERP o de comercio electrónico basadas en la nube son más adecuadas para escalar fácilmente. Están diseñadas para escalar recursos (por ejemplo, servidores, almacenamiento, ancho de banda) bajo demanda. Esto les permite adaptarse a picos de tráfico o transacciones sin afectar al rendimiento.

4. Intercambio seguro de datos

Utilice conexiones cifradas como HTTPS (la versión segura de la navegación web) y SSL/TLS (protocolos para una comunicación segura) para proteger los datos confidenciales. El cifrado hace que tus datos sean ilegibles para cualquiera que intente interceptarlos mientras se transmiten. Por ejemplo, cuando los clientes introducen los datos de su tarjeta de crédito en su sitio de comercio electrónico, el cifrado garantiza que sólo sus sistemas puedan descifrar la información. Asegúrese de que el usuario/credenciales utilizados para la sincronización de datos tienen permisos de lectura y escritura para todos los datos relevantes para la sincronización, independientemente de las reglas de control de acceso basado en roles (RBAC) configuradas en los sistemas relacionados. En el mejor de los casos, este usuario/estas credenciales sólo deben ser utilizados con fines de integración y no por una persona real.

5. Pruebas exhaustivas antes de la implantación

Realice pruebas exhaustivas de todos los puntos de integración, incluidas pruebas de estrés para escenarios de alto tráfico. Esto significa comprobar cómo se mueven los datos entre su plataforma de comercio electrónico y su sistema ERP (por ejemplo, pedidos, actualizaciones de inventario, cambios de precios). Además, pruebe los mecanismos de gestión de errores para asegurarse de que el sistema puede responder a los problemas (como la falta de existencias o un fallo en el pago) sin problemas y sin causar interrupciones importantes.

6. Ajuste de la sincronización de datos

Utilice webhooks o arquitecturas basadas en eventos para obtener actualizaciones instantáneas y minimizar los retrasos en la sincronización del inventario, el estado de los pedidos y la información de los clientes. Los webhooks (una combinación de código y configuración de comunicación de red) actúan como notificaciones que alertan inmediatamente al sistema cuando ocurre algo importante (por ejemplo, se realiza un nuevo pedido o cambian los niveles de existencias).

La arquitectura basada en eventos permite que el sistema responda a eventos específicos (por ejemplo, cuando se paga un pedido, el inventario se actualiza de inmediato). Esta configuración garantiza que las actualizaciones se produzcan al instante, sin esperar a una sincronización programada, lo que significa que se obtiene un flujo de datos en tiempo real.

7. Mantener registros detallados

Asegúrese de que todos los procesos de sincronización se registran para permitir el análisis de errores y la resolución de problemas. Los registros detallados deben incluir información sobre las sincronizaciones realizadas con éxito, las actualizaciones fallidas y cualquier anomalía. Esto ayuda a identificar y resolver problemas rápidamente. Los registros son esenciales para mantener la fiabilidad del sistema y mejorar el rendimiento de la integración con el paso del tiempo.

8. Mantener una documentación completa

Documente detalladamente todos los escenarios de integración implementados y los pasos para la resolución de problemas: Documentar los escenarios de integración hace que sea mucho más fácil para cualquier persona, ya sea un nuevo miembro del equipo o un consultor externo, entender cómo se configuran las cosas. Incluya enlaces a la documentación oficial de la API cuando proceda. La documentación de resolución de problemas es útil tanto para los equipos informáticos como para los usuarios no técnicos, ya que ayuda a estos últimos a gestionar problemas más sencillos o a identificar cuándo deben derivar un problema al equipo técnico. Por ejemplo, cuando un pedido no se sincroniza, esta documentación describe el problema y las posibles soluciones, como reactivar el proceso de sincronización. Asegúrese de que la documentación incluya explicaciones claras tanto para el personal informático como para los miembros no técnicos del equipo. Por ejemplo, es posible que el equipo de atención al cliente necesite saber cómo comprobar si un pedido se ha sincronizado correctamente, mientras que el equipo de TI necesita saber cómo solucionar los errores.

9. Supervisar la sincronización de datos

Supervise la integración para detectar errores y problemas de rendimiento después de la implantación. Esto significa que una vez que la integración esté activa, compruebe periódicamente si hay problemas como falta de datos, actualizaciones fallidas o sincronización lenta. Por ejemplo, si un pedido no aparece en el ERP, las herramientas de supervisión o los registros pueden ayudar a identificar el motivo (por ejemplo, problemas de conexión o formatos de datos incorrectos). También es importante establecer un sistema de notificación de errores, como alertas por correo electrónico u otros métodos, para garantizar que el administrador responsable de la sincronización reacciona rápidamente ante los problemas. Depender de comprobaciones manuales, en las que el administrador debe conectarse para supervisar los errores, da lugar a incoherencias si estas comprobaciones no se realizan con regularidad.

10. Actualice periódicamente su integración

Compruebe regularmente si la integración implementada debe actualizarse en respuesta a las actualizaciones de las API de los sistemas conectados. Con el tiempo, las plataformas de comercio electrónico o ERP pueden lanzar actualizaciones que modifiquen el funcionamiento de sus API, por lo que es crucial mantener actualizados estos componentes.

Principales conclusiones

Integrar el ERP con plataformas de comercio electrónico es vital para las empresas que gestionan ventas en línea, inventarios complejos y precios personalizados. Esta integración reduce los errores manuales, automatiza los flujos de trabajo y escala las operaciones de forma eficiente. Garantiza la sincronización de datos en tiempo real, mejora la experiencia del cliente y gestiona sin problemas los picos de volumen de transacciones. Las empresas pueden elegir entre varios métodos de integración, como plataformas de código abierto, soluciones basadas en la nube (iPaaS) y herramientas nativas prediseñadas. Mantener la seguridad de los datos, realizar pruebas exhaustivas y supervisar el sistema después de la implantación es fundamental para garantizar el éxito a largo plazo.