Er is waarschijnlijk geen enkel bedrijf dat nog nooit te maken heeft gehad met de uitdaging van het organiseren en uitvoeren van een project. Projecten zijn tijdsgebonden ondernemingen met een specifiek doel. Er zijn veel verschillende soorten projecten, bijvoorbeeld IT-projecten, marketingprojecten, logistieke projecten, enz. Twee belangrijke kenmerken van een project zijn de projectdoelstelling en de deadline. De projectdoelstelling moet helemaal aan het begin worden gedefinieerd en tijdens de hele ontwerp- en implementatiefase in gedachten worden gehouden. De deadline moet worden gehaald om het project op tijd af te ronden.

Voordat een project wordt geïmplementeerd, moet het echter goed worden georganiseerd. Dit betekent niet alleen het projectteam en de noodzakelijke infrastructuur (bijv. vergaderruimte, computer, internettoegang, enz.), maar ook de processen, communicatiekanalen, verantwoordelijkheden en de noodzakelijke rapportage. Alleen als voor alle projectdeelnemers duidelijk is wie wat moet doen, hoe en hoe snel, is de projectorganisatie goed. We hebben 15 tips voor productieve projectimplementatie opgesteld die je hierbij zullen helpen:

Tip 1: De projectdoelstellingen moeten duidelijk gedefinieerd zijn voordat het project van start gaat.

Als je niet in staat bent om de projectdoelstellingen in minder dan een minuut duidelijk te formuleren, moet je nog eens goed nadenken of dit wel het juiste moment is om het project te starten. Je kunt alleen iets bereiken met een duidelijk idee. Helaas zullen abstracte projectdoelen alleen leiden tot abstracte projectresultaten.

Tip 2: Het projectteam moet permanent zijn en tijd hebben om het project uit te voeren.

Zelfs als je een manusje-van-alles bent, heb je een team van samenwerkende helpers nodig om een project succesvol uit te voeren. Maar zelfs als elk teamlid duidelijk is over de taken die voor hem liggen en de doelen die moeten worden bereikt, is dit niet genoeg voor een succesvolle afronding van het project. De projectdeelnemers moeten ook genoeg tijd hebben voor het project wanneer dat nodig is en niet voortdurend worden afgeleid door de dagelijkse gang van zaken. Dit is vaak de grootste uitdaging in projectorganisatie.

Tip 3: Stel één persoon aan die verantwoordelijk is voor het project

Als je geen tijd hebt, kun je niet verwachten dat het project vanzelf loopt. En zelfs als het loopt, zal het zeker suboptimaal lopen door tijdgebrek en in veel gevallen meer moeite en kosten veroorzaken dan nodig is. Als je zelf geen tijd hebt, zoek dan iemand die de leidende rol op zich kan nemen. Er moet altijd maar één persoon de volledige verantwoordelijkheid nemen, want zonder iemand die de leiding heeft, is er geen verantwoordelijkheid. Gedeelde verantwoordelijkheid werkt niet.

Tip 4: Mijlpalen moeten worden gedefinieerd

Tijdens de implementatie van een project moeten er controlepunten worden gebruikt, zogenaamde mijlpalen.

Mijlpalen worden gebruikt voor projectcontrole en geven de voltooiing van belangrijke projectfasen aan. Duidelijk gedefinieerde mijlpalen helpen om inzicht te krijgen in de voortgang naar de voltooiing van het project, om te meten in hoeverre tussentijdse projectdoelen zijn bereikt en of het projectplan is nageleefd.

Tip 5: Maak een uitvoerbaar projectplan

Een goede planning is het halve werk! Zodra er een concreet projectdoel is gedefinieerd, kun je overgaan tot de planningsfase. Bij het plannen moet je jezelf en je team niet overschatten en rekening houden met hun sterke en zwakke punten.

Plan de taken, tijd en middelen die nodig zijn om elk afzonderlijk tussentijds doel te bereiken. Het belangrijkste doel van het projectplan is om de juiste weg naar het doel te bepalen door de uitdagingen te beoordelen, de uit te voeren taken te definiëren en de beste aanpak te kiezen.

Tip 6: Bepaal de verdeling van taken

Zodra het doel duidelijk is voor alle betrokkenen en het projectplan klaar is, moeten de taken worden verdeeld. Iedereen moet weten waar hij of zij verantwoordelijk voor is en wat er van hem of haar wordt verwacht. Pas als iedereen weet welke verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken aan hen zijn toegewezen, kunnen ze doelgericht beginnen en hun werk afmaken.

Tip 7: Schat de deadline realistisch in

Natuurlijk heeft elk succesvol project een planning nodig, d.w.z. de processen in het team en de duur van de taken moeten worden bepaald. Stel een deadline vast, zelfs voor kleinere projectonderdelen (mijlpalen). Dit is de enige manier om de belangrijkste bron van het project - tijd - te sparen. De deadline van het project kan alleen worden gehaald als alle mijlpalen op tijd worden bereikt.

Tip 8: Controleer de tussentijdse resultaten in een vroeg stadium

Om ervoor te zorgen dat alles verloopt zoals gepland en dat er niet onnodig tijd verloren gaat, moeten de tussentijdse resultaten in een vroeg stadium worden gecontroleerd. Dit type controle maakt het mogelijk om in een vroeg stadium te bepalen of u op de goede weg bent, of de eerste behaalde resultaten op schema liggen en welke activiteiten eventueel nog gecorrigeerd moeten worden.

Tip 9: Projectorganisatie moet wendbaar zijn

Tijdens de projectimplementatie kunnen nieuwe ideeën of suggesties ontstaan. Deze moeten in de loop van het project worden besproken en zo mogelijk worden opgenomen in het projectplan. Dankzij zo'n wendbare projectorganisatie kan er snel gereageerd worden op onvoorziene gebeurtenissen en veranderingen. Kosten en deadlines blijven vast en tussentijdse doelen worden gedeeltelijk variabel. Wanneer uitdagingen en oplossingen worden bepaald door onzekerheden, is een wendbare projectorganisatie voordelig.

Tip 10: Vergaderingen moeten efficiënt worden georganiseerd

Tijdens de projectimplementatie is transparante communicatie met alle deelnemers essentieel. Regelmatige teamvergaderingen en feedbackvergaderingen dienen om eventuele uitdagingen en problemen te bespreken en een oplossing te vinden. De huidige en de beoogde toestand worden vergeleken en de behoefte aan verbetering wordt duidelijk gedefinieerd. Overweeg of alleen geselecteerde projectleden aan vergaderingen moeten deelnemen of alle betrokkenen. Een vergadering heeft geen zin als alleen toehoorders deelnemen.

Tip 11: Blijf als projectmanager gefocust op de projectdoelen

Eerst en vooral zorgt de projectmanager ervoor dat het project op schema blijft. Hij heeft de projectdoelen voortdurend voor ogen en weet precies waar hij zich op moet richten. Het is zijn taak om het team te coördineren, tussentijdse resultaten te controleren en de toon te zetten. Om dit te kunnen doen, moet hij altijd zijn hoofd koel houden en de vinger aan de pols van het project houden.

Tip 12: Prijs individuele projectleden

De motivatie van individuele projectleden verhogen kan alleen met erkenning en lof. Een aanbevolen praktijk is om niet het hele team als eenheid te prijzen, maar individuele medewerkers die een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan het succes van het project. Dit kan ook anderen motiveren om gas te geven tijdens de volgende projectfase. Het beste moment om dit te doen is bijvoorbeeld tijdens een mijlpaalbijeenkomst.

Tip 13: Eerst luisteren en dan beslissen

Tijdens de projectimplementatie is het belangrijk om tijdig te luisteren en bestaande informatie te bespreken binnen het team. Dit zal de kwaliteit van het project naar een hoger niveau tillen. Problemen en oplossingen moeten openlijk worden gecommuniceerd, zodat het projectproces goed verloopt en gekenmerkt wordt door de grootst mogelijke transparantie. De projectmanager moet fungeren als centraal aanspreekpunt voor iedereen. Simpel gezegd is het zijn of haar taak om vragen te stellen, ideeën en suggesties van betrokkenen te verzamelen en te analyseren en deze mee te nemen in de besluitvormingsvergadering.

Tip 14: Verwacht alleen wat haalbaar is

Voor het succes van het project is het cruciaal dat alle projectleden hand in hand werken. Een projectmanager moet alleen eisen wat echt mogelijk en haalbaar is. Streven naar het onmogelijke omdat de projectmanager het zo wil, kost het team veel tijd en energie en leidt niet tot een bevredigend resultaat. Als de taken duidelijk besproken en haalbaar zijn, weet iedereen precies wat er gedaan moet worden.

Tip 15: Bereik meer dan gepland

Een goede projectmanager zal zijn projectvisie aanpassen, veranderen en aanvullen naarmate het project vordert, omdat alleen in de loop van het project nieuwe informatie en inzichten worden verkregen die de eerder genomen beslissingen kunnen beïnvloeden. Aan het einde van het project 120% bereiken van wat je aan het begin wilde - dat zou het doel moeten zijn van elke projectmanager.

Conclusie

Hoe omvangrijker het project is, hoe meer nadruk er moet worden gelegd op communicatie binnen het team en hoe meer aandacht er moet worden besteed aan een goede projectorganisatie. Dit komt omdat er vaak moeilijkheden kunnen ontstaan tijdens de uitvoering van een project. Als projectmanager moet je het hoofd koel houden en snel een oplossing vinden om te voorkomen dat het project wordt afgeblazen. Deze tips zullen je helpen om de projectorganisatie en -implementatie tot een succes te maken.