Provavelmente, não há nenhuma empresa que nunca tenha tido de enfrentar o desafio de organizar e implementar um projeto. Os projectos são empreendimentos limitados no tempo com um objetivo específico. Existem muitos tipos diferentes de projectos, por exemplo, projectos de TI, projectos de marketing, projectos de logística, etc. Duas caraterísticas fundamentais de um projeto são o objetivo do projeto e o prazo. O objetivo do projeto deve ser definido logo no início e mantido firmemente em mente durante toda a fase de conceção e implementação. O prazo deve ser cumprido para que o projeto seja concluído a tempo.

No entanto, antes de um projeto ser implementado, deve ser devidamente organizado. Isto significa não só a equipa do projeto e a infraestrutura necessária (por exemplo, sala de reuniões, computador, acesso à Internet, etc.), mas também os processos, os canais de comunicação, as responsabilidades e os relatórios necessários. A organização do projeto só é correta quando todos os participantes no projeto sabem claramente quem deve fazer o quê, como e com que rapidez. Preparámos 15 dicas para uma implementação produtiva do projeto que o ajudarão a atingir este objetivo:

Sugestão 1: Os objectivos do projeto devem ser claramente definidos antes do início do projeto

Se não for capaz de formular claramente os objectivos do projeto em menos de um minuto, deve pensar novamente se este é o momento certo para iniciar o projeto. Só se pode alcançar algo com uma ideia clara. Infelizmente, objectivos de projeto abstractos só conduzem a resultados de projeto abstractos.

Dica 2: A equipa do projeto deve ser permanente e ter tempo para implementar o projeto

Mesmo que seja um "pau para toda a obra", precisará de uma equipa de colaboradores para implementar um projeto com sucesso. Mas mesmo que cada membro da equipa esteja ciente das tarefas que tem pela frente e dos objectivos a alcançar, isso não é suficiente para que o projeto seja concluído com êxito. Os participantes no projeto também devem ter tempo suficiente para o projeto, quando necessário, e não devem ser constantemente distraídos pela atividade diária. Este é frequentemente o maior desafio na organização de projectos.

Dica 3: Nomear uma única pessoa responsável pelo projeto

Se não tiver tempo, não pode esperar que o projeto funcione por si só. E mesmo que funcione, irá certamente funcionar de forma não optimizada devido à falta de tempo e, em muitos casos, causará mais esforço e custos do que deveria. Se não tiver tempo, procure alguém que assuma o papel de líder por si. Só deve haver uma pessoa que assuma toda a responsabilidade, porque sem alguém no comando, não há responsabilidade. A responsabilidade partilhada não funciona.

Dica 4: Devem ser definidos objectivos intermédios

Devem ser utilizados pontos de controlo durante a implementação do projeto - os chamados marcos.

Os marcos são utilizados para o controlo do projeto e indicam a conclusão de fases importantes do projeto. Os marcos claramente definidos ajudam a compreender o progresso em direção à conclusão do projeto, medem a realização dos objectivos intermédios do projeto e o cumprimento do plano do projeto.

Dica 5: Crie um plano de projeto acionável

Um bom planeamento é metade da batalha! Uma vez definido um objetivo de projeto concreto, pode passar-se à fase de planeamento. Ao planear, não se deve sobrestimar a si próprio e à sua equipa e ter em conta os seus pontos fortes e fracos.

Planeie as tarefas, o tempo e os recursos necessários para atingir cada um dos objectivos intermédios. O principal objetivo do plano do projeto é determinar o caminho certo para atingir o objetivo, avaliando os desafios, definindo as tarefas a implementar e selecionando a melhor abordagem.

Dica 6: Definir a distribuição das tarefas

Uma vez que o objetivo é claro para todos os envolvidos e o plano do projeto está pronto, as tarefas precisam de ser distribuídas. Todos precisam de saber quais são as suas responsabilidades e o que se espera deles. Só quando todos estiverem cientes das responsabilidades, autorizações e tarefas que lhes foram atribuídas é que podem começar e concluir o seu trabalho de uma forma orientada para os objectivos.

Dica 7: Avaliar o prazo de forma realista

Naturalmente, todos os projectos bem sucedidos necessitam de um calendário, ou seja, os processos da equipa e a duração das tarefas devem ser determinados. Defina um prazo, mesmo para secções mais pequenas do projeto (etapas). Esta é a única forma de poupar o recurso mais importante do projeto - o tempo. O prazo do projeto só pode ser cumprido se todos os marcos forem atingidos a tempo.

Dica 8: Verifique os resultados intermédios numa fase inicial

Para garantir que tudo corre como planeado e que não se perde tempo desnecessariamente, os resultados intermédios devem ser verificados numa fase inicial. Este tipo de verificação permite determinar, numa fase inicial, se está no caminho certo, se os primeiros resultados alcançados estão dentro do objetivo e quais as actividades que ainda precisam de ser corrigidas, se necessário.

Dica 9: A organização do projeto deve ser ágil

Durante a implementação do projeto, podem surgir novas ideias ou sugestões. Estas devem ser discutidas durante o curso do projeto e, se possível, incorporadas no plano do projeto. Graças a esta organização ágil do projeto, podem ser feitas reacções rápidas a eventos e mudanças imprevistas. Os custos e os prazos permanecem fixos e os objectivos intermédios tornam-se parcialmente variáveis. Quando os desafios e as soluções são determinados por incertezas, uma organização de projeto ágil é vantajosa.

Dica 10: As reuniões devem ser organizadas de forma eficiente

Durante a implementação do projeto, é essencial uma comunicação transparente com todos os participantes. As reuniões regulares da equipa e as reuniões de feedback servem para discutir quaisquer desafios e problemas que surjam e para encontrar uma solução. Os estados atual e alvo são comparados e a necessidade de melhoria é claramente definida. Pense se apenas os membros selecionados do projeto devem participar nas reuniões ou se todos os envolvidos devem participar. Uma reunião não faz sentido se apenas os ouvintes participarem.

Dica 11: Como gestor de projeto, mantenha-se concentrado nos objectivos do projeto

Em primeiro lugar, o gestor de projectos garante que o projeto se mantém no caminho certo. Ele tem os objectivos do projeto sempre em mente e sabe exatamente em que se deve concentrar. A sua função é coordenar a equipa, monitorizar os resultados intermédios e definir o tom. Para tal, tem de manter sempre a cabeça fria e o dedo no pulso do projeto.

Dica 12: Elogiar os membros individuais do projeto

Aumentar a motivação dos membros individuais do projeto só é possível com reconhecimento e elogios. Uma prática recomendada não é elogiar toda a equipa como uma unidade, mas sim os funcionários individuais que deram um contributo significativo para o sucesso do projeto. Isto também pode motivar outros a acelerar o processo na fase seguinte do projeto. A melhor altura para o fazer é, por exemplo, numa reunião de marco.

Dica 13: Ouça primeiro e depois decida

Durante a implementação do projeto, é importante ouvir e discutir atempadamente a informação existente no seio da equipa. Isto elevará a qualidade do projeto a um nível superior. As questões e soluções devem ser comunicadas abertamente para que o processo do projeto progrida bem e seja caracterizado pela maior transparência possível. O gestor do projeto deve atuar como o ponto de contacto central para todos. Em termos simples, a sua tarefa é fazer perguntas, recolher e analisar ideias e sugestões dos envolvidos e tê-las em conta na reunião de decisão.

Dica 14: Só se deve esperar o que é exequível

Quando se trata do sucesso do projeto, é crucial que todos os membros do projeto trabalhem em conjunto. Um gestor de projeto só deve exigir o que é realmente possível e viável. Procurar o impossível porque o gestor do projeto assim o quer custará à equipa muito tempo e energia e não conduzirá a um resultado satisfatório. Se as tarefas forem claramente discutidas e exequíveis, todos sabem exatamente o que tem de ser feito.

Dica 15: Conseguir mais do que o planeado

Um bom gestor de projectos adapta-se, muda e acrescenta à sua visão de projeto à medida que o projeto avança, porque é apenas durante o curso do projeto que se obtêm novas informações e conhecimentos que podem influenciar as decisões tomadas anteriormente. Atingir 120% do que se pretendia no início e no final do projeto - este deve ser o objetivo de todos os gestores de projectos.

Conclusão

Quanto mais extenso for o projeto, mais ênfase deve ser colocada na comunicação dentro da equipa e mais atenção deve ser dada a uma boa organização do projeto. Isto porque, muitas vezes, podem surgir dificuldades durante a execução do projeto. Como gestor de projeto, é necessário manter a cabeça fria e encontrar rapidamente uma saída para evitar que o projeto seja cancelado. Estas dicas ajudá-lo-ão a garantir o sucesso da organização e da execução do projeto.