Probablemente no haya ninguna empresa que no se haya enfrentado alguna vez al reto de organizar y ejecutar un proyecto. Los proyectos son empresas de duración limitada con un objetivo concreto. Hay muchos tipos diferentes de proyectos, por ejemplo proyectos de TI, proyectos de marketing, proyectos de logística, etc. Dos características fundamentales de un proyecto son el objetivo y el plazo. El objetivo del proyecto debe definirse desde el principio y tenerse muy presente durante toda la fase de concepción y ejecución. El plazo debe cumplirse para terminar el proyecto a tiempo.

Sin embargo, antes de poner en marcha un proyecto, hay que organizarlo adecuadamente. Esto significa no sólo el equipo del proyecto y la infraestructura necesaria (por ejemplo, sala de reuniones, ordenador, acceso a internet, etc.), sino también los procesos, los canales de comunicación, las responsabilidades y los informes necesarios. Sólo cuando todos los participantes en el proyecto tienen claro quién debe hacer qué, cómo y con qué rapidez, la organización del proyecto es correcta. Hemos preparado 15 consejos para una ejecución productiva del proyecto que le ayudarán a conseguirlo:

Consejo 1: Los objetivos del proyecto deben estar claramente definidos antes de su inicio

Si no es capaz de formular claramente los objetivos del proyecto en menos de un minuto, debería replantearse si es el momento adecuado para iniciarlo. Sólo se puede conseguir algo con una idea clara. Por desgracia, los objetivos abstractos de un proyecto sólo conducirán a resultados abstractos.

Consejo 2: El equipo del proyecto debe ser permanente y disponer de tiempo para ejecutarlo

Aunque seas un manitas, necesitarás un equipo de colaboradores para llevar a cabo un proyecto con éxito. Pero aunque cada miembro del equipo tenga claras las tareas que tiene por delante y los objetivos que debe alcanzar, esto no es suficiente para que el proyecto se lleve a cabo con éxito. Los participantes en el proyecto también deben disponer de tiempo suficiente para el proyecto cuando sea necesario y no estar constantemente distraídos por los asuntos cotidianos. Este suele ser el mayor reto en la organización de proyectos.

Consejo 3: Designe a un único responsable del proyecto

Si no tiene tiempo, no puede esperar que el proyecto funcione por sí solo. E incluso si se ejecuta, seguramente lo hará de forma subóptima debido a la falta de tiempo y, en muchos casos, causará más esfuerzo y costes de los que debería. Si no dispone de tiempo, busque a alguien que asuma el liderazgo. Sólo debe haber una persona que asuma toda la responsabilidad, porque sin alguien al mando, no hay responsabilidad. La responsabilidad compartida no funciona.

Consejo 4: Hay que definir los hitos

Durante la ejecución del proyecto deben utilizarse puntos de control, los llamados hitos.

Los hitos se utilizan para controlar el proyecto e indican la finalización de fases importantes del mismo. Los hitos claramente definidos ayudan a comprender el progreso hacia la finalización del proyecto, a medir la consecución de los objetivos intermedios del proyecto y el cumplimiento del plan del proyecto.

Consejo 5: Cree un plan de proyecto procesable

Una buena planificación es la mitad de la batalla. Una vez definido un objetivo concreto del proyecto, puede pasar a la fase de planificación. Al planificar, no debe sobrestimarse ni sobrestimar a su equipo y tenga en cuenta sus puntos fuertes y débiles.

Planifique las tareas, el tiempo y los recursos necesarios para alcanzar cada uno de los objetivos intermedios. El objetivo principal del plan del proyecto es determinar el camino correcto hacia el objetivo evaluando los retos, definiendo las tareas que hay que realizar y seleccionando el mejor enfoque.

Consejo 6: Defina la distribución de tareas

Una vez que el objetivo está claro para todos los implicados y el plan del proyecto está listo, hay que distribuir las tareas. Todos deben saber de qué son responsables y qué se espera de ellos. Sólo cuando todos sepan qué responsabilidades, autorizaciones y tareas se les han asignado podrán empezar y terminar su trabajo de forma orientada al objetivo.

Consejo 7: evalúe el plazo de forma realista

Por supuesto, todo proyecto de éxito necesita un calendario, es decir, hay que determinar los procesos del equipo y la duración de las tareas. Establezca una fecha límite, incluso para las secciones más pequeñas del proyecto (hitos). Es la única manera de ahorrar el recurso más importante del proyecto: el tiempo. El plazo del proyecto sólo puede cumplirse si todos los hitos se alcanzan a tiempo.

Consejo 8: Compruebe los resultados provisionales en una fase temprana

Para asegurarse de que todo funciona según lo previsto y de que no se pierde tiempo innecesariamente, los resultados provisionales deben comprobarse en una fase temprana. Este tipo de comprobación permite determinar en una fase temprana si se va por el buen camino, si los primeros resultados alcanzados se ajustan a lo previsto y qué actividades deben corregirse aún en caso necesario.

Consejo 9: La organización del proyecto debe ser ágil

Durante la ejecución del proyecto pueden surgir nuevas ideas o sugerencias. Deben debatirse en el transcurso del proyecto y, si es posible, incorporarse al plan del proyecto. Gracias a una organización ágil del proyecto, se puede reaccionar con rapidez ante los imprevistos y los cambios. Los costes y los plazos permanecen fijos y los objetivos intermedios pasan a ser parcialmente variables. Cuando los retos y las soluciones vienen determinados por incertidumbres, una organización ágil del proyecto resulta ventajosa.

Consejo 10: Las reuniones deben organizarse eficazmente

Durante la ejecución del proyecto, es esencial una comunicación transparente con todos los participantes. Las reuniones periódicas del equipo y las reuniones de feedback sirven para debatir los retos y problemas que surjan y encontrar una solución. Se comparan los estados real y objetivo y se define claramente la necesidad de mejora. Considere si sólo deben participar en las reuniones los miembros del proyecto seleccionados o todos los implicados. Una reunión no tiene sentido si sólo participan los oyentes.

Consejo 11: Manténgase centrado en los objetivos del proyecto como gestor de proyectos

Ante todo, el gestor de proyectos se asegura de que el proyecto siga su curso. Tiene constantemente presentes los objetivos del proyecto y sabe exactamente en qué debe centrarse. Su trabajo consiste en coordinar al equipo, supervisar los resultados provisionales y marcar la pauta. Para ello, debe tener siempre la cabeza despejada y mantener el pulso del proyecto.

Consejo 12: Elogie a los miembros individuales del proyecto

Aumentar la motivación de cada uno de los miembros del proyecto sólo es posible con reconocimiento y elogios. Una práctica recomendada no es elogiar a todo el equipo como unidad, sino a empleados individuales que hayan contribuido de forma significativa al éxito del proyecto. Esto también puede motivar a otros a pisar el acelerador durante la siguiente fase del proyecto. El mejor momento para hacerlo es, por ejemplo, una reunión sobre un hito.

Consejo 13: Escuchar primero y decidir después

Durante la ejecución del proyecto, es importante escuchar y debatir a tiempo la información existente dentro del equipo. Esto elevará la calidad del proyecto a un nivel superior. Los problemas y las soluciones deben comunicarse abiertamente para que el proceso del proyecto avance bien y se caracterice por la mayor transparencia posible. El gestor del proyecto debe actuar como punto central de contacto para todos. En pocas palabras, su tarea consiste en hacer preguntas, recoger y analizar las ideas y sugerencias de los implicados y tenerlas en cuenta en la reunión de toma de decisiones.

Consejo 14: Sólo debe esperarse lo que es factible

Cuando se trata del éxito del proyecto, es crucial que todos los miembros del proyecto trabajen codo con codo. Un gestor de proyectos sólo debe exigir lo que es realmente posible y factible. Esforzarse por conseguir lo imposible porque el director del proyecto así lo quiere costará al equipo mucho tiempo y energía y no conducirá a un resultado satisfactorio. Si las tareas se discuten claramente y son factibles, todo el mundo sabe exactamente lo que hay que hacer.

Consejo 15: Conseguir más de lo previsto

Un buen gestor de proyectos adaptará, cambiará y ampliará su visión del proyecto a medida que éste avance, porque sólo en el transcurso del proyecto se obtienen nueva información y conocimientos que pueden influir en las decisiones tomadas previamente. Alcanzar al final del proyecto el 120% de lo que se quería al principio: ése debería ser el objetivo de todo gestor de proyectos.

Conclusión

Cuanto más extenso sea el proyecto, más énfasis habrá que poner en la comunicación dentro del equipo y más atención habrá que prestar a una buena organización del proyecto. Esto se debe a que a menudo pueden surgir dificultades durante la ejecución del proyecto. Como gestor de proyectos, hay que mantener la cabeza fría y encontrar rápidamente una salida para evitar que el proyecto se cancele. Estos consejos le ayudarán a garantizar el éxito de la organización y ejecución del proyecto.