Il n'existe probablement aucune entreprise qui n'ait jamais été confrontée au défi de l'organisation et de la mise en œuvre d'un projet. Les projets sont des entreprises limitées dans le temps et dotées d'un objectif spécifique. Il existe de nombreux types de projets différents, par exemple des projets informatiques, des projets de marketing, des projets logistiques, etc. Les deux principales caractéristiques d'un projet sont l'objectif et le délai. L'objectif du projet doit être défini dès le début et gardé à l'esprit tout au long de la phase de conception et de mise en œuvre. Le délai doit être respecté pour que le projet soit achevé à temps.

Cependant, avant de mettre en œuvre un projet, il convient de l'organiser correctement. Il s'agit non seulement de l'équipe de projet et de l'infrastructure nécessaire (salle de réunion, ordinateur, accès à l'internet, etc.), mais aussi des processus, des canaux de communication, des responsabilités et des rapports nécessaires. Ce n'est que lorsque tous les participants au projet savent clairement qui doit faire quoi, comment et dans quel délai que l'organisation du projet est correcte. Nous avons préparé 15 conseils pour une mise en œuvre productive du projet qui vous aideront à atteindre cet objectif :

Conseil 1 : Les objectifs du projet doivent être clairement définis avant le début du projet

Si vous n'êtes pas en mesure de formuler clairement les objectifs du projet en moins d'une minute, vous devriez vous demander si le moment est bien choisi pour lancer le projet. On ne peut réaliser quelque chose qu'avec une idée claire. Malheureusement, des objectifs de projet abstraits n'aboutiront qu'à des résultats abstraits.

Conseil n° 2 : l'équipe de projet doit être permanente et disposer du temps nécessaire à la mise en œuvre du projet.

Même si vous êtes un touche-à-tout, vous aurez besoin d'une équipe de collaborateurs pour mener à bien un projet. Mais même si chaque membre de l'équipe connaît parfaitement les tâches à accomplir et les objectifs à atteindre, cela ne suffit pas pour que le projet soit mené à bien. Les participants au projet doivent également avoir suffisamment de temps à consacrer au projet lorsque cela est nécessaire et ne pas être constamment distraits par les affaires courantes. C'est souvent le plus grand défi de l'organisation d'un projet.

Conseil 3 : Désigner une seule personne responsable du projet

Si vous n'avez pas le temps, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que le projet fonctionne tout seul. Et même s'il fonctionne, il fonctionnera certainement de manière sous-optimale en raison d'un manque de temps et, dans de nombreux cas, entraînera plus d'efforts et de coûts qu'il ne le devrait. Si vous n'avez pas le temps, trouvez quelqu'un pour jouer le rôle de chef de file. Il ne devrait jamais y avoir qu'une seule personne qui assume l'entière responsabilité, car sans responsable, il n'y a pas de responsabilité. Le partage des responsabilités ne fonctionne pas.

Conseil 4 : Les étapes doivent être définies

La mise en œuvre d'un projet doit s'accompagner de points de contrôle, appelés "jalons".

Les jalons sont utilisés pour le contrôle du projet et indiquent l'achèvement des phases importantes du projet. Des jalons clairement définis aident à comprendre la progression vers l'achèvement du projet, à mesurer la réalisation des objectifs intermédiaires du projet et la conformité avec le plan du projet.

Conseil 5 : Créer un plan de projet réalisable

Une bonne planification, c'est la moitié de la bataille ! Une fois qu'un objectif concret a été défini, vous pouvez passer à la phase de planification. Lors de la planification, vous ne devez pas vous surestimer ni surestimer votre équipe et vous devez tenir compte de leurs forces et de leurs faiblesses.

Planifiez les tâches, le temps et les ressources nécessaires pour atteindre chaque objectif intermédiaire. L'objectif principal du plan de projet est de déterminer la voie à suivre pour atteindre l'objectif en évaluant les défis, en définissant les tâches à mettre en œuvre et en sélectionnant la meilleure approche.

Conseil n° 6 : définir la répartition des tâches

Une fois que l'objectif est clair pour toutes les personnes concernées et que le plan du projet est prêt, il faut répartir les tâches. Chacun doit savoir de quoi il est responsable et ce que l'on attend de lui. Ce n'est que lorsque chacun connaît les responsabilités, les autorisations et les tâches qui lui ont été attribuées qu'il peut commencer et terminer son travail en fonction de l'objectif fixé.

Conseil 7 : Évaluer le délai de manière réaliste

Bien entendu, tout projet réussi a besoin d'un calendrier, c'est-à-dire que les processus au sein de l'équipe et la durée des tâches doivent être déterminés. Fixez une date limite, même pour les petites sections du projet (étapes). C'est le seul moyen d'économiser la ressource la plus importante du projet : le temps. La date limite du projet ne peut être respectée que si tous les jalons sont atteints à temps.

Conseil 8 : Vérifier les résultats intermédiaires à un stade précoce

Pour s'assurer que tout se déroule comme prévu et qu'aucun temps n'est perdu inutilement, les résultats intermédiaires doivent être vérifiés à un stade précoce. Ce type de contrôle permet de déterminer à un stade précoce si l'on est sur la bonne voie, si les premiers résultats obtenus sont conformes aux objectifs et quelles activités doivent encore être corrigées si nécessaire.

Conseil 9 : L'organisation du projet doit être agile

De nouvelles idées ou suggestions peuvent surgir au cours de la mise en œuvre du projet. Elles doivent être discutées au cours du projet et, si possible, intégrées dans le plan du projet. Grâce à une organisation de projet agile, il est possible de réagir rapidement aux événements et aux changements imprévus. Les coûts et les délais restent fixes et les objectifs intermédiaires deviennent partiellement variables. Lorsque les défis et les solutions sont déterminés par des incertitudes, une organisation de projet agile est avantageuse.

Conseil 10 : Les réunions doivent être organisées de manière efficace

Pendant la mise en œuvre d'un projet, une communication transparente avec tous les participants est essentielle. Des réunions d'équipe régulières et des réunions de retour d'information permettent de discuter des défis et des problèmes qui se posent et de trouver une solution. L'état réel et l'état cible sont comparés et les besoins d'amélioration sont clairement définis. Réfléchissez à la question de savoir si seuls certains membres du projet doivent participer aux réunions ou si toutes les personnes concernées doivent y prendre part. Une réunion n'a aucun sens si seuls les auditeurs y participent.

Conseil 11 : En tant que chef de projet, restez concentré sur les objectifs du projet

Le chef de projet veille avant tout à ce que le projet reste sur la bonne voie. Il a constamment à l'esprit les objectifs du projet et sait exactement sur quoi se concentrer. Son travail consiste à coordonner l'équipe, à contrôler les résultats intermédiaires et à donner le ton. Pour ce faire, il doit toujours garder les idées claires et rester à l'écoute du projet.

Conseil 12 : Féliciter chaque membre du projet

L'augmentation de la motivation des membres individuels du projet n'est possible qu'avec de la reconnaissance et des éloges. Il est recommandé de ne pas féliciter l'ensemble de l'équipe en tant qu'unité, mais les employés individuels qui ont contribué de manière significative à la réussite du projet. Cela peut également motiver d'autres personnes à mettre le pied sur l'accélérateur lors de la prochaine phase du projet. Le meilleur moment pour le faire est une réunion d'étape, par exemple.

Conseil 13 : Écouter d'abord, décider ensuite

Lors de la mise en œuvre d'un projet, il est important d'écouter et de discuter à temps des informations existantes au sein de l'équipe. Cela permettra d'améliorer la qualité du projet. Les problèmes et les solutions doivent être communiqués ouvertement afin que le processus du projet progresse bien et soit caractérisé par la plus grande transparence possible. Le chef de projet doit être le point de contact central pour tout le monde. En d'autres termes, sa tâche consiste à poser des questions, à recueillir et à analyser les idées et les suggestions des personnes impliquées et à les prendre en compte lors de la réunion de décision.

Conseil 14 : On ne doit s'attendre qu'à ce qui est faisable

Pour assurer la réussite du projet, il est essentiel que tous les membres du projet travaillent main dans la main. Un chef de projet ne doit exiger que ce qui est réellement possible et réalisable. Viser l'impossible parce que le chef de projet le veut ainsi coûtera beaucoup de temps et d'énergie à l'équipe et n'aboutira pas à un résultat satisfaisant. Si les tâches sont clairement discutées et réalisables, tout le monde sait exactement ce qu'il faut faire.

Conseil 15 : Réaliser plus que prévu

Un bon gestionnaire de projet s'adaptera, changera et complétera sa vision du projet au fur et à mesure de son avancement, car ce n'est qu'au cours du projet que l'on obtient de nouvelles informations et de nouveaux points de vue qui peuvent influencer les décisions prises précédemment. Atteindre 120 % de ce que vous vouliez au début à la fin du projet - tel devrait être l'objectif de tout gestionnaire de projet.

Conclusion

Plus le projet est important, plus il faut mettre l'accent sur la communication au sein de l'équipe et plus il faut veiller à une bonne organisation du projet. En effet, des difficultés peuvent souvent survenir lors de la mise en œuvre du projet. En tant que chef de projet, vous devez garder la tête froide et trouver rapidement une solution pour éviter que le projet ne soit annulé. Ces conseils vous aideront à assurer la réussite de l'organisation et de la mise en œuvre du projet.