Probabilmente non esiste azienda che non abbia mai dovuto affrontare la sfida di organizzare e realizzare un progetto. I progetti sono impegni limitati nel tempo con un obiettivo specifico. Esistono molti tipi diversi di progetti, ad esempio progetti informatici, progetti di marketing, progetti logistici, ecc. Due caratteristiche fondamentali di un progetto sono l'obiettivo e la scadenza. L'obiettivo del progetto deve essere definito fin dall'inizio e tenuto ben presente durante l'intera fase di ideazione e realizzazione. La scadenza deve essere rispettata per completare il progetto nei tempi previsti.

Prima di essere realizzato, tuttavia, un progetto deve essere organizzato in modo adeguato. Ciò significa non solo il team di progetto e l'infrastruttura necessaria (ad esempio, sala riunioni, computer, accesso a Internet, ecc.), ma anche i processi, i canali di comunicazione, le responsabilità e i rapporti necessari. Solo quando tutti i partecipanti al progetto hanno ben chiaro chi deve fare cosa, come e in quanto tempo, l'organizzazione del progetto è corretta. Abbiamo preparato 15 consigli per un'implementazione produttiva del progetto che vi aiuteranno a raggiungere questo obiettivo:

Suggerimento 1: Gli obiettivi del progetto devono essere definiti chiaramente prima dell'inizio del progetto.

Se non riuscite a formulare chiaramente gli obiettivi del progetto in meno di un minuto, dovreste ripensare se è il momento giusto per iniziare il progetto. Si può ottenere qualcosa solo con un'idea chiara. Purtroppo, obiettivi di progetto astratti porteranno solo a risultati astratti.

Suggerimento 2: Il team di progetto deve essere permanente e avere il tempo di implementare il progetto.

Anche se siete dei veri e propri esperti, avrete bisogno di un team di collaboratori per realizzare con successo un progetto. Ma anche se ogni membro del team ha ben chiari i compiti da svolgere e gli obiettivi da raggiungere, questo non è sufficiente per portare a termine il progetto con successo. I partecipanti al progetto devono anche avere tempo a sufficienza per il progetto, quando necessario, e non essere costantemente distratti dalle attività quotidiane. Questa è spesso la sfida più grande nell'organizzazione di un progetto.

Suggerimento 3: nominare un unico responsabile del progetto

Se non avete tempo, non potete aspettarvi che il progetto si svolga da solo. E anche se si svolge, sicuramente si svolgerà in modo non ottimale a causa della mancanza di tempo e in molti casi causerà più sforzi e costi del dovuto. Se non avete il tempo necessario, trovate qualcuno che assuma il ruolo di guida al posto vostro. Dovrebbe essere sempre e solo una persona ad assumersi la piena responsabilità, perché senza un responsabile non c'è responsabilità. La responsabilità condivisa non funziona.

Suggerimento 4: Le pietre miliari devono essere definite

Durante l'implementazione del progetto si devono utilizzare dei punti di controllo, le cosiddette milestone.

Le pietre miliari sono utilizzate per il controllo del progetto e indicano il completamento di fasi importanti del progetto. Le pietre miliari chiaramente definite aiutano a comprendere i progressi verso il completamento del progetto, a misurare il raggiungimento degli obiettivi intermedi del progetto e la conformità con il piano del progetto.

Suggerimento 5: Creare un piano di progetto attuabile

Una buona pianificazione è metà della battaglia! Una volta definito un obiettivo concreto del progetto, si può passare alla fase di pianificazione. Durante la pianificazione, non dovete sopravvalutare voi stessi e il vostro team e tenere conto dei loro punti di forza e di debolezza.

Pianificate i compiti, il tempo e le risorse necessarie per raggiungere ogni singolo obiettivo intermedio. Lo scopo principale del piano di progetto è determinare il percorso giusto per raggiungere l'obiettivo, valutando le sfide, definendo i compiti da svolgere e selezionando l'approccio migliore.

Suggerimento 6: Definire la distribuzione dei compiti

Una volta che l'obiettivo è chiaro a tutti i partecipanti e il piano di progetto è pronto, è necessario distribuire i compiti. Tutti devono sapere di cosa sono responsabili e cosa ci si aspetta da loro. Solo quando tutti sono consapevoli delle responsabilità, delle autorizzazioni e dei compiti che sono stati loro assegnati, possono iniziare e completare il loro lavoro in modo orientato all'obiettivo.

Suggerimento 7: Valutare realisticamente la scadenza

Naturalmente, ogni progetto di successo ha bisogno di una tabella di marcia, vale a dire che devono essere determinati i processi del team e la durata dei compiti. Stabilite una scadenza, anche per le sezioni più piccole del progetto (milestone). Questo è l'unico modo per risparmiare la risorsa più importante del progetto: il tempo. La scadenza del progetto può essere rispettata solo se tutte le milestone vengono raggiunte in tempo.

Suggerimento 8: verificare tempestivamente i risultati intermedi

Per garantire che tutto si svolga come previsto e che non si perda tempo inutilmente, i risultati intermedi devono essere controllati tempestivamente. Questo tipo di controllo consente di stabilire tempestivamente se si è sulla strada giusta, se i primi risultati raggiunti sono in linea con gli obiettivi e quali attività devono ancora essere corrette, se necessario.

Suggerimento 9: L'organizzazione del progetto deve essere agile

Durante l'attuazione del progetto possono emergere nuove idee o suggerimenti. Questi dovrebbero essere discussi nel corso del progetto e, se possibile, incorporati nel piano di progetto. Grazie a un'organizzazione agile del progetto, è possibile reagire rapidamente a eventi e cambiamenti imprevisti. I costi e le scadenze rimangono fissi e gli obiettivi intermedi diventano parzialmente variabili. Quando le sfide e le soluzioni sono determinate da incertezze, un'organizzazione di progetto agile è vantaggiosa.

Suggerimento 10: Le riunioni devono essere organizzate in modo efficiente

Durante l'implementazione del progetto, è essenziale una comunicazione trasparente con tutti i partecipanti. Riunioni regolari del team e riunioni di feedback servono a discutere le sfide e i problemi che si presentano e a trovare una soluzione. Vengono confrontati gli stati di avanzamento e quelli di arrivo e viene definita chiaramente la necessità di miglioramento. Valutate se alle riunioni debbano partecipare solo i membri selezionati del progetto o tutti i partecipanti. Una riunione non ha senso se partecipano solo gli ascoltatori.

Suggerimento 11: Come project manager, rimanete concentrati sugli obiettivi del progetto.

Innanzitutto, il project manager si assicura che il progetto rimanga in carreggiata. Ha sempre in mente gli obiettivi del progetto e sa esattamente su cosa concentrarsi. Il suo compito è coordinare il team, monitorare i risultati intermedi e dare il tono. Per fare questo, deve sempre avere la mente lucida e tenere il polso del progetto.

Suggerimento 12: elogiare i singoli membri del progetto

L'aumento della motivazione dei singoli membri del progetto è possibile solo con il riconoscimento e l'elogio. Una pratica consigliata è quella di non elogiare l'intero team come unità, ma i singoli dipendenti che hanno dato un contributo significativo al successo del progetto. Questo può anche motivare gli altri a fare un passo avanti nella fase successiva del progetto. Il momento migliore per farlo è, ad esempio, una riunione di tappa.

Suggerimento 13: Prima ascoltare e poi decidere

Durante l'implementazione del progetto, è importante ascoltare e discutere tempestivamente le informazioni esistenti all'interno del team. Questo aumenterà la qualità del progetto a un livello superiore. I problemi e le soluzioni devono essere comunicati apertamente, in modo che il processo del progetto proceda bene e sia caratterizzato dalla massima trasparenza possibile. Il project manager deve fungere da punto di contatto centrale per tutti. In parole povere, il suo compito è quello di porre domande, raccogliere e analizzare le idee e i suggerimenti delle persone coinvolte e tenerne conto durante la riunione decisionale.

Suggerimento 14: Si deve pretendere solo ciò che è fattibile.

Quando si tratta del successo del progetto, è fondamentale che tutti i membri del progetto lavorino fianco a fianco. Un project manager dovrebbe pretendere solo ciò che è realmente possibile e fattibile. Cercare di ottenere l'impossibile perché il project manager vuole così, costerà al team molto tempo ed energia e non porterà a un risultato soddisfacente. Se i compiti sono chiaramente discussi e fattibili, tutti sanno esattamente cosa si deve fare.

Suggerimento 15: Ottenere più di quanto pianificato

Un buon project manager si adatterà, modificherà e integrerà la propria visione del progetto man mano che questo procede, perché è solo nel corso del progetto che si acquisiscono nuove informazioni e intuizioni che possono influenzare le decisioni prese in precedenza. Raggiungere il 120% di ciò che si voleva all'inizio alla fine del progetto: questo dovrebbe essere l'obiettivo di ogni project manager.

Conclusione

Quanto più ampio è il progetto, tanto più si deve porre l'accento sulla comunicazione all'interno del team e si deve prestare maggiore attenzione a una buona organizzazione del progetto. Questo perché spesso possono sorgere difficoltà durante l'attuazione del progetto. Come project manager, dovete mantenere il sangue freddo e trovare rapidamente una soluzione per evitare che il progetto venga annullato. Questi consigli vi aiuteranno a garantire il successo dell'organizzazione e dell'implementazione del progetto.